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「行政院所屬人事機構人事業務個人資料管理參考原則」供各人事機構因應個人資料保護法施行之參考是否妥適發文機關：法務部
發文字號：法務部 102.12.03. 法律字第10203513000號
發文日期：民國102年12月3日主旨：有關貴總處擬提供「行政院所屬人事機構人事業務個人資料管理參考原則」供各人事機構因應個人資料保護法施行之參考是否妥適一案，復如說明二、三，請查照參考。說明：一、復貴總處 102年 4月23日總處資字第1020032178號函。二、按行政程序法第 159條第 1項規定：「本法所稱行政規則，係指上級機關對下級機關，或長官對屬官，依其權限或職權為規範機關內部秩序及運作，所為非直接對外發生法規範效力之一般、抽象之規定。」上開所稱上級對下級機關不以組織法上具有隸屬關係者為限，凡業務監督機關就監督事項所函頒或發布之行政規則，被監督機關即屬上開規定所稱之下級機關，故該行政規則自有拘束被監督機關之效力（例如人事、銓敘等主管機關就其業務監督事項發布之行政規則，司法機關亦適用之）（本部95年 5 月24日法律字第0950016558號函意旨參照）。本件來函說明一略以，貴總處擬將旨揭參考原則定位為僅供各人事機構參考層次，無強制力亦不得直接引用，如欲引用，則需完成法制化程序。惟查旨揭參考原則所附相關作業程序及注意事項，其目的既為使各級人事機構處理人事業務個人資料時有所依循，其內容除重申個人資料保護法（下稱本法）相關規定外，並包含業務處理方式之具體要求（例如：個人資料之蒐集、處理、利用應紀錄、填寫相關表單；人事業務資料每年至少盤點一次等），則在完成法制化程序前，是否對各級人事機構產生與行政規則相當之效力（行政程序法第 161條規定參照）或事實上之拘束力？又所謂「完成法制化程序」，是否係指將旨揭參考原則內容，增修納入人事機構所屬機關訂定之個人資料保護管理要點而言？此均涉及旨揭參考原則之法律性質及效力，宜請貴總處再予釐清考量。三、有關旨揭參考原則及所附相關作業程序及注意事項，因多屬執行法律之細節性、補充性、技術性規定，其內容自不得牴觸本法相關規定，並宜由貴總處本於權責通盤檢視卓酌。本部僅就相關顯有疑義部分，表示意見如下：（一）本法第 2條第 6款規定，國際傳輸係指將個人資料作跨國（境）之處理或利用。本法第21條係對於非公務機關為國際傳輸個人資料之限制規定，於公務機關不適用之。有關公務機關對於個人資料之國際傳輸，除本法第 6條第 1項所規定資料外，應依本法第15條、第16條規定為之，尤應注意本法第 5條規定，不得逾越特定目的之必要範圍，並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯。查「人事業務個人資料蒐集、處理及利用作業程序」對於個人資料之國際傳輸，逕予援引本法第21 條規定，建請修正。（二）本法第11條第 3項、第 4項規定：「個人資料蒐集之特定目的消失或期限屆滿時，應主動或依當事人之請求，刪除、停止處理或利用該個人資料。但因執行職務或業務所必須或經當事人書面同意者，不在此限。」、「違反本法規定蒐集、處理或利用個人資料者，應主動或依當事人之請求，刪除、停止蒐集、處理或利用該個人資料。」上開規定之「刪除、停止蒐集、處理或利用」，並無優先順序或替代關係，端視具體個案事實及當事人請求之內容而定。查「人事業務個人資料當事人權利行使作業程序」及「人事業務個人資料管理作業程序」，臚列以「停止蒐集、處理或利用」代替「刪除」之情形，包括「經當事人同意、有法令規定或契約約定之保存期限、有理由足認刪除將侵害當事人值得保護之利益、儲存方式特殊致不能刪除、耗費過鉅無法刪除、其他不能刪除之正當事由」。惟本法並未以「儲存方式特殊致不能刪除、耗費過鉅無法刪除」作為請求刪除權利（本法第 3條第 5款參照）之限制事由；另述其他情形核屬本法第11條第 3項但書（本法施行細則第21條參照）之範疇，以之作為代替刪除事由，應屬誤解，均建請修正。正本：行政院人事行政總處副本：本部資訊處（第 1、 2類）、本部法律事務司（ 4份）

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