六十一、登記員接到承辦人員陳核（判）文件時應依下列規定辦理： （一）有來文（收文號）者：登錄公文陳核（判）送件處理，並列印陳核（判）送 件簽收清單（格式如附件十三）二份，送簽稿收發人員簽章一份退回備查。 （二）無來文（創稿或創簽）者：先予創號登錄，並將所創文號加蓋於稿面上或黏 貼文號條碼，再比照前款陳核程序辦理。

六十五、簽稿收發人員對各單位所送之簽稿及提陳文件，應依原送公文登記簿或陳核（判） 送件簽收清單所載逐件點清，簽章後交還。

八十八、承辦人員辦稿時，應於稿面填列下列各項：（參見附錄八等） （一）「文別」：按照公文程式條例之類別及有關規定填列。 （二）「速別」：係指希望受文機關辦理之速別，應確實考量案件性質，填「最速 件」或「速件」或「普通件」。 （三）「密等及解密條件或保密期限」：填「絕對機密」、「極機密」、「機密」 、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註記。 （四）「附件」：請註明內容名稱、媒體型式、數量或其他有關字樣。 （五）「正本」或「副本」：應分別逐一書明全銜，或以明確之總稱概括表示；其 地址非眾所週知者，請註明。機關內部得以加發「抄件」之方式處理。 （六）「承辦人員」：由承辦人員於稿面簽署欄之適當位置蓋章（參見附錄七）， 並註明辦稿之月日時分。 （七）「收文字號」：將總收文號填列於發文字號項下，如數件併辦者，則只將首 件之收文號填入（各件收文附於文稿之後）。如無收文之創稿，則填一「創 」字於稿面左上方適當位置。 （八）「檔號」及「保存年限」：於稿面右上方適當位置列明。「保存年限」參照 檔案保存年限之規定填列，如有漏填，由收發或核（閱）稿人員退請補填。 （九）其他：如機關地址、聯絡方式或其他與文書處理、檔案管理有關之相關註記 。

九十一、承辦人員擬稿應注意事項如下： （一）擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明、扼要為準。 （二）引敘來文或法令條文，以扼要摘敘，足供參證為原則。如必須引用全文，宜 以抄件或影印附送。 （三）各種名稱如非習用慣見，不宜省文縮寫。如遇譯文且關係重要者，應以括弧 加註原文，以資對照。 （四）文稿表示意見，應有負責態度，或提出具體意見，供受文者抉擇，不得僅作 層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。 （五）擬稿應以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文答復。 （六）文稿內有重要性之數字，依本府橫書公文數字書寫規定。 （七）引敘原文其直接語氣均改為間接語氣，如「貴」「鈞」等應改為「本」「該 」等。 （八）法規之制（訂）定、修正，於公（發）布或轉發時，應於法規名稱之下註明 公（發）布、核定或修正日期及文號。 （九）簽，應載明年月日時分、簽辦單位、聯絡電話。 （十）擬辦復文或轉行之稿件，應將來文機關之發文日期及字號敘入，俾便查考。 （十一）案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文。 （十二）辦稿應用規定格式，並須保持完整，不宜以剪貼方式代替。 （十三）文稿內有多個機關名稱須同時出現時，應按照既定機關順序，由左而右依 序排列，不得以併排方式處理。 （十四）文稿如有添註塗改，須於添改處蓋職名章。 （十五）文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字，除法規條文依照中央法規標準 法之書寫規定外，餘應另列縮格以全形書寫，（）以半形為一、二、三、 ......，(一)(二)(三).......，1.2.3.........，(1)(2)(3)......上下 左右空隙，應力求勻稱，以資醒目。 （十六）內文中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之；阿拉伯數字 、外文字母及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。 （十七）文稿有二張以上者，須裝訂妥當，並於騎縫處加蓋（列印）騎縫章或職名 章，同時於每頁之下方加註頁碼。

一０五、承辦人員其他應注意事項如下： （一）緊急事項得先以電話洽辦，隨即補具公文。 （二）凡請示、核備、通知、催辦及得以簡明文字答復之例行案件，應利用定型化 公文。 （三）公文書或附件需要收文機關轉發者，應儘量附送電子檔案。但附件可由收文 者自行於網站下載者，得請受文者自行下載，以節耗費而爭時效。 （四）來文內有極顯明之錯誤字句，應電洽改正，或於抄發時在文旁改正。如摘敘 入稿，則逕行改正或避免錯誤之字句。 （五）登載電子公布欄之文書，如對某些特定對象有所影響，或需其有所作為時， 應另以書函或電子郵件，告之登載位置及內容概要，以利其配合辦理。

