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會員個人資料之處理及利用適法性疑義發文機關：法務部
發文字號：法務部 102.11.04. 法律字第10203512220號
發文日期：民國102年11月4日主旨：關於貴會所詢就會員個人資料之處理及利用適法性疑義一案，復如說明二，請查照。說明：一、復貴會 102年 7月 2日102 北律文字第0705號函。二、有關貴會所詢「每年印行會員名錄」、「以會務系統建置會員資料並由會員自行選擇是否公布於網站上」及「將會員名錄提供予需要之其他機關、團體或個人」等三項行為所涉個人資料保護法（下稱個資法）適用疑義，分敘如下：（一）查社團法人基於「團體對會員或其他成員名冊之內部管理」（代號 052）及「契約、類似契約或其他法律關係事務」（代號069 ）之特定目的，且於符合「與當事人有契約關係」時，得蒐集該等會員之個人資料，並得依個資法第20條第 1項本文規定，於蒐集之「特定目的必要範圍內」利用。又社團法人章程屬「多方契約」，如已於章程內明文規範會員個人資料利用相關事宜，則得依章程規定處理，而符合個資法上開規定。倘對於個人資料之利用於章程未有規定，宜先請貴會審酌貴會章程第 4條之貴會任務（例如：第 6款「關於會員共同利益之維護增進事項」），是否包含上開三項行為；倘已包括，則將會員個人資料編輯印行為會員名錄，係屬特定目的內之利用，無需再經當事人書面同意，惟利用過程仍應注意個資法第 5條比例原則之規定。反之，倘貴會審認上開三項行為尚非貴會章程任務，而屬特定目的外之利用者，則須符合個資法第20條第 1項但書各款情形之一（例如：經當事人書面同意），始得為特定目的外之利用。準此，貴會所詢上開三項行為，請參酌上開說明本於權責審認之。又若貴會採行取得當事人書面同意之方式，個資法並無規定須逐年重新徵詢同意，惟如貴會有此特約亦不違反個資法之規定，併予敘明。（二）次查貴會所建置之電子會務管理系統就會員之個人資料之蒐集、處理及利用，若貴會審認係屬特定目的外之利用（個資法第19、第20條參照）而採當事人書面同意之方式，會員於該系統上自行選擇公開其個人資料之行為，須符合個資法施行細則第14規定：「本法第 7條所定書面意思表示之方式，依電子簽章法之規定，得以電子文件為之」，方符合個資法「當事人書面同意」之要件。至於電子簽章法於本件如何適用，建議洽詢該法主管機關經濟部。（三）末查個資法第 7條第 2項規定，第 20 第 1項第 6款所稱書面同意，指當事人經蒐集者明確告知特定目的外之其他利用目的、範圍及同意與否對其權益之影響後，單獨所為之書面意思表示。又依個資法施行細則第16條規定，依本法第 8條、第 9條及第54條所定告知之方式，得以言詞、書面、電話、簡訊、電子郵件、傳真、電子文件或其他足以使當事人知悉或可得知悉之方式為之。是以，貴會如於會員申請入會時，即以書面同意書取得會員資料以作為印製會員名錄，並將該名錄提供予有需要之機關及團體乙情，似屬貴會認定上開會員名錄印製及對外提供行為，屬特定目的外利用，而採經當事人書面同意方式者，則該同意仍應符合上開個資法規定，始為有效，並非即可免除個資法之規範，併予敘明。正本：臺北律師公會副本：本部資訊處（第 1類）、本部法律事務司（ 4份）

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