三十一、承辦人員於辦稿時，請參考範例（見附錄6），分別填列下列各點： （一）「文別」：按照公文程式條例之類別及有關規定填列。 （二）「速別」：係指希望受文機關辦理之速別。應確實考量案件性質，填列「最速 件」、「速件」或「普通件」。 （三）「密等及解密條件或保密期限」：填「絕對機密」、「極機密」、「機密」、 「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註記。如非機密件，則不必填列。 （四）「附件」：請註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。 （五）「正本」或「副本」：分別逐一書明全銜，或以明確之總稱概括表示；其地址 非眾所周知者，請註明。機關內部得以加發「抄本（件）」之方式處理。 （六）「承辦單位」：於稿面適當位置註明承辦單位之名稱。 （七）「承辦人員」：由承辦人員於稿面適當位置簽名或蓋章，並註明辦稿之年月日 及時間。 （八）「收文日期字號」：於稿面適當位置列明「收文日期字號」，如數件併辦者， 應將各件之收文號一併填入（各件收文亦一併附於文稿之後）。 （九）「分類號」及「保存年限」：於稿面適當位置列明，並參照相關檔案法規之規 定填列。 （十）下列特殊處理事項，由承辦人員斟酌情形，於稿面適當處予以註明： 1.刊登電子公布欄、公報或通訊。 2.登報或公告，註明刊登報名、位置、字體大小、日期或揭示地點。 3.有時間性之文件，指明繕印發出或送達時間。 4.會銜稿件，書明各會銜機關抽存之份數。 5.發後補判或先發後會之註明。 6.指定寄遞方法或投遞人，並按公文內容、性質，選取電子交換方式。 7.指定公文收受人員或拆封之人員。 8.為提升公務溝通效率，承辦人員得於文稿中述明聯絡方式。 9.其他。 （十一）承辦人員辦稿時，處理附件之注意事項： 1.附件請檢點清楚，隨稿附送。 2.附件有2種以上時，請分別標以附件1、附件2、……。 3.附件除附卷者外，如係隨文附送，辦稿時，用「檢送」、「檢附」等字樣 。 4.如需以原本發出，而原本僅1份時，請註明：「原本隨文發出，抄本或影 印本存卷」。 5.如需以電子文件、抄本或影印本發出，辦稿時請書「附電子檔」、「抄送 」或「檢送○○影印本」等字樣，並註明「原本存卷，另以電子檔、抄本 或影印本發出」。 6.發文附件宜儘量用電子文件。 7.附件如不及或不能隨稿附送時，請註明「封發時，附件請向承辦人員或某 某洽取」字樣。 8.附件除隨文發出外，如尚有需要時，請註明「附件請多繕○○份，送○○ ○」。 9.有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，請註明「文先發，附件另送」 ，並與發文單位聯繫，洽知發文號碼，備於補送附件時註明。 （十二）承辦人員其他注意事項： 1.緊急事項請先以電話洽辦，隨即補具公文。 2.各機關如有請示案件，按其性質請主管單位研提意見。 3.簽稿送請核判如須附送參考資料或檔案且數量較多時，除標明附件號數外 ，並將重要處斜摺，露出上端或加籤條，以利查閱。 4.公文書或附件如係屬發文通報周知或需要收文機關轉發者，以登載於電子 公布欄為原則，附件以電子文件方式處理，避免層層轉送。 5.登載於電子公布欄之資訊，如對某些特定對象有所影響，或需其有所作為 者，可另以書函或結合電子目錄服務之電子郵遞方式，告知前述訊息，以 利其配合辦理。訊息中需明確告知登載之位址及內容概要。 6.承辦人員對適宜長期對外宣告之公文或其相關附件資料，應洽網站管理人 員長期登載。 7.來文內有極顯明之錯誤字句，應電洽改正，或於抄發時在文旁改正，如摘 敘入稿，則請逕行改正或避免錯誤之字句。

第三條
本法所稱政府資訊，指政府機關於職權範圍內作成或取得而存在於文書、圖畫、照片、磁 碟、磁帶、光碟片、微縮片、積體電路晶片等媒介物及其他得以讀、看、聽或以技術、輔 助方法理解之任何紀錄內之訊息。