一０六、承辦人員對公文內容背景應確實明瞭，經擬辦後，應即分別按其性質放入公文夾遞 送主管審核或核定。如與其他機關或單位有關者應先行協調會商，並依下列規定辦 理。 （一）如果有涉及其他機關或單位權責時，雙方承辦人員應先行溝通協調，如無法 解決，再由主管與主管協調，並應本相互尊重對方立場共同研商解決處理， 未經溝通協調前，不得簽請召開會議商討。如有涉及數個機關或單位權責雖 經協調仍無法解決時，應先簽提本府主任秘書會報討論，如仍無法解決時， 再提請市政會議討論解決，經決定作成紀錄後，不再送會。但主辦單位應將 會議紀錄隨同原案逕行敘稿陳核（判），並以副本分行有關機關或單位。 （二）協調會商方式，應依問題之繁簡難易及案件之輕重緩急，就下列各目選用之 ： 1.以電話洽詢或面洽並記錄備查。 2.以簽稿送會有關機關或單位，其送會機關或單位較多者，宜採用簽稿會核 單（格式如附件十八），會銜公文採用會銜公文會辦單（格式如附件十九 ）。 3.提例會討論。 4.約集有關機關或單位人員定期舉行會議商討。 5.臨行約集有關機關或人員會商。 6.自行持稿送會。 7.以書函洽商。 （三）送會案件，主辦機關或單位應先敘明本機關或單位就該案具體意見，再行送 會。未敘明者，受會機關或單位得予退回。 （四）各機關會請法規會表示意見案件，如簽會數機關時，應將法規會列於最後會 辦機關。但情況急迫，須同時簽會數機關者，不在此限。

一０八、文書陳核（判）時應依下列規定辦理： （一）文書之陳核（判），應於文稿規定位置蓋章（簽稿併陳者，簽稿均應蓋章） ，其權責區分如下： 1.初核者係承辦人員之直接主管。 2.複核者係承辦人員直接主管之上級核稿者。 3.會核者係與本案有關之主管人員 （如無必要則免送會）。 4.決行者係依分層負責規定之最後決定人。 （二）陳核（判）之文件如未簽擬意見，應交還重擬，再行陳核（判）。 （三）承辦人員擬有二種以上意見備供採擇者，首長或主管應明確擇定一種或另批 處理方式，不可作模稜兩可之批示。 （四）重要文稿之陳核（判），應由承辦人員或單位主管親自遞送。

一０九、核稿應注意事項如下： （一）核稿人員對案情不甚明瞭時，可隨時洽詢承辦人員，或以電話詢問，避免用 簽條往返。 （二）核稿時如有修改，應注意勿將原字句塗抹，僅加勾勒，從旁添註，並於修改 處蓋職名章。 （三）上級主管對於下級簽擬或經辦之稿件，認為不當者，應就原稿批示或改正， 不宜輕易發回重擬。 （四）核稿人員對於承辦人員所填稿件之機密性、時間性或重要性，認為不當時， 得予改定並蓋職名章。 （五）兼任數項核稿職務者，同一文稿，以核閱一次為限。

一一一、決行應注意事項如下： （一）文稿之決行按分層負責之規定處理。 （二）注意每一文稿之內容，各單位間文稿有無矛盾、重複及不符等情形。 （三）對陳核（判）之文稿，認為無繕發必要尚須考慮者，宜作「不發」或「緩發 」之批示。 （四）決行時，如有疑義，應即召集承辦人員及核稿人員研議，即時決定明確批示 。 （五）以首長授權之職名章（即甲、乙、丙、．．．章）蓋章決行時，本人核稿處 亦應蓋本人職名章。其他介於首長與本人間之各級長官授權職名章則毋須加 蓋。 （六）核稿人員代理決行者決行文稿時，應於決行處蓋本人職名章，並於蓋章處右 側加一「代」字，本人核稿處毋需再行蓋章。 （七）承辦與決行同為一人時，應在決行處蓋章並加註「兼代為決行」，承辦人員 原處無需蓋章。

一一二、回稿、清稿、複閱應注意事項如下： （一）稿件於送會或陳核（判）過程中，如改動較多或較為重大者，會核或核決人 員宜退回承辦人員閱後，再行送繕。 （二）文稿增刪修改過多者，應送還承辦人員清稿，清稿後應將原稿附於清稿之後 ，再陳核（判）。其已會核會簽者，不必再會核簽。 （三）機關首長批示，如有不同意見或指示事項，可依陳核（判）反順序依次複閱 ，或列印批示之內容，提供複閱。

