第二條（公文程式之種類）
公文程式之類別如下： 一、令：公布法律、任免、獎懲官員，總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。 二、呈：對總統有所呈請或報告時用之。 三、咨：總統與立法院、監察院公文往復時用之。 四、函：各機關間公文往復，或人民與機關間之申請與答復時用之。 五、公告：各機關對公眾有所宣布時用之。 六、其他公文。 前項各款之公文，必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之。

十五、公文程式之類別說明如下： （一）公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」6種： 1.令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令 時使用。 2.呈：對總統有所呈請或報告時使用。 3.咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。 4.函：各機關處理公務有下列情形之一時使用： (1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 (2)下級機關對上級機關有所請求或報告時。 (3)同級機關或不相隸屬機關間行文時。 (4)民眾與機關間之申請或答復時。 5.公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使 用。 6.其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如： (1)書函： 甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。乙、代替過去之便 函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄 送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性 質不如函之正式性。 (2)開會通知單：召集會議時使用（格式如附件 1）。 (3)公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項 ，經通話後，發（受）話人如認有必要，可將通話紀錄作成2份，以1份送達 受（發）話人簽收，雙方附卷，以供查考（格式如附件2）。 (4)手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。 (5)簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示 、請求、建議時使用。 (6)報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；或機關所屬人員就 個人事務有所陳請時使用。 (7)箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用（箋函作法舉例見 附錄6）。 (8)聘書：聘用人員時使用。 (9)證明書：對人、事、物之證明時使用。 (10)證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。 (11)契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。 (12)提案：對會議提出報告或討論事項時使用。 (13)紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。 (14)節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用「敬陳者」，末署「 職稱、姓名」。 (15)說帖：詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門予以支持時使用。 (16)定型化表單。 （二）上述各類公文屬發文通報周知性質者，以登載機關電子公布欄為原則；另公務上 不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等，得以發送 電子郵遞方式處理。

二十五、編號、登錄應注意事項如下： （一）來文完成分文手續後即在來文正面適當位置標示收文日期及編號，並將來文機 關、文號、附件及案由摘要登錄於總收文登記表，分送承辦單位；急要公文應 提前編號登錄分送。 （二）總收文登記表之格式，得視機關實際之需要自行製作。 （三）總收文號按年順序編號，年度中間如遇機關首長更動時，其編號仍應持續，不 另更換。 （四）每日下班 2小時前送達總收文人員之文件，應於當日編號登錄分送承辦單位。 （五）機密件應由機關首長指定之處理人員向總收文人員洽取總收文號填入該文件， 並在總收文登記表案由欄內註明密不錄由。 （六）承辦單位因故遺失業經收文編號之公文，經原發文機關補發後要求補辦收文手 續時，仍應沿用原收文日期及原收文號。 （七）電子交換收文人員於檢視來文無誤後，應收文登錄，並將相關電子檔與收文號 連結。

七十八、各類公文之處理時限基準如下： （一）一般公文： 1.最速件： 1日（但緊急公文仍須依個案需要之時限內完成）。 2.速件：3 日。 3.普通件：6 日。 4.限期公文： (1)來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限辦理。 (2)來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾文中所訂期限者，該文得以普通 件處理時限辦理。 (3)變更來文所訂期限者，須聯繫來文機關確認。 5.涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需30日以上方可辦結之複雜案件， 得申請為專案管制案件。 6.專案管制案件或其他特殊性案件之處理時限，各機關得視事實需要自行訂定 。 （二）立法委員質詢案件：依據立法院職權行使法及「行政院及所屬各機關辦理答復 立法委員質詢案件處理原則」規定辦理。 （三）監察案件：依據「監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項」規定辦理。 （四）人民申請案件：應按其性質，區分類別、項目，分定處理時限，予以管制。 （五）人民陳情案件：依據行政程序法第 7章及行政院暨所屬各機關處理人民陳情案 件要點之規定辦理。 （六）訴願案件：應依訴願法之規定辦理。一般公文來文之處理速別與公文性質不符 者，得經由收文單位之主管或指定之授權人員核定後，調整來文處理速別。