解釋令函

永久保存之檔案，其檔案原件雖經採微縮或其他方式儲存，仍不得辦理銷毀發文機關：國家發展委員會檔案管理局
發文字號：國家發展委員會檔案管理局 96.06.18. 檔徵字第0920003415號函
發文日期：民國96年6月18日主旨：關於公司登記案卷採微縮或電子方式儲存後，其原紙本文件處理疑義一案，復如說明
，請查照。
說明：
一、依本（92）年 6月11日召開之研商有關公司登記案卷採微縮或電子方式儲存，其原紙
本文件應如何處理相關事宜會議決議辦理暨復貴部92年 5月 9日經商字第 092021003
40號函。
二、檔案法（以下簡稱本法）第 9條第 1項規定，檔案得採微縮或其他方式儲存管理，其
實施辦法，由檔案中央主管機關定之。同條第 2項規定，依前項辦法儲存之紀錄經管
理該檔案之機關確認者，視同原檔案。其複製品經管理該檔案機關確認者，推定其為
真正。揆諸其立法意旨在於揭示檔案儲存之形式及效力，合先陳明。
三、又，本法第10條規定，檔案之保存年限，應依其性質及價值，區分為永久保存或定期
保存。同法第12條規定，定期保存之檔案未逾法定保存年限或未依法定程序，不得銷
毀。是合符上開規定，公司登記相關案卷為永久保存者，如檔案原件經採微縮或其他
方式儲存，仍不得辦理檔案銷毀。至定期保存者，依機關檔案保存年限及銷毀辦法第
7條規定，得調整其檔案原件之保存年限，並於期限屆滿後，依上開辦法第 8條及第
9條相關規定辦理檔案銷毀。
四、有關公司登記相關案卷採微縮或電子方式儲存，其原紙本文件之處理，請依前開說明
及本（92）年 6月11日會商共識，修訂貴部檔案分類及保存年限區分表；即就公司
設立、變更、撤銷、解散等之登記，依業務需要，分立不同之檔案類目，並參考相關
法令規定，分別訂定不同保存年限，以為因應。

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