一一五、校對應注意事項如下： （一）待發之公文應由校對人員或承辦人負責校對，校對時應注意公文之格式、內 容、標點符號與原稿是否相符。 （二）機密及重要文件，應指定專人負責校對。 （三）校對人員發現待發之公文有嚴重錯誤時，應退回重新處理。紙本公文本之改 正，應於改正處加蓋校對章。 （四）校對人員如發現原稿有疑義或有明顯誤漏之處，應洽承辦人員予以改正；文 內之有關數字、人名、地名及時間等應特加注意校對。 （五）公文校對完畢，應先檢查受文者及附件是否相符齊全，若文件在二張以上， 須於騎縫處加蓋（印）騎縫章，再於原稿加蓋校對人員章，將文稿登錄後連 同送校發文簽收清單送監印人員蓋印。 （六）重要公文及重要法案承辦人員應先校對，嗣複校後再送發。

一三七、簡化文書手續應注意事項如下： （一）外收發與內收發非屬必要，應合併辦理。 （二）定期表報、私誼交際文電及其他不涉及公務之文件，均不必編列收發文號， 可另用送文簿（單）遞送。 （三）編號登記之簡化： 1.除總收發應摘由登錄外，其他歷程中只登錄文號，不必錄由。 2.公文書應一文一號，總收發所編號碼，應在本機關內統一沿用。 3.收發文編號使用之代字，應以適用為度。 4.電報發文應以四位阿拉伯數字代表月日（如六月十八日為0618）。 （四）文稿核會之簡化 1.上一層級已於擬辦時核可者，其文稿內容如未違反原擬辦之意旨，應由次 一層級代判，不必再送上級判行。 2.急要文書，高級主管人員應儘量自行辦稿，以節省核轉之時間及手續。 3.彙存或彙辦之案件，承辦人員應於首件來文之文末左下適當空白處，簽明 必須彙存或彙辦之理由，陳送核批以後，續收之同案文件，即逕由承辦人 員註明彙存或彙辦，不必逐件擬辦陳核（判）。 4.利用業務會報商討涉及二個單位以上之案件，經作成決定後再辦，以減少 公文簽會手續。 5.會商或會稿儘量以電話或當面行之。 6.特急文件需會辦者，應逕行面洽，儘量避免登記、遞送、承辦等手續。 7.各機關辦理本機關函稿時，陳核(判)流程中得將非主管人員核稿部分簡略 ，由各機關自行彈性處理；若擬維持由非主管人員核稿，則應儘量縮減核 稿層級。 8.本府二級機關辦理府稿或局處稿時，為達充分尊重二級機關首長之職責與 權限，並加強分層負責之執行，應逕送一級機關主任秘書層級核稿（惟若 業務性質確實需要，可由主任秘書斟酌加會一級機關相關科室之承辦人員 及直屬主管）。 （五）會簽、會稿、會文，如係分層負責明細表授權業務範圍，由被授權層級（職 名章）核決，並註明「代決」，即可送、退會，不必對等層級或陳首長核決 。 （六）簽、稿、文，其須事先徵求意見，以為擬簽、敘稿、辦文之依據者，應先送 會。如僅是知會性質、或合於法令規定、或依慣例辦理，已先面洽或電話洽 商，予以敘明者，得免送會。其內容廣泛，須送會二個以上單位或機關者， 應以傳真或影印同時分會。會辦單位有歧見時，主辦單位應負責協調解決後 ，再行陳核（判）。 （七）緊急簽、稿、文，如非方針、計畫、目標等政策性及人事任免與有爭議性之 案件，得不受分層負責授權規定之限制，適用下列緊急程序，為必要之處理 ： 1.先發補陳：次一層人員於文稿得註明「先發補陳」之決行，俟發文後，稿 退登記桌補陳核閱，再行歸檔。 2.先發補會：決行者或次一層人員於文稿得註明「先發補會」之決行，俟發 文後，稿退登記桌送會或陳核（判），再行歸檔。 3.先決補陳：次一層人員於簽、稿、文得為「先決補陳」之核、決，並註明 「補陳」字樣，於敘稿後一併陳核（判），或另行補陳核閱。 4.先陳補核：上一級公出不在，次一級人員，得在簽、稿、文本人核章上方 註明「先陳補核」字樣，先越級上陳，再另補核章。 5.先陳補會：承辦人員得在會簽、會文處註明「先陳補會」字樣，即可先上 陳，或會辦機關（單位），遇有上一級人員公出不在，得適用「先陳補核 」之規定，先越級上陳，再另補核章。 （八）非分層負責授權業務，如預計後續有相同之案件，得於首案或之後敘明，經 首長核准，後續案件，即由次一層決行，並註明「依例決行」字樣。但有情 事變更者，不適用之。其對外行文時，如以機關名義，由首長署名者，應另 繕打（加蓋）「○○局局長○○○決行」或「本案由業務主管決行」字樣。 （九）行文之簡化，緊急公文得不依層級之限制，越級行文。

