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審核不同意銷毀檔案，其中未尋覓者，可否依縣公報頒布檔案分類表之保存年限規定銷毀發文機關：國家發展委員會檔案管理局
發文字號：國家發展委員會檔案管理局 94.06.24. 檔徵字第0940002728號函
發文日期：民國94年6月24日主旨：貴屬歸仁地政事務所檔案層送審核不同意銷毀檔案，其中88件無從找尋，可否依縣公報頒布檔案分類表保存年限規定銷毀一案，復如說明，請查照。說明：一、復貴府94年 6月 1日府行檔字第0940113380號函。二、90年12月12日頒施之機關檔案保存年限及銷毀辦法第 8條第 2項規定，已屆保存年限之檔案，各機關檔案管理單位或人員應製作擬銷毀檔案目錄，送會相關業務單位表示意見；各單位認有延長保存年限之必要者，應簽註延長年限及理由。機關檔案管理作業手冊17.4.1.1則規定，各機關檔案管理單位每年應就清查完成之檔案或經由檔案管理資訊系統，檢出屆保存年限檔案，製作或產出擬銷毀檔案目錄。上開規定已揭示辦理檔案銷毀作業應進行檔案清查，並編送擬銷毀檔案目錄經業務單位同意始得循法定程序為之。三、貴屬歸仁地政事務所未依上開規定確實查覈，造成核審結果與管理現況不合，應請檢討改進。案陳可否就前審核結果中88件無從找尋案件，依據貴府公報67年冬字第12 期頒布檔案分類表之保存年限規定予以銷毀結案，按上開分類表保存年限規定，係僅作為判定檔案存廢之標準，無關乎檔案辦理銷毀，且與現行檔案法令規定不符。四、本案原核審意見所列50年檔號 302／ 121／88，計 1件，如檔案銷毀目錄確實查無紀錄，同意予以刪除，請轉貴屬逕予修正；其餘87件無從找尋案件，請依機關檔案保管作業要點第16點規定辦理。

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