第一條（公文之定義）
稱公文者，謂處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依本條例之規定辦理。

第二條（公文程式之種類）
公文程式之類別如下： 一、令：公布法律、任免、獎懲官員，總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。 二、呈：對總統有所呈請或報告時用之。 三、咨：總統與立法院、監察院公文往復時用之。 四、函：各機關間公文往復，或人民與機關間之申請與答復時用之。 五、公告：各機關對公眾有所宣布時用之。 六、其他公文。 前項各款之公文，必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之。

第三條（機關公文之蓋印或簽署）
機關公文，視其性質，分別依照左列各款，蓋用印信或簽署： 一、蓋用機關印信，並由機關首長署名、蓋職章或蓋簽字章。 二、不蓋用機關印信，僅由機關首長署名，蓋職章或蓋簽字章。 三、僅蓋用機關印信。 機關公文依法應副署者，由副署人副署之。 機關內部單位處理公務，基於授權對外行文時，由該單位主管署名、蓋職章；其效力與蓋 用該機關印信之公文同。 機關公文蓋用印信或簽署及授權辦法，除總統府及五院自行訂定外，由各機關依其實際業 務自行擬訂，函請上級機關核定之。 機關公文以電報、電報交換、電傳文件或其他電子文件行之者，得不蓋用印信或簽署。

第十三條（職務移交或離職人員檔案之移交）
公務員於職務移交或離職時，應將其職務上掌管之檔案連同辦理移交，並應保持完整，不 得隱匿、銷毀或藉故遺失。 前項規定，於民營事業企業機構移轉公營，或公營移轉民營者，均適用之。

十五、公文程式之類別說明如下： （一）公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」6種： 1.令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令 時使用。 2.呈：對總統有所呈請或報告時使用。 3.咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。 4.函：各機關處理公務有下列情形之一時使用： (1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 (2)下級機關對上級機關有所請求或報告時。 (3)同級機關或不相隸屬機關間行文時。 (4)民眾與機關間之申請或答復時。 5.公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使 用。 6.其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如： (1)書函： 甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。乙、代替過去之便 函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄 送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性 質不如函之正式性。 (2)開會通知單：召集會議時使用（格式如附件 1）。 (3)公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項 ，經通話後，發（受）話人如認有必要，可將通話紀錄作成2份，以1份送達 受（發）話人簽收，雙方附卷，以供查考（格式如附件2）。 (4)手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。 (5)簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示 、請求、建議時使用。 (6)報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；或機關所屬人員就 個人事務有所陳請時使用。 (7)箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用（箋函作法舉例見 附錄6）。 (8)聘書：聘用人員時使用。 (9)證明書：對人、事、物之證明時使用。 (10)證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。 (11)契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。 (12)提案：對會議提出報告或討論事項時使用。 (13)紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。 (14)節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用「敬陳者」，末署「 職稱、姓名」。 (15)說帖：詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門予以支持時使用。 (16)定型化表單。 （二）上述各類公文屬發文通報周知性質者，以登載機關電子公布欄為原則；另公務上 不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等，得以發送 電子郵遞方式處理。

