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規範基礎

民政類 行政院 101.12.19. 院臺綜字第1010078030號
中央法規
  • 第二條(公文程式之種類)
    公文程式之類別如下: 一、令:公布法律、任免、獎懲官員,總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。 二、呈:對總統有所呈請或報告時用之。 三、咨:總統與立法院、監察院公文往復時用之。 四、函:各機關間公文往復,或人民與機關間之申請與答復時用之。 五、公告:各機關對公眾有所宣布時用之。 六、其他公文。 前項各款之公文,必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之。


  • 十五、公文程式之類別說明如下: (一)公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」6種: 1.令:公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令 時使用。 2.呈:對總統有所呈請或報告時使用。 3.咨:總統與立法院、監察院公文往復時使用。 4.函:各機關處理公務有下列情形之一時使用: (1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 (2)下級機關對上級機關有所請求或報告時。 (3)同級機關或不相隸屬機關間行文時。 (4)民眾與機關間之申請或答復時。 5.公告:各機關就主管業務或依據法令規定,向公眾或特定之對象宣布周知時使 用。 6.其他公文:其他因辦理公務需要之文書,例如: (1)書函: 甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。乙、代替過去之便 函、備忘錄、簡便行文表,其適用範圍較函為廣泛,舉凡答復簡單案情,寄 送普通文件、書刊,或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用,其性 質不如函之正式性。 (2)開會通知單:召集會議時使用(格式如附件 1)。 (3)公務電話紀錄:凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項 ,經通話後,發(受)話人如認有必要,可將通話紀錄作成2份,以1份送達 受(發)話人簽收,雙方附卷,以供查考(格式如附件2)。 (4)手令或手諭:機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。 (5)簽:承辦人員就職掌事項,或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示 、請求、建議時使用。 (6)報告:公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等;或機關所屬人員就 個人事務有所陳請時使用。 (7)箋函或便箋:以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用(箋函作法舉例見 附錄6)。 (8)聘書:聘用人員時使用。 (9)證明書:對人、事、物之證明時使用。 (10)證書或執照:對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。 (11)契約書:當事人雙方意思表示一致,成立契約關係時使用。 (12)提案:對會議提出報告或討論事項時使用。 (13)紀錄:記錄會議經過、決議或結論時使用。 (14)節略:對上級人員略述事情之大要,亦稱綱要。起首用「敬陳者」,末署「 職稱、姓名」。 (15)說帖:詳述機關掌理業務辦理情形,請相關機關或部門予以支持時使用。 (16)定型化表單。 (二)上述各類公文屬發文通報周知性質者,以登載機關電子公布欄為原則;另公務上 不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等,得以發送 電子郵遞方式處理。

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