解釋令函

「行政院所屬人事機構人事業務個人資料管理參考原則」供各人事機構因應個人資料保護法施行之參考是否妥適發文機關：法務部
發文字號：法務部 102.12.03. 法律字第10203513000號
發文日期：民國102年12月3日主旨：有關貴總處擬提供「行政院所屬人事機構人事業務個人資料管理參考原則」供各人事
機構因應個人資料保護法施行之參考是否妥適一案，復如說明二、三，請查照參考。
說明：
一、復貴總處 102年 4月23日總處資字第1020032178號函。
二、按行政程序法第 159條第 1項規定：「本法所稱行政規則，係指上級機關對下級機關
，或長官對屬官，依其權限或職權為規範機關內部秩序及運作，所為非直接對外發生
法規範效力之一般、抽象之規定。」上開所稱上級對下級機關不以組織法上具有隸屬
關係者為限，凡業務監督機關就監督事項所函頒或發布之行政規則，被監督機關即屬
上開規定所稱之下級機關，故該行政規則自有拘束被監督機關之效力（例如人事、銓
敘等主管機關就其業務監督事項發布之行政規則，司法機關亦適用之）（本部95年 5
月24日法律字第0950016558號函意旨參照）。本件來函說明一略以，貴總處擬將旨揭
參考原則定位為僅供各人事機構參考層次，無強制力亦不得直接引用，如欲引用，則
需完成法制化程序。惟查旨揭參考原則所附相關作業程序及注意事項，其目的既為使
各級人事機構處理人事業務個人資料時有所依循，其內容除重申個人資料保護法（下
稱本法）相關規定外，並包含業務處理方式之具體要求（例如：個人資料之蒐集、處
理、利用應紀錄、填寫相關表單；人事業務資料每年至少盤點一次等），則在完成法
制化程序前，是否對各級人事機構產生與行政規則相當之效力（行政程序法第 161條
規定參照）或事實上之拘束力？又所謂「完成法制化程序」，是否係指將旨揭參考原
則內容，增修納入人事機構所屬機關訂定之個人資料保護管理要點而言？此均涉及旨
揭參考原則之法律性質及效力，宜請貴總處再予釐清考量。三、有關旨揭參考原則及
所附相關作業程序及注意事項，因多屬執行法律之細節性、補充性、技術性規定，其
內容自不得牴觸本法相關規定，並宜由貴總處本於權責通盤檢視卓酌。本部僅就相關
顯有疑義部分，表示意見如下：
（一）本法第 2條第 6款規定，國際傳輸係指將個人資料作跨國（境）之處理或利用。
本法第21條係對於非公務機關為國際傳輸個人資料之限制規定，於公務機關不適
用之。有關公務機關對於個人資料之國際傳輸，除本法第 6條第 1項所規定資料
外，應依本法第15條、第16條規定為之，尤應注意本法第 5條規定，不得逾越特
定目的之必要範圍，並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯。查「人事業務個人
資料蒐集、處理及利用作業程序」對於個人資料之國際傳輸，逕予援引本法第21
條規定，建請修正。
（二）本法第11條第 3項、第 4項規定：「個人資料蒐集之特定目的消失或期限屆滿時
，應主動或依當事人之請求，刪除、停止處理或利用該個人資料。但因執行職務
或業務所必須或經當事人書面同意者，不在此限。」、「違反本法規定蒐集、處
理或利用個人資料者，應主動或依當事人之請求，刪除、停止蒐集、處理或利用
該個人資料。」上開規定之「刪除、停止蒐集、處理或利用」，並無優先順序或
替代關係，端視具體個案事實及當事人請求之內容而定。查「人事業務個人資料
當事人權利行使作業程序」及「人事業務個人資料管理作業程序」，臚列以「停
止蒐集、處理或利用」代替「刪除」之情形，包括「經當事人同意、有法令規定
或契約約定之保存期限、有理由足認刪除將侵害當事人值得保護之利益、儲存方
式特殊致不能刪除、耗費過鉅無法刪除、其他不能刪除之正當事由」。惟本法並
未以「儲存方式特殊致不能刪除、耗費過鉅無法刪除」作為請求刪除權利（本法
第 3條第 5款參照）之限制事由；另述其他情形核屬本法第11條第 3項但書（本
法施行細則第21條參照）之範疇，以之作為代替刪除事由，應屬誤解，均建請修
正。
正本：行政院人事行政總處
副本：本部資訊處（第 1、 2類）、本部法律事務司（ 4份）

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