十九、簽、稿之撰擬說明如下： （一）簽稿之一般原則： 1.性質： (1)簽為處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，分為下列2 種： 甲、機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長 官字樣。 乙、下級機關首長對直屬上級機關首長之「簽」，文末得用敬陳○○長官字 樣。 (2)「稿」為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。 2.擬辦方式： (1)先簽後稿： 甲、制定、訂定、修正、廢止法令案件。 乙、有關政策性或重大興革案件。 丙、牽涉較廣，會商未獲結論案件。 丁、擬提決策會議討論案件。 戊、重要人事案件。 己、其他性質重要必須先行簽請核定案件。 (2)簽稿併陳： 甲、文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。 乙、依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。 丙、須限時辦發不及先行請示之案件。 (3)以稿代簽為一般案情簡單，或例行承轉之案件。 （二）簽之撰擬： 1.款式： (1)先簽後稿：簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」3段式辦理。 (2)簽稿併陳：如案情簡單，可不分段，以條列式簽擬。 (3)一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬。 2.撰擬要領： (1)「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。 (2)「說明」：對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等 ，作簡要之敘述，並視需要分項條列。 (3)「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決 問題之方案。意見較多時分項條列。 (4)「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見，「擬辦」一段不重 複「說明」。 3.本手冊所訂「簽」之作法舉例，下級機關首長對直屬上級機關首長行文時應一 致採用，至各機關內部單位簽辦案件得參照自行規定。 （三）稿之撰擬： 1.草擬公文按文別應採之結構撰擬。 2.撰擬要領： (1)按行文事項之性質選用公文名稱，如「令」、「函」、「書函」、「公告」 等。 (2)一案須辦數文時，請參考下列原則辦理： 甲、設有幕僚長之機關，分由機關首長及幕僚長署名之發文，分稿擬辦。 乙、一文之受文者有數機關時，內容大同小異者，同稿併敘，將不同文字列 出，並註明某處文字針對某機關；內容小同大異者，用同一稿面分擬， 如以電子方式處理者，可用數稿。 (3)「函」之正文，除按規定結構撰擬外，並請注意下列事項： 甲、訂有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明。 乙、承轉公文，請摘敘來文要點，不宜在「稿」內書：「照錄原文，敘至某 處」字樣，來文過長仍請儘量摘敘，無法摘敘時，可照規定列為附件。 丙、概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等，列入「主旨」 ，不在「辦法」段內重複；至具體詳細要求有所作為時，請列入「辦法 」段內。 丁、「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達一意。 戊、文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之後可僅書「姓」，名 字則以「○○」表示。 己、須以副本分行者，請在「副本」項下列明；如要求副本收受者作為時， 則請在「說明」段內列明。 庚、如有附件，得在文內敘述附件名稱及份數；正、副本檢附附件不同時， 應於文內分別敘述附件名稱及份數。

四十、蓋印及簽署應注意事項如下： （一）各機關任何文件，非經機關首長或依分層負責規定授權各層主管判發者，不得蓋 用印信。 （二）監印人員如發現原稿未經判行或有其他錯誤，應即退送補判或更正後再蓋印。 （三）監印人員於待發文件檢點無誤後，依下列規定蓋用印信： 1.發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、考績通知書、聘書、訴願決定書、授 權狀、獎狀、褒揚令、證明書、執照、契約書、證券、匾額及其他依法規定應 蓋用印信之文件，均蓋用機關印信及首長職銜簽字章。 2.呈：用機關首長全銜、姓名，蓋職章。 3.函：上行文署機關首長職銜、姓名，蓋職章。平行文蓋職銜簽字章或職章。下 行文蓋職銜簽字章。 4.書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文，蓋用機 關或承辦單位條戳。 5.機關內部單位主管依分層負責之授權，逕行處理事項，對外行文時，由單位主 管署名，蓋單位主管職章或蓋條戳。 6.機關首長出缺由代理人代理首長職務時，其機關公文應由首長署名者，由代理 人署名。機關首長因故不能視事，由代理人代行首長職務時，其機關公文，除 署首長姓名註明不能視事事由外，應由代行人附署職銜、姓名於後，並加註代 行二字。機關內部單位基於授權行文，得比照辦理。 7.會銜公文如係發布命令應蓋機關印信，其餘蓋機關首長職銜簽字章。 （四）一般公文蓋用機關印信之位置，以在首頁右側偏上方空白處用印為原則，簽署使 用之章戳位置則於全文最後。 （五）公文及原稿用紙在2頁以上者，其騎縫處均應蓋（印）騎縫章。 （六）附件以不蓋用印信為原則，但有規定須蓋用印信者，依其規定。 （七）副本之蓋印與正本同，抄本（件）及譯本不必蓋印，但應分別標示「抄本（件） 」或「譯本」。 （八）文件經蓋印後，由監印人員在原稿加蓋監印人員章，送由發文單位辦理發文手續 。 （九）不辦文稿之文件，如需蓋用印信時，應先由申請人填具「蓋用印信申請表」，其 格式由機關自訂，惟內容應包括申請人簽章、蓋用印信之文別、受文者、主旨、 用途、份數及蓋用日期等項目，陳奉核定後，始予蓋用印信。 （十）監印人員應備置印信蓋用登記表，對已核定需蓋印之文件，應予登錄並載明（發 ）文字號，申請表應妥為保存，以備查考。登記表及蓋用印信申請表，於新舊任 交接時，應隨同印信專案移交。 （十一）監印人員對行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿，應核對其清單無誤後 ，方得於非電子交換公文蓋印，並循發文程序作業。