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歸檔案件依文件產生日期先後順序編排疑義
發文機關:國家發展委員會檔案管理局
發文字號:國家發展委員會檔案管理局 91.07.11. 檔徵字第0910002381號函
發文日期:民國91年7月11日
主旨:關於歸檔案件依文件產生日期先後順序編排之疑義一案,復如說明,請 查照。
說明:
一、復 貴部91年 6月28日法總決字第0910025302號函。
二、查機關檔案點收作業要點第 3點第 1款規定,歸檔案件應由承辦人員逐件依文件產生
日期之先後順序,晚者在上,早者在下,依序於各頁左下角編寫頁碼。上開文件先後
順序之規定,係相應文書處理慣例所為之規範。按公文之陳核,其案件內文件資料之
置放次序,即以晚者在上,早者在下排列裝訂,始利各級長官核閱。是以,依文書處
理規定完成核決程序之案件,其辦理歸檔時,文件先後順序,即以承續文書處理階段
之排訂方式,由承辦人員依序編寫頁碼辦理點收,用意在以釐清承辦人員與檔案管理
人員權責。復查機關檔案保管作業要點第 3點規定,檔案之整理,應按文件產生日期
先後,早者在上,晚者在下,依序排列整齊,則係著眼於案卷內各案件編排整理。
三、司法文書如有來文並擬具簽稿併陳之案件,其歸檔文件之編排順序,為簽稿在上,來
文置於案件最後。惟入卷時,各案件之排序整理,則應按文件產生日期先後,早者在
上,晚者在下,依序為之,以完整連續呈現案情始末。綜上,案件內各文件間或案卷
內各案件間之排序規定,應不致有造成閱覽不便之疑義。
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