第十七條（申請閱覽、抄錄或複製檔案之程序）
申請閱覽、抄錄或複製檔案，應以書面敘明理由為之，各機關非有法律依據不得拒絕。

二、本規範用詞定義如下： （一）來源原則：指依檔案來源及產生單位，辦理檔案分類，以利檔案排架及編目之原則 。 （二）原始順序原則：指維持原檔案單位之檔案案卷排列次序，以反映原單位於檔案產生 時之業務需求及檔案使用情況之原則。 （三）全宗原則：指同一機關（構）、團體或個人之檔案，視為一不可分之整體予以處理 ，確保原檔案文件間關聯性及整體性之原則。 （四）分類層級：指區分檔案分類類目之類、綱、目、節及項等層級。 （五）分類標記：指以文字或數字標記檔案分類表所載之類目名稱。 （六）檔號：指由檔案年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號依序所組成之一組號碼 。 （七）年度號：指案件起始之年份號碼。 （八）分類號：指代表檔案分類表所載類目名稱之文字、數字或其組合。 （九）案次號：指區分同分類號不同案次之號碼。 （十）卷次號：指區分同案次號不同卷次之號碼。 （十一）目次號：指區分同卷次號不同案件之號碼。 （十二）全宗號：指區分檔案來源並代表機關（構）、團體或個人檔案之代碼。

十一、檔案立案時應編訂檔號，賦予年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號。

十五、公文程式之類別說明如下： （一）公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」6種： 1.令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令 時使用。 2.呈：對總統有所呈請或報告時使用。 3.咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。 4.函：各機關處理公務有下列情形之一時使用： (1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 (2)下級機關對上級機關有所請求或報告時。 (3)同級機關或不相隸屬機關間行文時。 (4)民眾與機關間之申請或答復時。 5.公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使 用。 6.其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如： (1)書函： 甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。乙、代替過去之便 函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄 送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性 質不如函之正式性。 (2)開會通知單：召集會議時使用（格式如附件 1）。 (3)公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項 ，經通話後，發（受）話人如認有必要，可將通話紀錄作成2份，以1份送達 受（發）話人簽收，雙方附卷，以供查考（格式如附件2）。 (4)手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。 (5)簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示 、請求、建議時使用。 (6)報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；或機關所屬人員就 個人事務有所陳請時使用。 (7)箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用（箋函作法舉例見 附錄6）。 (8)聘書：聘用人員時使用。 (9)證明書：對人、事、物之證明時使用。 (10)證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。 (11)契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。 (12)提案：對會議提出報告或討論事項時使用。 (13)紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。 (14)節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用「敬陳者」，末署「 職稱、姓名」。 (15)說帖：詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門予以支持時使用。 (16)定型化表單。 （二）上述各類公文屬發文通報周知性質者，以登載機關電子公布欄為原則；另公務上 不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等，得以發送 電子郵遞方式處理。

二十、文書處理程序一般原則如下： （一）各機關處理文書，應明確劃分各經辦單位之權責，以期密切配合。 （二）各機關文書之處理，其方式、手續、流程、文字、用語等，應力求簡明。 （三）各機關之文書作業，均應按照同一程序集中於文書單位處理。惟機關之組織單位 不在同一處所及以電子文件行之者，不在此限。 （四）各機關應指定適當人員負責辦理收發文及分文工作；收發電報、傳真、電子交換 及機密文件，並應指定專人處理。 （五）文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得積壓。 （六）各機關得視實際需要，採用收發文同號。 （七）文書須記載年、月、日，配合流程管理，得註明時間；文書中記載年份，一律以 國曆為準，惟外文或譯件，得採用西元紀年。 （八）文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或簽名，並註明時間（例 如 11月8日16時，得縮記為1108/1600 ），以明責任。簽名必須清晰，以能辨明 為何人所簽。 （九）各機關在辦公時間外，遇有公文收受，應由值日人員按照值日及值夜規則之規定 辦理。 （十）機關內部各單位間文書之傳遞，均應視業務繁簡及辦公室分布情形，設置送文簿 或以電子方式簽收為憑。 （十一）組織龐大所屬單位較多而分散辦公之機關，應設立公文交換中心，定時集中交 換，以加速公文之傳遞。 （十二）機關因業務需求，得將公文登載於電子公布欄，並得輔以電子郵遞告知，不另 行文；登載電子公布欄之公文應註明登載期限，超過期限者，應自電子公布欄 專區移除。 （十三）各機關對於其他機關電子公布欄所登載之資訊，應視內容性質自行下載使用並 為必要之處理。收文方對發文方告知登載電子公布欄之訊息，應依其訊息擷取 相關資料，並為妥適處理。 （十四）人民、法人或其他非法人團體於參加政府機關公文電子交換作業時，應符合機 關公文電子交換作業辦法、「文書及檔案管理電腦化作業規範」及相關規定。

