解釋令函

機關辦理檔案回溯編目建檔範圍認定釋疑發文機關：國家發展委員會檔案管理局
發文字號：國家發展委員會檔案管理局 96.08.24. 檔徵字第0960003765號函
發文日期：民國96年8月24日主旨：關於機關檔案辦理回溯編目建檔範圍認定釋疑一案，復請查照。說明：
一、復貴局96年 8月20日警秘字第0961107576號函。
二、按機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件，依照管理程序規定列入歸
檔者，業務承辦人員即應就其性質及價值等，依機關訂定之檔案保存年限區分表進行
鑑別，並填列適當保存年限，以作為日後檔案管理人員定期清理之依據。
三、91年檔案法（以下稱本法）施行後，本法第 8條第 2項規定，各機關應將機關檔案目
錄定期送交本局彙整公布。因應機關檔案目錄完整公開，直接影響民眾檢索及使用檔
案之權利，爰於本法施行細則第12條規範對於本法施行前未屆滿保存年限之檔案，應
於一定時限內全面辦理回溯編目建檔。
四、貴局以不同年度訂定之檔案分類及保存年限區分表，部分相同類目卻分別訂定不同保
存年限，致性質及價值相同之檔案，卻各有不同保存年限之情形，影響回溯編目建檔
辦理範圍之認定。為免行政勞費及錯失具保存價值檔案，建請參照本法施行細則第13
條及本局訂頒之檔案保存價值鑑定規範、機關檔案管理作業手冊第14章等相關規定，
辦理檔案保存價值鑑定予以認定。

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