一四一、各機關因處理文書之需要，得依下列規定自行刊刻章戳，分交各有關單位或人員使 用： （一）章戳：木（角）質或用橡皮刻製，以長方形為原則，用正楷或宋體字，刻機 關（單位）全銜。於書函、開會通知單等用之。（格式如附件二十七）（二 ）簽字章：木質或用橡皮刻製，依機關首長、副首長及幕僚長等之親筆簽名 刻製，對外行文時用之。 （三）鋼印：鋼製、圓形，刻鑄機關全銜（並得刻鑄機關全銜之英文名稱），其圓 周直徑以不超過五公分為限，於職員證、證書、證券等證明文件上用之。 （四）校對章：角質用篆字、隸書或正楷，刻機關全銜或簡稱，並加「校對章」字 樣，於文書校對或改正時用之。 （五）騎縫章：款式與校對章同，並加「騎縫章」字樣，於公文、附件或契約黏連 處用之。 （六）收件章：用橡皮刻製、刻機關全銜，並加「收件之章」字樣，附日期及時間 ，於收受文件時用之。 （七）職名章：以正楷或隸書，由左至右刻製職稱、姓名。 1.職名章，分下列三種： 　 (1)機關首長、副首長暨主任秘書用，應刻機關全銜職稱及姓名。 　 (2)機關第二層主管，刻單位名稱及職稱姓名。 　 (3)其他核閱人員及承辦人員，刻職稱姓名。 2.各機關首長職名章，得視業務需要，增刻一至三顆為原則，必要時可增減 之。科室主管職名章，在其職權範圍內，得增刻一至二顆，增刻之職名章 以「甲」、「乙」、「丙」等之順序區別之，授權專人劃分權責，使用保 管，並同負行政與法律責任。 3.職名章：應按規定之內容尺寸刻製（格式如附件二十八）。 4.各級人員職名章，應由人事單位報請機關首長核定後製發，並拓模一份存 查。其補發者，亦同。 5.職名章如有遺失或非正常使用之損毀，應由人事單位簽報機關首長查明處 分後補發。 6.各機關人員如有異動，應將使用之職名章截角送人事單位註銷。 （八）電子文件章：由左至右，於收發電子文件時蓋用之（格式如附件七）。 （九）其他需用之章戳，其字型、材質、尺寸及形狀，由各機關依需要自行刊刻。

