第二條（名詞定義）
本法用詞，定義如下： 一、政府機關：指中央及地方各級機關（以下簡稱各機關）。 二、檔案：指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。 三、國家檔案：指具有永久保存價值，而移歸檔案中央主管機關管理之檔案。 四、機關檔案：指由各機關自行管理之檔案。

第二條
本法第二條第二款所稱文字或非文字資料及其附件，指各機關處理公務或因公務而產生之 各類紀錄資料及其附件，包括各機關所持有或保管之文書、圖片、紀錄、照片、錄影（音 ）、微縮片、電腦處理資料等，可供聽、讀、閱覽或藉助科技得以閱覽或理解之文書或物 品。

第八條
各機關辦理定期保存檔案之銷毀，以每年一次為原則。已屆保存年限之檔案，各機關檔案 管理單位或人員應依檔案中央主管機關規定之格式製作檔案銷毀目錄，送會相關業務單位 表示意見，各單位認有延長保存年限之必要者，應簽註延長年限及理由。 前項檔案銷毀目錄，應記載下列事項： 一、年度號、分類號及案次號。 二、卷數 三、案名。 四、檔案產生者。 五、案卷內文件起迄日期。 六、保存年限；檔案保存年限經調整者，其原定保存年限及調整原因。 七、案情摘要。 八、其他經檔案中央主管機關指定事項。 機關檔案非以案卷層級著錄，而已依案件編目完成者，其檔案銷毀目錄，應記載下列事項 ： 一、檔號。 二、案名。 三、案由。 四、來（受）文者。 五、收文字號、發（來）文字號。 六、文件產生日期。 七、保存年限；檔案保存年限經調整者，其原定保存年限及調整原因。 八、其他經檔案中央主管機關指定事項。

第十條
本法第十二條第二項所定銷毀計畫，應包括下列事項： 一、擬銷毀檔案年度及數量。 二、擬銷毀檔案現在存放地點。 三、擬銷毀時間、地點及方式。 四、其他經檔案中央主管機關指定事項。 前項銷毀計畫及第八條檔案銷毀目錄，應依本法施行細則第十條第一項各款規定程序，函 送檔案中央主管機關審核。