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公告「行政院衛生署檔案申請應用須知」發文機關：行政院衛生署
發文字號：行政院衛生署 93.11.10. 衛署秘字第0931501115號
發文日期：民國93年11月10日主旨：公告「行政院衛生署檔案申請應用須知」，並自即日起施行。依據：檔案法第十七條、第十八條及行政程序法第四十六條。附件：行政院衛生署檔案申請應用須知總說明檔案是政府知識及人類文化紀錄的寶庫，不論從滿足民眾終身學習的資訊需求、提供政府機關業務稽憑，或是典章制度的研究與維護，檔案應用（指閱覽、抄錄或複製之意）服務都扮演非常重要的角色。因此檔案法第十七條即明文規定：一、申請閱覽、抄錄或複製檔案，應以書面敘明理由為之，各機關非有法律依據不得拒絕。」依上開規定，本署之檔案亦應開放各界及民眾申請應用。為期本署對於檔案應用作業之辦理程序有具體規範可資遵循，爰依據檔案法第十七條、第十八條及行政程序法第四十六條規定事項，參酌檔案管理局編定之檔案管理作業手冊，有關檔案應用部分之規範，訂定「行政院衛生署檔案申請應用須知」，作為本署檔案應用之準據。本須知共十一點，其重點如下：一、訂定本須知之法律條文依據（第一點）。二、申請應用本署檔案之方式（第二點）。三、收受檔案應用申請之內部審核作業流程、時間及補正期限（第三點、第四點）。四、檔案應用申請准駁之書面通知事項及約定應用時間（第五點）。五、申請人應用檔案時應出具之身分證明文件及有關證件（第六點）。六、申請人應用檔案之時間及還卷作業（第七點）。七、申請人在應用檔案場所內禁止之行為（第八點）。八、停止申請人應用檔案之事項及處置方式（第九點）。九、檔案應用之收費規定（第十點）。十、本署檔案應用開放服務之時間及聯絡方式（第十一點）。附件：行政院衛生署檔案申請應用須知一、行政院衛生署（以下簡稱本署）為辦理檔案法第十七條、第十八條及行政程序法第四十六條規定事項，爰訂定本須知。二、申請閱覽、抄錄或複製（以下稱應用）本署檔案，以案件或案卷為單位，應先填具申請書（如附表一），向本署提出申請。申請書得以書面通訊方式為之。三、本署收受檔案應用申請後，應由文書單位登入總收文號，並分文檔案管理單位，檔案管理單位即就檔案內容得否提供應用，將該申請書影本併同審核表（如附表二），送交業務承辦單位審核。業務承辦單位應於十五日內，毀審查結果移送檔案管理單位，由其據以通知申請人。四、本署受理檔案應用之申請，應自受理申請書之日坫牽十日內，以書面通知申請人審核結果；申請書內容如需補正資料者，應通知申請人於七日內補正（得以電話通知），並自申請人補正資料送達之日起算三十日內為准駁之決定。不能補正或逾期不補正者，得駁回申請。五、經核准應用檔案者，本署應於審核表中載明檔案應用對時間、地點及應注意事項，並發函檢送審核表通知申請人；如經審核駁回應用申請人，亦應函復申請人。申請人於接獲核准應用通知後，如無法依規定時間前來應用檔案時，應事先告知本署，並另行約定應用檔案之時間，否則應重新提出申請。六、申請人至本署應用檔案時，檔案室專責人員應收驗其核准通知書及身分證明文件或委任書，經確認無誤，完成登記後，申請人始得進入檔案應用處所，同時將檔案交付申請人，並請其於檔案應用簽收單（如附表三）上簽收；身分證明文件於檔案應用完畢還卷後交還申請人。七、申請人應用檔案應於當日本署所提供服務時間內歸還，如未能於當日應用完畢者，需先辦理還卷並與申請人另行約定日期，再行應用，同時於檔案應用簽收單上註記檔案應用情形。檔案歸還時，經本署檔案室專責人員點收無誤後，於檔案應用簽收單上註記還卷，並將一聯交付申請人收執。八、檔案室專責人員應協助或指導申請人應用檔案，如發現申請人於指定之檔案應用場所內有飲食、吸菸、嚼食檳榔、破壞環境整潔或妨害案寧等情事，應予制止，經勸告制止仍不聽從者，應中止其應用，並記錄之。九、申請人應用檔案如有下列情形之一者，檔案室專責人員應立即停止其應用，並記錄之。其涉及刑事責任者，移送檢察機關偵辦。（一）添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案，或於檔案上黏添任何附加物品。（二）拆散已裝訂完成之檔案。（三）以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。十、本署檔案應用所需費用，依檔案管理局所訂「檔案複製收費標準」之規定收取。凡經收費者，本署應填據收費明細表（如附表四）一式二聯，一聯由本署留存，另一聯由申請應用人收執。十一、本署檔案應用開放服務時間：星期一至星期五上午九時至十二時，下午一時三十分至五時三十分，例假日不開放。電話：（○二）二三九六二九八一。傳真：（○二）二三九五二九○七。

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