解釋令函

※到府服務紀錄表即係承辦人員到府服務時所填具之文件，此文書又為機關所保管，依行政程序法第四十四條規定，行政機關持有保管之資訊，以公開為原則，限制為例外，如該文件並無其他限制之必要，自應准許當事人申請閱覽發文機關：臺北市政府法規委員會
發文字號：臺北市政府法規委員會90.6.20.北市法一字第9020454200號函
發文日期：民國90年6月20日主旨：有關本市戶政事務所使用之到府紀錄表是否屬「臺北市政府及所屬各機關學校處理閱
卷作業要點」所稱之「行政決定作成前之準備作業文件」乙案，復如說明，請查照
。
說明：
一、復貴局九十年六月七日北市民四字第九○二一二九三八○○號函。
二、查「臺北市政府及所屬各機關學校處理閱卷作業要點」第四點第二項第一款「行政決
定作成前，各機關業務承辦人員或單位，就行政程序所為之擬稿或簽呈、會議紀錄、
上級有關之交代或批示或其他單位、機關所為之知會意見或其他行政決定前之準備作
業文書。」機關得以拒絕其申請，而本款所謂「行政決定作成前之準備作業文件」，
係指與該行政決定作成前有關連之內部作業流程文件而無法以文字涵括於本款之例示
規定中者，合先敘明。
三、查貴局所附之到府服務紀錄表，依據「到府服務作業規定」，係為服務六十五歲以
上老人、重病、殘障或有緊急特殊情況者，無法親至戶政所辦理相關業務者，蓋當事
人申請換領國民身分證及辦理離婚登記之申請，應以本人親至戶所辦理為原則，例外
始得委託他人至戶所辦理，倘實無法委託他人又無法親至戶所辦理者，始得申請到府
服務。而到府服務究其真義，係屬機關移動性質，而到府服務紀錄表即係記錄機關移
動至申請人現址之證明，故於承辦人員到府服務時所填具之文件，其文件記載內容包
括到府服務日期之記載、當事人之簽名、到府服務原因及辦理審核、驗證之情形，其
應屬申請書之補充文書性質。故當事人之換領國民身分證及離婚登記申請書上，雖於
記事欄外有書寫「到府服務」之記載，但申請書之記載仍無法得知當事人是否已擬制
踐行至機關辦理之情形，仍須由補充書狀始得看出機關曾移動至當事人面下讓其受理
。而此文書又為機關所保管，依行政程序法第四十四條規定，行政機關持有保管之資
訊，以公開為原則，限制為例外，如該文件並無其他限制之必要，自應准許當事人申
請閱覽。
四、至於到府服務紀錄表中，有關機關內部承辦人員之簽章部分，若為避免承辦人員不必
要之糾紛纏身或遭受騷擾，機關應依上開閱卷作業要點第四點第三項「閱卷之申請，
如卷宗資料有前項第一款、第四款或第五款所稱情形之一者，各機關仍得依職權為一
部或全部之准許。」及同點第四項「卷宗資料，如僅其中之一部因第一項或第二項規
定不宜提供申請人閱卷者，於該部分與其他部分可分時，各機關應將可供閱卷部分提
供申請人閱卷，不得逕為拒絕閱卷之申請。」之規定辦理，例如得於影印時刪除機關
人員簽章部分並註明原因後提供予申請人閱覽。

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