三十一、承辦人員於辦稿時，請參考範例（見附錄 6），分別填列下列各 點： （一）「文別」：按照公文程式條例之類別及有關規定填列。 （二）「速別」：係指希望受文機關辦理之速別。應確實考量案 件性質，填列「最速件」、「速件」或「普通件」。如為 限期公文，則不必填列。 （三）「密等及解密條件或保密期限」：填「絕對機密」、「極 機密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後 以括弧註記。如非機密文書，則不必填列。 （四）「附件」：請註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關 字樣。 （五）「正本」或「副本」：分別逐一書明全銜，或以明確之總 稱概括表示；其地址非眾所周知者，請註明。機關內部得 以加發「抄本（件）」之方式處理。 （六）「承辦單位」：於稿面適當位置註明承辦單位之名稱。 （七）「承辦人員」：由承辦人員於稿面適當位置簽名或蓋章， 並註明辦稿之年月日及時間。 （八）「收文日期字號」：於稿面適當位置列明「收文日期字號 」，如數件併辦者，應將各件之收文號一併填入（各件收 文亦一併附於文稿之後）。 （九）「分類號」及「保存年限」：於稿面適當位置列明，並依 相關檔案法規之規定填列。 （十）下列特殊處理事項，由承辦人員斟酌情形，於稿面適當處 予以註明： 1.刊（登）載政府公報、出版品或電子公布欄。 2.出版品或公告，註明出版品名稱、位置、字體大小、日 期或揭示地點。 3.有時間性之文件，指明繕印發出或送達時間。 4.會銜稿件，書明各會銜機關抽存之份數。 5.發後補判或先發後會之註明。 6.指定公文收受人員或拆封之人員。 7.為提升公務溝通效率，承辦人員得於稿面適當位置述明 聯絡方式。 8.其他。 （十一）承辦人員辦稿時，處理附件之注意事項： 1.附件請檢點清楚，隨稿附送。 2.附件有 2種以上時，請分別標以附件1、附件2、…… …。 3.附件除附卷者外，如係隨文附送，辦稿時，用「檢送 」、「檢附」等字樣。 4.如需以原本發出，而原本僅 1份時，請註明：「原本 隨文發出，抄本或影印本存卷」。 5.如需以電子文件、抄本或影印本發出，辦稿時請書「 附電子檔」、「抄送」或「檢送○○影印本」等字樣 ，並註明「原本存卷，另以電子檔、抄本或影印本發 出」。 6.發文附件宜儘量用電子文件。 7.附件如不及或不能隨稿附送時，請註明「封發時，附 件請向承辦人員或某某洽取」字樣。 8.附件除隨文發出外，如尚有需要時，請註明「附件請 多繕○○份，送○○○」。 9.有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，請註明「 文先發，附件另送」，並與發文單位聯繫，洽知發文 號碼，備於補送附件時註明。 （十二）承辦人員其他注意事項： 1.緊急事項請先以電話洽辦，隨即補具公文。 2.各機關如有請示案件，按其性質請主管單位研提意見 。 3.簽稿送請核判如須附送參考資料或檔案且數量較多時 ，除標明附件號數外，並將重要處斜摺，露出上端或 加籤條，以利查閱。 4.公文書或附件如係屬發文通報周知或需要收文機關轉 發者，以登載於電子公布欄為原則，附件以電子文件 方式處理，避免層層轉送。 5.登載於電子公布欄之資訊，如對某些特定對象有所影 響，或需其有所作為者，可另以書函或結合電子目錄 服務之電子郵遞方式，告知上述訊息，以利其配合辦 理。訊息中需明確告知登載之位址及內容概要。 6.承辦人員對適宜對外宣告之公文或其相關附件資料， 應依各機關網站管理方式辦理。 7.來文內有極顯明之錯誤字句，應電洽改正，或於抄發 時在文旁改正，如摘敘入稿，則請逕行改正或避免錯 誤之字句。

第三條
本法所稱政府資訊，指政府機關於職權範圍內作成或取得而存在於文書、圖畫、照片、磁 碟、磁帶、光碟片、微縮片、積體電路晶片等媒介物及其他得以讀、看、聽或以技術、輔 助方法理解之任何紀錄內之訊息。