解釋令函

檔案編目建檔作業釋疑發文機關：國家發展委員會檔案管理局
發文字號：國家發展委員會檔案管理局 93.01.27. 檔徵字第0930000357號函
發文日期：民國93年1月27日主旨：有關編目建檔作業釋義一案，復如說明，請查照。
說明：
一、復台端93年 1月 8日箋函。
二、檔案編目係就案件或案卷著錄來源依實著錄，所詢私人、團體、個人或人名之用詞，
與中文語辭之一般用法無殊，尚無其他特別用詞定義可言。台端函詢說明二所提，
諒係針對主題項團體或人名著錄之區分，就此部分，本局於本（93）年 1月 2日檔徵
字第0930000098號函已予陳明，不再贅述。
三、至函詢說明三、四所提，依據檔案編目規範第 6點第 1項第10款規定，附註項包括各
著錄項目須解釋或補充及其他有著錄必要之事項。其著錄由各機關視需要為之。同規
範第 3款規定，案由指扼要著錄案件主旨或事由之文字，並非照錄案件主旨或事由。
四、函詢說明五、六、七有關來（受）文者之著錄部分，同規範第 9點第 2款規定略以，
發（來）文者及受文者為個人時，外國人名，應先著錄其國籍之全稱或簡稱，並加圓
括弧，再著錄其姓氏中文譯名及其姓名原文並加圓括弧。為利檔案查檢，來文者為外
國人者，應著錄其姓氏中文譯名，惟無法查知國籍者，其國籍得不著錄。至所詢收受
其他機關來文者，其發（來）文者項之著錄，則僅須著錄來文者，受文者毋庸著錄；
惟檔案如為本機關發文者，則須著錄發文者及受文者，其中受文者係著錄本機關發文
對象，包括正副本受文者。
五、其他有關檔案編目規定，請查閱本局頒行之機關檔案管理作業手冊第 8章。如仍有相
關疑問，請逕電洽本局檔案徵集組，聯絡電話：（02）25131896。

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