第十二條
各機關對於本法施行前未屆滿保存年限之檔案，應辦理回溯編目建檔。 前項檔案屬永久保存者，應於本法施行後五年內完成；屬定期保存者，應於本法施行後七年 完成。

第四條
各機關移轉永久保存之檔案，以每年辦理一次為原則。屆滿移轉年限之檔案，移轉前各機 關應先辦理檔案保存價值鑑定，經鑑定仍具永久保存價值者，應編製檔案移轉目錄，併同 鑑定報告，依本法施行細則第十條第一項各款所定程序，函送檔案中央主管機關審核。 前項目錄應記載下列事項： 一、年度號、分類號、案次號。 二、卷數。 三、案名。 四、檔案產生者。 五、案卷內文件起迄日期。 六、屬機密檔案者，其機密等級。 七、案情摘要。 八、檔案經微縮、電子或其他方式儲存者，其儲存媒體型式。 九、其他經檔案中央主管機關指定事項。 機關檔案非以案卷層級著錄，而已依案件編目完成者，其檔案移轉目錄，應記載下列事項 ： 一、檔號。 二、案名。 三、案由。 四、來（受）文者。 五、文件產生日期。 六、有附件者，其名稱及數量。屬機密檔案者，得不著錄附件名稱。 七、屬機密檔案者，其機密等級。 八、檔案經微縮、電子或其他方式儲存者，其儲存媒體型式。 九、其他經檔案中央主管機關指定事項。 檔案移轉目錄格式，由檔案中央主管機關另定之。

第八條
各機關辦理定期保存檔案之銷毀，以每年一次為原則。已屆保存年限之檔案，各機關檔案 管理單位或人員應依檔案中央主管機關規定之格式製作檔案銷毀目錄，送會相關業務單位 表示意見，各單位認有延長保存年限之必要者，應簽註延長年限及理由。 前項檔案銷毀目錄，應記載下列事項： 一、年度號、分類號及案次號。 二、卷數 三、案名。 四、檔案產生者。 五、案卷內文件起迄日期。 六、保存年限；檔案保存年限經調整者，其原定保存年限及調整原因。 七、案情摘要。 八、其他經檔案中央主管機關指定事項。 機關檔案非以案卷層級著錄，而已依案件編目完成者，其檔案銷毀目錄，應記載下列事項 ： 一、檔號。 二、案名。 三、案由。 四、來（受）文者。 五、收文字號、發（來）文字號。 六、文件產生日期。 七、保存年限；檔案保存年限經調整者，其原定保存年限及調整原因。 八、其他經檔案中央主管機關指定事項。

三、檔案著錄包括案件及案卷二層級。但檔案回溯編目得以案卷層級著錄 。 前項案件層級之著錄，於編案時辦理；案卷層級之著錄，於所涉案情 半年內未繼續辦理時為之。