二十五、編號、登錄應注意事項如下： （一）來文完成分文手續後即在來文正面適當位置標示收文日期及編號，並將來文機 關、文號、附件及案由摘要登錄於總收文登記表，分送承辦單位；急要公文應 提前編號登錄分送。 （二）總收文登記表之格式，得視機關實際之需要自行製作。 （三）總收文號按年順序編號，年度中間如遇機關首長更動時，其編號仍應持續，不 另更換。 （四）每日下班 2小時前送達總收文人員之文件，應於當日編號登錄分送承辦單位。 （五）機密件應由機關首長指定之處理人員向總收文人員洽取總收文號填入該文件， 並在總收文登記表案由欄內註明密不錄由。 （六）承辦單位因故遺失業經收文編號之公文，經原發文機關補發後要求補辦收文手 續時，仍應沿用原收文日期及原收文號。 （七）電子交換收文人員於檢視來文無誤後，應收文登錄，並將相關電子檔與收文號 連結。

二十七、單位收發應注意事項如下： （一）各機關內部單位應視業務需要，指定專人擔任單位收發，並應與文書主管單位 及公文稽催單位保持密切聯繫，單位收發以設置1級為限。 （二）單位收發人員收到文書主管單位送來之文件，經點收並登錄後，立即送請主管 （或副主管）批示或依其授權分送承辦人員。 （三）承辦單位收受之文件，認為非屬本單位承辦者，應敘明理由經單位主管核閱後 ，即時由單位收發退回分文人員改分，或逕行移送其他單位承辦並通知分文人 員；受移單位如有意見，應即簽明理由陳請首長裁定，不得再行移還，以免輾 轉延誤。 （四）未經文書單位收文之文件，應登錄送由文書主管單位補辦收文登錄手續。 （五）會辦之文件，受會單位應視同速件，並依收發文程序辦理。 （六）經發文或核定存查之文件，應銷號。

四十一、編號、登錄應注意事項如下： （一）總發文人員對待發之公文，應詳加檢查核對，如有漏蓋印信、附件不全或受文 單位不符者應分別退還補辦。 （二）待發之文件，應按其性質依序編列發文字號及註明發文日期，如係機密件或有 時間性之文件，應分別標明，以引起受文機關注意。 （三）發文代字應冠以承辦單位之代字，承辦單位如為不固定機關或軍事機構，得另 以代字編定統一代號使用，此項代字均以於每年開始預為編定為原則，以便統 一使用。總發文字號每年更易 1次，年度中間如遇機關首長更動時，其編號仍 應持續不另更換。 （四）文號 11碼，前3碼為年度，中間7碼為流水號，最後1碼為支號，其中支號係供 作雙稿、多稿公文用。 （五）機密文件應由機關首長指定之人員處理，發文時先向總發文人員洽取發文字號 填入文中自行封發，並在總發文登記表案由欄內註明密不錄由，或以代碼或代 名表示。 （六）各機關之總發文登記格式，得視實際需要，自行決定。公文經編號發文後應依 序加以登錄。 （七）發文後之稿件，如承辦單位註明有先發後會或發後補判者，應退還承辦單位自 行處理。

四十四、歸檔應注意事項如下： （一）文書之歸檔，應依相關檔案法規辦理。 （二）收文經批存者，應區分永久保存或定期保存年限，由單位收發登錄後，得依各 機關公文處理程序辦理歸檔。 （三）發文後之原稿件，除承辦單位註明發後補判、發後補會者應退承辦單位自行辦 理後送檔案管理單位點收歸檔外，其餘稿件應隨同總發文登記表送檔案管理單 位簽收歸檔。 （四）簽稿應原件合併歸檔，若一簽多次辦稿，得影印附卷，並註明原簽所在文號。