解釋令函圖示

申請應用機關檔案之提供方式相關疑義
規範 規範
發文機關:國家發展委員會檔案管理局
發文字號:國家發展委員會檔案管理局 108.04.10. 檔應字第1080001791號
發文日期:民國 108 年 04 月 10 日
主旨:臺端陳情釋示申請應用機關檔案之提供方式相關疑義一案,復如說明,請查照。
說明:
  一、復臺端 108年 3月20日( 3月25日收件)陳情書。
  二、依臺端提問次序說明如下:
    (一)有關機關得否以電子郵件方式提供檔案複製品一節,依檔案閱覽抄錄複製收費標
          準第 4條所定檔案複製收費標準表規定略以,利用電子郵件或電子儲存媒體交付
          者,應確保交付檔案之安全性。次按行政機關文書「依法規」以電子文件行之者
          ,應視為自行送達,行政程序法第68條第 2項定有明文。綜上,檔案複製品之送
          達,得以電子郵件方式為之,至於所應具備之要件及送達之時點,涉屬送達效力
          之認定,宜由各機關依相關法規及資訊安全衡酌決定之。
    (二)有關機關受理申請人要求以平信郵資寄送檔案複製品一節,按前開收費標準第 5
          條規定略以,如另需提供郵寄服務者,其郵遞費以實支數額計算,每次並加收處
          理費新臺幣50元;次按行政程序法第68條第 3項規定,由郵務機關送達者,以一
          般郵遞方式為之。但文書內容對人民權利義務有重大影響者,應為掛號。倘申請
          人業依前開收費標準第 4條及第 5條規定繳納檔案複製費用,有關檔案複製品對
          申請人之權利有無重大影響,允宜由機關依其業務需要考量或與申請人洽商後決
          定提供方式。
    (三)有關本局訂定之警務類檔案保存年限基準表,業依政府資訊公開法將全文內容公
          告於本局全球資訊網( https://www.archives.gov.tw)  ,電子檔置於該網站
          之「便民服務\政府資訊公開\法律、法規及行政規則\行政規則\機關共通性
          檔案保存年限基準  ( GRS)\12警務類」項下提供下載使用。如仍有複製前開
          基準表需求者,請依本局檔案及政府資訊開放應用須知之規定提出申請,並依前
          開收費標準繳納相關費用。
  三、請陳情人所在矯正機關依相關權管法令適時提供陳情人必要之協助。