一四三、各機關公文蓋用印信及簽署應依下列規定辦理：（蓋印位置如附錄八） （一）各機關任何文件，非經機關首長或依分層負責規定授權各層主管判發者，不 得蓋用印信。 （二）監印人員如發現原稿未經判行及未蓋校對人員章或有其他錯誤，應即退送補 判或更正後再蓋印。 （三）監印人員於待發文件檢點無誤後，依下列規定蓋用印信： 1.發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、聘書、訴願決定書、授權狀、獎 狀、證明書、執照、契約、證券、匾額及其他依法令規定應加蓋用印信之 文件，均蓋用機關印信及首長職銜簽字章。 2.呈：署機關首長全銜、姓名，蓋職章。 3.函：上行文署機關首長職銜、姓名、蓋職章。平行文蓋職銜簽字章或職章 。下行文蓋職銜簽字章。 4.書函、開會通知單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文，蓋用機關或 承辦單位條戳。 5.機關內部單位主管依分層負責之授權，逕行處理事項，對外行文時，由單 位主管署名、蓋單位主管職章，或蓋條戳。 6.機關首長出缺由代理人代理首長職務時，其機關公文應由首長署名者，由 代理人署名。機關首長請假或因故不能視事，由代理人代行首長職務時， 其機關公文，除署首長姓名註明不能視事之假別或事由外，應由代行人附 署職銜，姓名於後，並加註代行二字。機關內部單位基於授權行文，得比 照辦理。 7.會銜公文如係公（發）布命令應蓋機關印信，其餘蓋機關首長職銜簽字章 。 （四）一般公文蓋用機關印信之位置，以在首頁右側偏上方空白處用印為原則；簽 署使用之章戳則位於全文最末處。 （五）公文及原稿用紙在二張以上者，其騎縫處均應蓋（列印）騎縫章。 （六）附件以不蓋用印信為原則，其有規定須蓋用印信者，從其規定，由承辦人員 持往辦理，或於應用印之附件上黏貼明顯見出標籤提示之，其未標示者，視 為不必用印。 （七）副本之蓋印與正本同，抄本或譯本不必蓋印，但應示「抄本」或「譯本」。 （八）文件經蓋印後，由監印人員在原稿首頁指定位置處加蓋監印人員章，並在公 文送校發文簽收清單上簽章註明月日時分後，送由發文人員辦理發文手續。 （九）不辦文稿之文件，如需蓋用印信時，應先由申請人填具「蓋用印信申請表」 （格式如附件二十九），陳奉核定後，始予蓋用印信。 （十）監印人員應備置印信蓋用登記簿，對已核定需蓋印之文件，應予登記並載明 收（發）文字號，申請表應妥為保存，以備查考。登記簿及蓋用印信申請表 ，於新舊任交接時，應隨同印信專案移交。 （十一）依公司法組織之市營事業機構，使用圖記，不發職章，其上行文簽署，蓋 用負責人私章。

一五六、一般公務機密文書之簽辦應注意事項如下： （一）擬辦一般公務機密文書，於陳核（判）或會辦過程，由承辦人員或各級主管 指定人員親自持送，必要時得以「密件袋」（如附件三十一）封裝方式辦理 ；如須與機關內有關單位會辦時，其會辦程序及內容應作成書面紀錄附卷。 （二）各級主管於核判一般公務機密文書時，對所核列之機密等級、保密期限及解 除機密條件是否適當，應一併核定之。 （三）一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製，除辦理該機密業務者外，以 經單位主管以上人員同意者為限。但有下列情形之ㄧ者，不得同意： 1.有事實足認有洩密之虞。 2.無知悉、持有、使用或複製之必要。

一五八、一般公務機密文書應與非機密文書之檔案分別保管，歸檔時應以「機密文書專用封 套」（如附件三十一之一）密封後，存放於具安全防護功能之金屬箱櫃，裝置密鎖 並經常檢查。 保管人員調離職務時，應將所保管之機密文書，逐項列冊點交單位主管或其指定人 員。一般公務機密文書經解密後應照普通案件放置保管。

一六九、本府公文依性質區分為： （一）人民申請案件：指本府人民申請案件處理時限表中所列項目或經本府核定或 人民依法規申請者之案件。 （二）人民陳情案件：民眾以書面、言詞、電傳或其他電子文件反映，而經由上級 交辦、其他機關函送或直接向本機關陳述有關本市市政興革之建議、行政法 令查詢、行政違失之舉發或行政上權益之維護等具體陳情之案件。 （三）行政救濟案件： 1.本府各主管機關（原處分機關）受理人民向本府提起訴願之案件。 2.本府各主管機關（原處分機關）接獲行政法院函送之人民提起行政訴訟之 案件。 3.本府訴願審議委員會負責審理人民不服本府各主管機關（原處分機關）所 為行政處分而提起訴願之案件。 （四）一般公文： 1.專案案件：包括計畫、研究、法規、法令解釋、控案、糾紛案、調查、鑑 定等涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，並需三十日以上辦結者。 2.限期案件： (1)來文或依規定訂有時限之公文。 (2)特殊性案件：如涉及法令、調查或實地訪查始能辦理之通案性案件，可 依實際需要擬定處理時限，並報府核定，該處理時限不得超過二十日。 (3)原行政處分經撤銷後，原行政處分機關須重為行政處分者之案件。 (4)收受開會、會勘通知等訂有開會日期之公文。 (5)其他非屬前述之案件。

