第八條（文字之要求）
公文文字應簡淺明確，並加具標點符號。

十六、公文製作一般原則如下： （一）文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰，以達到公文程式條例第 8條所規定「簡、 淺、明、確」之要求，其作業要求： 1.正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、 歪曲。切忌主觀、偏見。 2.清晰：文義清楚、肯定。 3.簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。 4.迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。 5.整潔：文稿均應保持整潔，字體力求端正。 6.一致：機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情 的處理方法不可前後矛盾。 7.完整：對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與 相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各 種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。 （二）擬稿注意事項如下： 1.擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準，所有模稜空泛之詞、 陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等，均應避免。 2.引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，如必須提供全文，應以電子 文件、抄件或影印附送。 3.敘述事實或引述人名、地名、物名、日期、數字、法規條文及有關解釋等，應 詳加核對，避免錯漏。 4.各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係重要者，請以括弧加 註原文，以資對照。 5.文稿表示意見，應以負責態度，或提出具體意見供受文者抉擇，不得僅作層轉 手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。 6.擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文答復。 7.引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣，如「貴」「鈞」等應改為「○○」「 本」「該」等。 8.簽宜載明年月日及單位。 9.擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期及字號，俾便查考。 10.案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文。 11.文稿中多個機關名稱同時出現時，按照既定機關順序，由左至右依序排列。 12.字跡請力求清晰，不得潦草，如有添註塗改，應於添改處蓋章。 13.文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字。上下左右空隙，力求勻稱，機關全 銜、受文者、本文等應採用較大字體，以資醒目。 14.文稿有 2頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋（印）騎縫章或職名章，同時於 每頁之下緣加註頁碼。 （三）分段要領如下： 1.「主旨」： (1)為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。 (2)「主旨」不分項，文字緊接段名冒號之右書寫。 2.「說明」： (1)當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納 時，用本段說明。 (2)如無項次，文字緊接段名冒號之右書寫；如分項標號條列，應另列縮格書寫 。 3.「辦法」： (1)向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。本段段名 ，可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「公告事項」、「核 示事項」等名稱。 (2)其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。 4.「主旨」、「說明」、「辦法」3段，得靈活運用，可用1段完成者，不必勉強 湊成2段、3段。 （四）製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定： 1.分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，（一）、（二）、（ 三）……，１、２、３、……，（１）、（２）、（３）；但其中“（）”以 半型為之（格式如附件3）。 2.內文： (1)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。 (2)阿拉伯數字、外文字母及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。