第五條
各機關、學校及事業機構之印信啟用時，應銼去四角小柱，填具印信啟用報備表（表內印模 以墨色拓印，格式如附件二）並於啟用後一週內，依原申請製發程序，報請製發機關備查； 其係同級政府代領者，由領用印信之機關，函送該同級政府層報。

十五、公文程式之類別說明如下： （一）公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「 其他公文」6種： 1.令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之 行政規則及人事命令時使用。 2.呈：對總統有所呈請或報告時使用。 3.咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。 4.函：各機關處理公務有下列情形之一時使用： (1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 (2)下級機關對上級機關有所請求或報告時。 (3)同級機關或不相隸屬機關間行文時。 (4)民眾與機關間之申請與答復時。 5.公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定 之對象宣布周知時使用。 6.其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如： (1)書函： 甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用 。 乙、舉凡答復內容無涉准駁、解釋之簡單案情，寄送普 通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時 均可使用，其性質不如函之正式性。 (2)開會通知單或會勘通知單：召集會議或辦理會勘時使用 （格式如附件1）。 (3)公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話 簡單正確說明之事項，經通話後，發（受）話人如認有 必要，可將通話紀錄作成2份，以1份送達受（發）話人 簽收，雙方附卷，以供查考（格式如附件2）。 (4)手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。 (5)簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關 首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。 (6)報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等 ；或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。 (7)箋函或便簽：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使 用（箋函作法舉例見附錄6）。 (8)聘書：聘用人員時使用。 (9)證明書：對人、事、物之證明時使用。 (10)證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時 使用。 (11)契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使 用。 (12)提案：對會議提出報告或討論事項時使用。 (13)紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。 (14)節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用 「敬陳者」，末署「職稱、姓名」。 (15)說帖：詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門 予以支持時使用。 (16)定型化表單。 （二）前述各類公文屬發文通報周知性質者，以登載機關電子公布 欄為原則；另公務上不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通 知、傳閱、表報、資料蒐集等，得以發送電子郵遞方式處理 。