一七０、各類公文處理時限，除法令另有規定者外，依下列規定： （一）一般公文： 1.最速件：一個工作日。 2.速件：三個工作日。 3.普通件：六個工作日。（如屬開會、會勘等各項紀錄，承辦單位應於開會 、會勘之次日掛號，三個工作日內陳核，六個工作日內發送有關單位） 先簽辦而後擬稿送判（含本機關、上級機關及府層級）之一般公文（含最 速件、速件、普通件），其處理時限得由原規定時限延長三分之二倍（不 足一日則以一日計算）。 非屬先簽後稿案件，本府所屬一級機關陳送至府層級核判之一般公文（含 最速件、速件、普通件），其處理時限得由原規定時限延長三分之一倍（ 不足一日則以一日計算）；本府所屬二級機關陳送至府層級核判之一般公 文（含最速件、速件、普通件），其處理時限得由原規定時限延長二分之 一倍（不足一日則以一日計算）。 4.限期案件：各機關來文訂有處理時限者，依來文所訂時限處理，其處理時 限包含假日。 (1)受文機關所收限期案件時，已逾文中所訂時限者，該文以普通件處理時 限管制。 (2)來文訂有不同處理時限：以最後時限為預定結案日期，其間發文以原文 號附號方式處理，惟來文所訂時限為定期例行填報者（如月報、年報等 ），於第一次填報時即以原文號發文結案。 (3)變更來文所訂時限者，應於原處理時限內聯繫來文機關並獲同意，以書 面確認（如公務電話紀錄）。 (4)原行政處分經撤銷後，原行政處分機關須重為行政處分者，應於訴願決 定書或判決書指定期間內為之，以書面告知受理訴願機關，並副知本府 研考會。若未指定處理期間者，原處分機關應於收到訴願決定書或判決 書後三十日內辦結。 (5)開會、會勘通知等，應正式收文編號，並以收文日期之次日起算至開會 當日為處理之時限，此類具時效性之通知，收文單位應即分辦。 5.訴願決定及行政法院判決駁回之決定書、裁判書、訴願書及行政訴訟書狀 之副本、機關間訴願及行政訴訟案件相互查詢資料等，各機關研考單位（ 或人員）不予列管，依一般公文之普通件處理時限辦理。 6.專案案件： (1)包括計畫、研究、法規、法令解釋、控案、糾紛案、調查、鑑定等涉及 政策、法令或需多方會辦、分辦，並需三十日以上辦結者，由承辦人員 於原預定結案日期屆滿前，於公文系統線上提出申請（如附件三十三： 專案案件申請表及作業流程圖如附件三十三之一），擬定處理時限，詳 細敘明理由，上傳作業流程圖，由其單位主管詳實審核，並會研考單位 審核，經機關首長核准後，列入管制，如承辦人員擅自變更處理時限， 其主管應負連帶責任。 (2)每一專案案件依業務性質得有不同處理時限，惟一次申請之處理時限不 得超過六個月。 (3)因案件數量眾多，且符合前述專案案件之規定者，可以通案方式一次簽 請機關首長核准，不必個別逐一提出申請。惟應定期檢討辦理。 (4)專案案件應由主管單位定期提報執行情形至結案為止。 (5)未依前述規定申請及管制者均需計算其處理日數並列為普通件統計。惟 單位主管以上人員另有書面批示者不在此限。 (6)限期案件、人民申請案件、人民陳情案件及行政救濟案件均不得申請專 案案件。 （二）人民申請案件： 1.除法規另有規定外，應按各事項類別，訂定處理期間公告之。未依前項訂 定處理期間者，其處理時限為二個月。 2.除經本府核定外，依「本府人民申請案件處理時限表」規定時限處理。 （三）人民陳情案件： 1.除法令另有規定或經本府核定外，依「臺北市政府及所屬各機關受理人民 陳情案件注意事項」規定時限處理。 2.因內容複雜、數量眾多，需一定處理程序及時限之通案者，得由承辦單位 簽經機關首長核定，惟不得超過三十日，並須知會本府研考會，且應定期 檢討辦理。 3.人民陳情案件有下列情形之一者，得不予處理： (1)無具體之內容或未具真實姓名或住址者。 (2)同一事由，經予適當處理，並已明確答覆後，而仍一再陳情者。 (3)非主管陳情內容之機關，接獲陳情人以同一事由分向各機關陳情者。 （四）行政救濟案件： 1.由本府管轄之訴願案件，各機關於收受訴願書後，應於五日內檢具訴願書 原本陳報本府訴願審議委員會列管。如訴願書同時對二個以上機關所為處 分表示不服者，收受機關應即以影本分送其他機關辦理。 2.原處分機關受理人民向本府提起訴願之案件，應依訴願法第五十八條第二 項規定辦理重新審查程序，審查結果，認訴願為有理由者，得自行撤銷或 變更原行政處分，並陳報訴願會；認訴願為無理由者，應於二十日內附具 答辯書，並將必要關係文件送於訴願會。 3.各機關收受行政訴訟起訴狀，應確實於行政法院規定之時限內，向行政法 院提出答辯狀，若未指定者，原處分機關應於接到行政訴訟起訴狀後二十 日內辦結。 4.審理人民不服本府各主管機關（原處分機關）所為行政處分而提起訴願之 案件，其處理時限依訴願法規定辦理。 前項第一款速別之擬定，發文機關承辦人員應確實區分，各級核稿人員應嚴加審核 ；來文之處理速別與公文性質不符者，承辦人員需於線上提出修正申請，經由收文 、承辦單位之主管或指定之授權人員核定（文件首頁上同時蓋章核定），調整來文 處理速別；其他公文性質及時效修正，承辦人員可逕洽文書（或研考）人員執行線 上修正。 第一項各款規定公文處理時限之管制，除一般公文之限期案件、專案案件、人民申 請案件、行政救濟案件或其他法令另有規定外，均不含假日。 機關間移文及機關內改分作業均應於八小時內完成。 一般公文來文中所標示之內容均係針對行文之正本機關而言，行文之副本機關如文 中未另行訂定處理時限或要求有所作為者，副本收受機關其處理時限一律以普通件 （六個工作日）辦理。 公文處理時限之末日如為假日者，則以該日之次一工作日為時限之末日。

