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因特殊情形致回溯編目建檔有困難
發文機關：國家發展委員會檔案管理局
發文字號：國家發展委員會檔案管理局 94.05.31. 檔應字第0940002562號
發文日期：民國94年5月31日
主旨：關於貴府函報所屬公立學校因特殊情形致回溯編目建檔有困難乙案，復如說明二、三
，請查照。
說明：
一、復貴府94年 5月25日府行檔字第0940135753號函。
二、按檔案法施行細則第12條「各機關對於本法施行前未屆滿保存年限之檔案，應辦理回
溯編目建檔。前項檔案屬永久保存者，應於本法施行後五年內完成；屬定期保存者，
應於本法施行後七年完成。」之規定，已明定回溯檔案係未屆滿年限之檔案，故請確
認檔案是否皆已逾保存年限，再據以判別應否一納入回溯檔案數量及編目建檔現況調
查表之填報數據範圍並依法予以回溯建檔。另來函附件台中縣立大里高級中學函說明
三所載學生學籍資料若屬永久保存檔案，仍請依相關規定辦理。
三、至貴屬反映檔案受損及查察困難一事，係屬事實問題，請查明原因，並依檔案法第13
條第一項「公務員於職務移交或離職時持完整，應將職務上掌管之檔案連同辦理移交
，並應保不得隱匿、銷毀或藉故遺失。」、機關檔案保管作業要點第15點「檔案管理
單位保管之檔案，應定期抽查，以確保安全。」及第16點「檔案有遺失、毀損情形，
檔案管理單位應即查明原因簽請權責長官處理。」等規定處理，其應予回溯編目建檔
者，亦請按法令規定時程確實執行。
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