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國家發展委員會檔案管理局預決算書保存年限釋疑
發文機關：國家發展委員會檔案管理局
發文字號：國家發展委員會檔案管理局 102.04.01. 檔徵字第1020001437號函
發文日期：民國102年4月1日
主旨：關於 貴局民國59至80會計年度會計檔案銷毀審核結果函請釋疑一案，復如說明，請
查照。
說明：
一、復 貴局 102年 3月22日苗警秘字第1020013124號函。
二、依檔案法（以下簡稱本法）第 2條第 2款規定，檔案係指各機關依照管理程序，而歸
檔管理之文字或非文字資料及其附件；又依會計法第 109條規定，各機關之會計憑證
、會計報告及記載完畢之會計簿籍等檔案，於總決算公布或令行日後，應由主辦會計
人員移交所在機關管理檔案人員保管之。是各機關涉法定職能運作產生之各種會計紀
錄或資料屬檔案管理範疇，且同時適用會計法及本法之規範，故其銷毀除依會計法規
定外，亦應依本法規定經本局核准後，始得為之，合先敘明。
三、另，查會計法第 9條係明文政府會計之組織，同法第84條係規範各種會計報告、帳簿
及重要備查簿在總會計、單位會計及分會計等組織之最低保存年限；而本局本 （10
2 ）年 3月 6日審復意見所示，屬本機關年度預、決算書者應永久保存 1份，係配合
各機關之施政計畫應永久保存，且考量各層級機關可從年度核定之預算及執行等文件
，窺知該機關本身歷年財政配置與運用狀況，並檢視各項重要專案計畫推動與經費支
配之平衡性，具重要行政稽憑價值及資訊價值，依機關檔案保存年限及銷毀辦法第 3
條第 5款及第12款規定，實有永久保存之必要，且相關規定業邀集機關研商並納入本
年 3月27日頒修之主計類檔案保存年限基準表。是本案單位預、決算書核列為永久保
存之處置，與會計法所定年限並無牴觸或違背之情事，仍請依本局前函核復意見辦理
。
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