一七一、有關機關間會辦案件及機關內各單位間會辦案件之處理方式如下： （一）機關間會辦案件 1.送會機關 (1)對案情複雜或特殊性案件，如需調查、多方協調、研處，且預估需長時 間處理者，應以書函或便箋預述答復期限方式送達對方。 (2)對未以書函或便箋預述答復期限方式辦理之案情複雜或特殊性會辦案件 ，如受會機關無法於速件期限內回覆者，經其聯繫可依實際作業需要同 意延長處理期限。 (3)對受會機關無法於速件期限內回覆亦未獲聯繫變更處理期限，且已逾十 個工作日尚未退會之案件，除應持續查催聯繫外，受會機關如為本府所 屬各附屬機關，應以發函方式催辦外，並同函副知受會機關之上級機關 加以督促；如為本府所屬各一級機關則以發函方式催辦受會機關外，並 同函副知本府研考會加以列管追蹤。 2.受會機關 (1)對未擬預訂期限之一般會簽、會稿案件，均應以速件管制（處理期限為 三個工作日），並儘速於期限內辦結退會。 (2)對案情複雜或特殊性案件，如需調查、多方協調、研處，且預估需長時 間處理而無法於速件期限內回覆者，可聯繫送會機關並獲同意據以變更 原處理期限，惟須填具公務電話紀錄表一式二份，一份傳送會機關，一 份留受會機關。 (3)順會時，受會機關應依主簽機關所定之會辦次序依序完成送（退）會作 業，或洽請主簽機關修正會辦次序；未經主簽機關同意，既定順序之受 會機關不得自行移送其他受會機關先行會辦。 （二）機關內各單位間會辦案件 1.送會單位 (1)對案情複雜或特殊性案件，送會前應先協調受會單位。 (2)對已逾期三個工作日尚未退還之案件，除應持續查催聯繫外，並應告知 機關高階核稿人員加以督促，同時知會研考單位列入管考。 2.受會單位 (1)對一般會簽、會稿案件之處理期限，係以公文夾顏色做為機關內部傳送 速度之區分： 甲、綠色：議員質詢案用（單位隨到隨閱）。 乙、紅色：最速件用（單位會簽會核時限一小時）。 丙、黃色：機密文書用（單位會簽會核時限一小時）。 丁、藍色：速件用（單位會簽會核時限二小時）。 戊、白色：普通件用（單位會簽會核時限四小時）。 (2)對案情複雜或特殊性之案件，如未能於規定期限內完成退會，應先行通 知送會單位。

