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關於國小校長會議有關檔案管理目錄建檔作業建議案發文機關：檔案管理局
發文字號：檔案管理局 91.05.27. 檔徵字第0910001778號
發文日期：民國91年5月27日主旨：關於貴縣九十學年度第二學期期初國小校長會議有關檔案管理目錄建檔作業建議案，復如說明，請查照。說明：一、復貴府九十一年五月九日九一府秘檔字第○○五九七七一號函。二、檔案法（以下簡稱本法）立法宗旨在於健全政府機關檔案管理，促進檔案開放運用，發揮檔案功能。依據本法第二條第二款之規定，檔案指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。同法第二十八條規定，公立學校及公營事業機構準用本法之規定。是以，國民中小學處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件，應依本法第八條規定辦理分類編案及編製檔案目錄，並定期彙送本局依法公布，以符應民眾查詢及應用檔案。三、又查本法施行細則第十二條規定，各機關對於本法施行前未屆保存年限之檔案，應於施行後三年內完成檔案回溯編目建檔，其目的在確保民眾「知的權利」之連貫與完整。至各機關倘有特殊情形，無法依限完成者，得敘明回溯檔案數量、保存狀況、人力情形、建檔進度（按季）、完成期限、延長原因等事項，報經本局同意延長期限。四、另各機關於辦理檔案回溯編目建檔前，應先進行檔案清查，凡管有檔案已屆保存年限者，得依本局本（九十一）年一月二十九日檔徵字第○九一○○○○二二二二號函規定，編製銷毀目錄；又本局亦於本年五月二十日以檔徵字第○九一○○○一八五二號函，再次重申本法施行前，各機關已屆保存年限之檔案，得免辦理檔案回溯編目建檔。案以國民中小學管有檔案，其類別及性質多屬宣導性公文，保存價值不大，建議不列入檔案目錄建檔作業範疇或不追溯資料建檔，核與本法規定不符，惟如依上開函示規定進行清理後，定有相當數量之檔案屆滿保存年限而免辦理回溯編目建檔。五、有關編列專人及電腦設備一節，查本法第四條規定，機關管理檔案，應設置或指定專責單位或人員，並編列年度計畫及預算。是以，符應本法立法意旨，各機關應設置檔案管理專責單位或指定專人辦理，相關人力需求得依本局訂定之「機關檔案管理人員員額配置計算方式」據以爭取；至電腦設備需求，亦得依上開規定，納入機關年度施政計畫寬籌預算辦理。

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