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關於檔案回溯編目單元一案
發文機關：檔案管理局
發文字號：檔案管理局 91.04.17. 檔徵字第0910001089號
發文日期：民國91年4月17日
主旨：關於檔案回溯編目單元一案，復如說明，請查照。
說明：
一、復貴部九十一年三月二十九日臺財總字第０九一０六００六三二號函。
二、依檔案編目規範第三點規定，檔案著錄以案件為單元，但檔案回溯編目得以案卷為單
元。上開但書規定，係考量特殊類型檔案編目需求，以及符應檔案法施行後，各機關
即應將檔案目錄定期彙送本局公布，囿於時限及人力，爰訂定檔案回溯編目得以案卷
為單元之權宜作法。惟案卷之著錄仍應以能表達案情或契合其要旨為原則。機關依據
上開規定辦理編目建檔，於法確無不合。又機關永久保存或定期保存之檔案，如屆滿
移轉或銷毀年限，依規定應造具檔案移轉目錄或銷毀目錄送本局審核，為覈實執行上
開審核作業，仍請依機關檔案保存年限及銷毀辦法第八條第三項及國家檔案移轉辦法
第四條第三項規定，編製以案件為單元之檔案銷毀或移轉目錄送核。
三、查檔案法施行細則第十二條第一項規定，各機關對於本法施行前未屆滿保存年限之檔
案，應於施行後三年內完成檔案回溯編目建檔，但有特殊情形報經檔案中央主管機關
同意者，不在此限；同條第二項規定，檔案編目應用軟體由檔案中央主管機關設計提
供。另本法施行前已屆滿保存年限之檔案，可免辦理回溯編目建檔作業，逕依本局九
十一年一月二十九日檔徵字第０九一００００二二二二號函頒之機關檔案銷毀目錄編
製原則及送核作業注意事項，編製檔案銷毀目錄循序辦理銷毀。
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