十五、公文程式之類別說明如下： （一）公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「 其他公文」6種： 1.令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之 行政規則及人事命令時使用。 2.呈：對總統有所呈請或報告時使用。 3.咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。 4.函：各機關處理公務有下列情形之一時使用： (1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 (2)下級機關對上級機關有所請求或報告時。 (3)同級機關或不相隸屬機關間行文時。 (4)民眾與機關間之申請與答復時。 5.公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定 之對象宣布周知時使用。 6.其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如： (1)書函： 甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用 。 乙、舉凡答復內容無涉准駁、解釋之簡單案情，寄送普 通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時 均可使用，其性質不如函之正式性。 (2)開會通知單或會勘通知單：召集會議或辦理會勘時使用 （格式如附件1）。 (3)公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話 簡單正確說明之事項，經通話後，發（受）話人如認有 必要，可將通話紀錄作成2份，以1份送達受（發）話人 簽收，雙方附卷，以供查考（格式如附件2）。 (4)手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。 (5)簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關 首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。 (6)報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等 ；或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。 (7)箋函或便簽：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使 用（箋函作法舉例見附錄6）。 (8)聘書：聘用人員時使用。 (9)證明書：對人、事、物之證明時使用。 (10)證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時 使用。 (11)契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使 用。 (12)提案：對會議提出報告或討論事項時使用。 (13)紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。 (14)節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用 「敬陳者」，末署「職稱、姓名」。 (15)說帖：詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門 予以支持時使用。 (16)定型化表單。 （二）前述各類公文屬發文通報周知性質者，以登載機關電子公布 欄為原則；另公務上不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通 知、傳閱、表報、資料蒐集等，得以發送電子郵遞方式處理 。

十六、公文製作一般原則如下： （一）文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰，以達到公文程式條例 第8條所規定「簡、淺、明、確」之要求，其作業要求： 1.正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內 容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。 2.清晰：文義清楚、肯定。 3.簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。 4.迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時 間內完成 5.整潔：文稿均應保持整潔，字體力求端正。 6.一致：機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應 力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。 7.完整：對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度 、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法 ，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件， 構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。 （二）擬稿注意事項如下： 1.擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準， 所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者 等，均應避免。 2.引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，如必須 提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送。 3.敘述事實或引述人名、地名、物名、日期、數字、法規條 文及有關解釋等，應詳加核對，避免錯漏。 4.各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係 重要者，請以括弧加註原文，以資對照。 5.文稿表示意見，應以負責態度，或提出具體意見供受文者 抉擇，不得僅作層轉手續，或用「可否照准」、「究應如 何辦理」等空言敷衍。 6.擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數 文答復。 7.引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣，如「貴」「鈞」 等應改為「○○」「本」「該」等。 8.簽宜載明年月日及單位。 9.擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期及字 號，俾便查考。 10.案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文 。 11.文稿中多個機關名稱同時出現時，按照既定機關順序，由 左至右依序排列。 12.字跡請力求清晰，不得潦草，如有添註塗改，應於添改處 蓋章。 13.文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字。上下左右空隙 ，力求勻稱，機關全銜、受文者、本文等應採用較大字體 ，以資醒目。 14.文稿有 2頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋（印）騎縫 章或職名章，同時於每頁之下緣加註頁碼。 （三）分段要領如下： 1.「主旨」： (1)為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要 。 (2)「主旨」不分項，文字緊接段名冒號之右書寫。 2.「說明」： (1)當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無 法於「主旨」內容納時，用本段說明。 (2)如無項次，文字緊接段名冒號之右書寫；如分項標號條 列，應另列縮格書寫。 3.「辦法」： (1)向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用 本段列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議」、「 請求」、「擬辦」、「公告事項」、「核示事項」等名 稱。 (2)其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列 為附件。 4.「主旨」、「說明」、「辦法」3段，得靈活運用，可用1 段完成者，不必勉強湊成2段、3段。 （四）製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定： 1.分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、、二、三、…… ，（一）、（二）、（三）……，1、2、3、……，（1） 、（2）、（3）；但其中“（）”以半型為之（格式如附 件3）。 2.內文： (1)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之 。 (2)阿拉伯數字、外文字母及併同於外文中使用之標點符號 應以半形為之。

十七、公文結構及作法說明如下： （一）令： 1.公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政 規則： (1)令文可不分段，敘述時動詞一律在前，例如： 甲、訂定「○○○施行細則」。 乙、修正「○○○辦法」第○條條文。 丙、廢止「○○○辦法」。 (2)多種法律之制定或廢止，同時公布時，可併入同一令文 處理；法規命令之發布，亦同。 (3)公、發布應以刊載於政府公報或其他出版品方式為之， 並得於機關電子公布欄公布；必要時，並以公文分行各 機關。 2.人事命令： (1)人事命令：任免、遷調、獎懲。 (2)人事命令格式由人事主管機關訂定，並應遵守由左至右 之橫行格式原則。 （二）函： 1.行政機關之一般公文以「函」為主，函的結構，採用「主 旨」、「說明」、「辦法」3段式。 2.行政規則以函檢發，多種規則同時檢發，可併入同一函內 處理；其方式以公文分行或刊（登）載政府公報或機關電 子公布欄。但應發布之行政規則，依本點 （一）1、所定 法規命令之發布程序辦理。 （三）公告： 1.公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」（或 說明）3 段，段名之上不冠數字，分段數應加以活用，可 用「主旨」1段完成者，不必勉強湊成2段、3段。 2.公告分段要領： (1)「主旨」應扼要敘述，公告之目的及要求，其文字緊接 段名冒號之右書寫。公告刊載時，得用較大字體簡明標 示公告之目的，不署機關首長職銜、姓名，刊（登）載 於政府公報、其他出版品或電子公布欄之公告，免蓋用 印信、免署機關首長職銜、姓名。 (2)「依據」應將公告事件之原由敘明，引據有關法規及條 文名稱或機關來函，非必要不敘來文日期、字號。有 2 項以上「依據」者，每項應冠數字，並分項條列，另列 縮格書寫。 (3)「公告事項」（或說明）有 2項以上者，每項應冠數字 並分項條列，另列縮格書寫，使層次分明，清晰醒目。 公告內容僅就「主旨」補充說明事實經過或理由者，改 用「說明」為段名。公告如另有附件、附表、簡章、簡 則等文件時，僅註明參閱「某某文件」，公告事項內不 必重複敘述。 3.一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理， 免用3段式。 4.公告得張貼於機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等 大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關處理者，得另行檢送 。 （四）其他公文： 1.書函之結構及文字用語比照「函」之規定。 2.定型化表單之格式由各機關自行訂定，並應遵守由左至右 之橫行格式原則。