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  • 會員個人資料之處理及利用適法性疑義 發文機關:法務部
    發文字號:法務部 102.11.04. 法律字第10203512220號
    發文日期:民國102年11月4日
    主旨:關於貴會所詢就會員個人資料之處理及利用適法性疑義一案,復如說明二,請查照。
    說明:
     一、復貴會 102年 7月 2日102 北律文字第0705號函。
     二、有關貴會所詢「每年印行會員名錄」、「以會務系統建置會員資料並由會員自行選擇
       是否公布於網站上」及「將會員名錄提供予需要之其他機關、團體或個人」等三項行
       為所涉個人資料保護法(下稱個資法)適用疑義,分敘如下:
      (一)查社團法人基於「團體對會員或其他成員名冊之內部管理」(代號 052)及「契
         約、類似契約或其他法律關係事務」(代號069 )之特定目的,且於符合「與當
         事人有契約關係」時,得蒐集該等會員之個人資料,並得依個資法第20條第 1項
         本文規定,於蒐集之「特定目的必要範圍內」利用。又社團法人章程屬「多方契
         約」,如已於章程內明文規範會員個人資料利用相關事宜,則得依章程規定處理
         ,而符合個資法上開規定。倘對於個人資料之利用於章程未有規定,宜先請貴會
         審酌貴會章程第 4條之貴會任務(例如:第 6款「關於會員共同利益之維護增進
         事項」),是否包含上開三項行為;倘已包括,則將會員個人資料編輯印行為會
         員名錄,係屬特定目的內之利用,無需再經當事人書面同意,惟利用過程仍應注
         意個資法第 5條比例原則之規定。反之,倘貴會審認上開三項行為尚非貴會章程
         任務,而屬特定目的外之利用者,則須符合個資法第20條第 1項但書各款情形之
         一(例如:經當事人書面同意),始得為特定目的外之利用。準此,貴會所詢上
         開三項行為,請參酌上開說明本於權責審認之。又若貴會採行取得當事人書面同
         意之方式,個資法並無規定須逐年重新徵詢同意,惟如貴會有此特約亦不違反個
         資法之規定,併予敘明。
      (二)次查貴會所建置之電子會務管理系統就會員之個人資料之蒐集、處理及利用,若
         貴會審認係屬特定目的外之利用(個資法第19、第20條參照)而採當事人書面同
         意之方式,會員於該系統上自行選擇公開其個人資料之行為,須符合個資法施行
         細則第14規定:「本法第 7條所定書面意思表示之方式,依電子簽章法之規定,
         得以電子文件為之」,方符合個資法「當事人書面同意」之要件。至於電子簽章
         法於本件如何適用,建議洽詢該法主管機關經濟部。
      (三)末查個資法第 7條第 2項規定,第 20 第 1項第 6款所稱書面同意,指當事人經
         蒐集者明確告知特定目的外之其他利用目的、範圍及同意與否對其權益之影響後
         ,單獨所為之書面意思表示。又依個資法施行細則第16條規定,依本法第 8條、
         第 9條及第54條所定告知之方式,得以言詞、書面、電話、簡訊、電子郵件、傳
         真、電子文件或其他足以使當事人知悉或可得知悉之方式為之。是以,貴會如於
         會員申請入會時,即以書面同意書取得會員資料以作為印製會員名錄,並將該名
         錄提供予有需要之機關及團體乙情,似屬貴會認定上開會員名錄印製及對外提供
         行為,屬特定目的外利用,而採經當事人書面同意方式者,則該同意仍應符合上
         開個資法規定,始為有效,並非即可免除個資法之規範,併予敘明。
    正本:臺北律師公會
    副本:本部資訊處(第 1類)、本部法律事務司( 4份)
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