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申請身故保險金所需提供之文件涉及第三人個人資料是否得於理賠程序完成後繼續留存發文機關：法務部
發文字號：法務部 103.04.01. 法律決字第10300058290號
發文日期：民國103年4月1日主旨：有關貴公司詢問申請身故保險金所需提供之文件涉及第三人個人資料是否得於理賠程序完成後繼續留存乙案，復如說明二、三，請查照。說明：一、復貴公司 103年 3月26日國壽字第1030033012號函辦理。二、按個人資料保護法（簡稱個資法）第19條第 1項第 2款規定：「非公務機關對個人資料之蒐集或處理，除第六條第一項所規定資料外，應有特定目的，並符合下列情形之一者：....二、與當事人有契約或類似契約之關係。... 」換言之，該個人資料如有涉及當事人者，得合法蒐集或處理，並於蒐集之特定目的必要範圍內利用之（個資法第20條本文參照）。本件受益人申請身故保險金時，保險公司因需調查被保險人死亡及與履行契約之事實，爰蒐集被保險人之除戶戶籍謄本，其雖內含有非客戶之其他戶籍成員之個人資料，惟為維持該文件（除戶戶籍謄本）資料之真正性、完整性，似仍屬與契約內容有關之必要蒐集範圍。三、次按金融監督管理委員會指定非公務機關個人資料檔案安全維護辦法第14條規定：「非公務機關執行本計畫及處理方法所定各種個人資料保護機制、程序及措施，應記錄其個人資料使用情況，留存軌跡資料或相關證據（第 1項）。非公務機關依本法第11 條第 3項規定刪除、停止處理或利用所保有之個人資料後，應留存下列紀錄：一、刪除、停止處理或利用之方法、時間。二、將刪除、停止處理或利用之個人資料移轉其他對象者，其移轉之原因、對象、方法、時間，及該對象蒐集、處理或利用之合法依據（第 2項）。前二項之軌跡資料、相關證據及紀錄，應至少留存五年。但法令另有規定或契約另有約定者，不在此限。（第 3項）」上開辦法係金融監督管理委員會依個資法第27條第 3項授權所訂定，貴公司為上開辦法所稱之非公務關，是以本件保險受益人申請身故保險金，提供之除戶戶籍謄本文件於理賠程序完成後，該文件資料依法須保存時，應如何處理非客戶之個人資料，應由貴公司之中央目的事業主管機關金融監督管理委員會審認，故貴公司如仍有疑義，建請先洽詢該會意見。四、本部行政執行署 101年10月24日舉辦行政執行跨部會業務聯繫會議，就類此公司登記負責人與實際負責人名實不符之情況，相關討論意見曾送請貴部參考（本部行政執行署 101年12月17日行執綜字第 10100549520號函諒達），亦請貴部併參。另本部行政執行署彰化分署 102年12月26日彰執信 98 電子罰執專字第 00140941 號函，旨在請彰化縣政府查明是否為負責人並無與上開說明牴觸，均附為敘明。正本：○○人壽保險股份有限公司副本：本部資訊處（第 1類）、本部法律事務司（ 4份）

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