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  • 主旨:有關公務人員保障暨培訓委員會函請貴總處提供 101年度全國公務人員訓練進修原始 資料,涉及個人資料保護法相關疑義乙案,復如說明二至四,請查照參考。 發文機關:法務部
    發文字號:法務部 102.04.03. 法律字第10203502520號
    發文日期:民國102年4月3日
    主旨:有關公務人員保障暨培訓委員會函請貴總處提供 101年度全國公務人員訓練進修原始
       資料,涉及個人資料保護法相關疑義乙案,復如說明二至四,請查照參考。
    說明:
     一、復貴總處 102年 1月28日總處培字第1020022463號函。
     二、按個人資料保護法(下稱本法)第15條規定:「公務機關對個人資料之蒐集或處理,
       除第 6條第 1項所規定資料外,應有特定目的,並符合下列情形之一者:一、執行法
       定職務必要範圍內。…」第16條規定:「公務機關對個人資料之利用,除第 6條第 1
       項所規定資料外,應於執行法定職務必要範圍內為之,並與蒐集之特定目的相符。…
       」查公務人員訓練進修法第 2條第 1項、第17條規定:「公務人員訓練進修法制之研
       擬,事關全國一致之性質者,由公務人員保障暨培訓委員會辦理之。」、「各主管機
       關得視業務實際需要協調國內外學術或其他機構,提供公務人員終身學習之機會。」
       又關於公務人員終身學習推動事項,係公務人員保障暨培訓委員會(下稱保訓會)法
       定職掌之一(公務人員保障暨培訓委員會組織法第 2條第 8款參照)。是以,有關本
       件保訓會為籌編培訓統計年報,函請貴總處提供旨揭個人資料乙節,倘保訓會係基於
       「保訓行政」(代號 134)、「統計」(代號 157)等特定目的,且於執行其法定職
       務之必要範圍內,即得合法為個人資料之蒐集。
     三、次按行政機關間執行職務時,得依行政程序法第19條第 1項、第 2項規定,請求相關
       機關提供有關文書資料,惟被請求機關如有同條第 4項規定「…一、協助之行為,非
       其權限範圍或依法不得為之者。二、如提供協助,將嚴重妨害其自身職務之執行者。
       」所定情形之一,則應予拒絕。至被請求機關是否依法得為協助行為,仍應以被請求
       機關應適用之法規為判斷基準(本部法律事務司 101年 1月20日法律司字第10007008
       19號函參照)。查「行政院所屬機關及地方機關公務人員訓練、進修與在職培訓發展
       之規劃、執行及評鑑」係貴總處法定職掌之一(行政院人事行政總處組織法第 2條第
        6款參照),故貴總處辦理公務人員終身學習業務並建制「公務人員終身學習入口網
       站」所為個人資料之蒐集或處理,係基於包含終身學習訓練進修之「人事管理」(代
       號 002)之特定目的,執行貴總處之法定職務,並得於上開特定目的及法定職務之必
       要範圍內利用之。又揆諸公務人員訓練進修同屬貴總處及保訓會之法定職務,貴總處
       協助提供保訓會執行其法定職務所必要之旨揭個人資料,應可認仍屬執行貴總處法定
       職務,並與貴總處蒐集之特定目的相符。從而,貴總處自得於法定職務及特定目的之
       必要範圍內,為個人資料之利用,並依前開行政程序法規定提供行政協助。
     四、末按本法第 5條規定:「個人資料之蒐集、處理或利用,應尊重當事人之權益,依誠
       實及信用方法為之,不得逾越特定目的之必要範圍,並應與蒐集之目的具有正當合理
       之關聯。」行政程序法第 7條規定:「行政行為,應依下列原則為之︰一、採取之方
       法應有助於目的之達成。二、有多種同樣能達成目的之方法時,應選擇對人民權益損
       害最少者。三、採取之方法所造成之損害不得與欲達成目的之利益顯失均衡。」公務
       機關蒐集、處理或利用個人資料,應符合行政程序法第 7條比例原則之要求,於執行
       法定職務「必要範圍內」為之,且不得逾越特定目的之「必要範圍」(本部 101年 3
       月 1日法律字第 10100015290號函、同年 5月17日法律字第10100060070 號函意旨參
       照)。本件保訓會為籌編培訓統計年報,函請貴總處提供之旨揭個人資料,依來函附
       件所示,包含公務人員之姓名、身分證字號、課程代碼、學習類別、上課起始日期、
       上課當時職稱、職等、上課假別等欄位,揆諸上開說明,保訓會之蒐集及貴總處之提
       供(利用),雖均符合特定目的、執行法定職務之要件,惟上開欄位之個人資料是否
       均屬「必要範圍」,又保訓會為籌編培訓統計年報,而採取蒐集全國公務人員訓練進
       修原始資料之方式,是否為辦理統計作業之唯一選擇,有無其他同樣能達成目的而對
       當事人權益影響較小之替代措施(例如:由貴總處提供保訓會「公務人員終身學習入
       口網站」資料庫之帳號密碼,再由保訓會於資料庫自行下條件查詢統計作業所需資料
       ,其查詢之資料並事先經去識別化處理),洵值審慎斟酌,故建請貴總處就上述疑義
       ,再洽商保訓會加以釐清,俾據以審酌判斷旨揭個人資料之蒐集、利用有無逾越執行
       法定職務及特定目的之「必要範圍」,併此敘明。
    正本:行政院人事行政總處
    副本:本部資訊處(第 1類)、本部法律事務司( 4份)
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