一七二、各機關承辦人員及單位主管（或指定授權人員）應每日登入公文系統「訊息通知」 執行公文查催；如有展期申請催辦通知，承辦人員應即時於公文系統辦理線上展期 申請： （一）第一次展期日數由基層主管核准，但不得超過原預定結案日期一倍。 （二）第二次以後之展期日數，依案件實際需要提出申請，由各機關主任秘書以上 人員核准，但歷次展期累計超過三十日以上時，應由機關首長核准，並會知 研考單位列入管制。 （三）一般公文之彙辦案件及機關間會辦案件，於等待彙整及機關間會辦期間，得 不辦理展期，經扣除日數作業後，應依新的處理時限進行管制。 （四）限期案件及機關間會辦案件如未與來文機關聯繫，或未獲同意變更原處理期 限者，應辦理展期手續，並以逾期案件統計。 （五）專案案件之展期，應由機關首長核准，並會知研考單位列入管制，其辦理程 序準用專案申請之規定，於公文系統線上提出。 （六）人民申請案件如未能於應處理期間辦結者，得於原處理期間之限度內延長之 ，但以一次為限。並應於原處理期間屆滿前，將延長之事由通知申請人；如 須受理民眾補正時，於等待期間得不辦理展期，經扣除日數作業後，應依新 的處理時限進行管制。 （七）人民陳情案件未能於處理期間辦結者，除依規定辦理展期外，如未能在三十 日內辦結時，應將辦理情形及延期理由先行告知陳情人：如處理過程中須等 待相關資料或或層轉核釋時，於等待期間得不辦理展期，經扣除日數作業後 ，應依新的處理時限進行管制。 （八）各機關（原處分機關）辦理中央各部、會、行、處、局、署、本府之訴願決 定及行政法院判決撤銷原處分，而須另為處分之案件，因故不能於期限內辦 結者，應由主管業務單位會同研考單位（或人員）報請機關首長核准申請展 期一次，最長以三十日為限。但有特殊情形經專案報請上一級機關首長核准 者，不在此限。 （九）各類公文於原規定之處理時限內仍未辦結者，即屬逾期案件，除應於公文系 統辦理線上展期申請外，逾期案件經辦理展期後，如公文實際有積壓事實者 ，仍應負積壓之責任。

一七四、公文處理時效計算標準如下： （一）一般公文： 1.答復案件：自收文之次日起至發文之日止（內含本機關內部各單位會簽、 會稿、會辦時間）所需日數扣除假日，為發文使用日數。 2.彙辦案件：自彙辦案件最後一件收文之次日起至發文之日止，所需日數扣 除假日，為其首件來文發文使用日數；其餘彙辦公文均以存查公文計算。 3.併辦案件：自首件收文之次日起至發文之日止，為其發文使用日數；其餘 併辦公文均以存查公文計算。 4.創稿案件：如係交辦案件，自交辦之日起算；如係先簽後稿，自首次以簽 辦之日起算；如係直接辦稿，自辦稿之日起算，所需日數扣除假日，為其 發文使用日數。 一般公文送會本機關以外機關者，從送會之日起至會畢之日，其期間得予 扣除；一般公文彙辦案件，其等待彙整期間得予扣除；一般公文之處理流 程如有含括府層級或機關層級之覆閱時間，得扣除日數。 各機關文書或研考人員應適時檢視公文系統之機關間會辦案件扣除日數作 業情形；如有依規定得扣除之日數，系統未能自動扣除者，應進行人力手 動扣除作業。 5.限期案件：依下列方式，自收文之次日起，計算發文使用日數： (1)未逾來文所定期限，而實際處理日數超過六日者，以六日計算處理時效 ，未超過六日者，以實際處理日數計算處理時效。 (2)逾越來文所定期限者，依實際處理日數計算處理時效。 （二）專案案件、人民申請案件、人民陳情案件及行政救濟案件： 1.均以「案」為統計單位，並以「依限辦結」與「逾限辦結」為計算基準。 在規定處理時限內辦結者列為「依限辦結」，超過規定處理時限辦出者列 為「逾限辦結」。 2.人民申請案件如因申請人所送表件不全、填寫錯誤或手續不合，主辦單位 應詳細說明，一次通知補正。機關因通知補正、天災或其他不可歸責之事 由者，致事務之處理遭受阻礙時，從其通知、發生之日起至補件、終止之 日止，期間得予扣除。 3.人民陳情案件因須等待外機關資料或適用法令疑義層轉核釋者，從其函轉 之日起至函復、釋復之日止，期間得予扣除。 （三）處理時效，除以時為計算基準，係以一小時為計算單元外，以半日為計算基 準；未滿半日，以半日計算，超過半日未滿一日，以一日計算；其區分基準 為十三時。 （四）處理時效之計算，除以時為計算單元，係以收文之時起算外，其餘均以收文 之次日起算；但收文當日即辦結者，以半日計算。 第一項各款規定處理時效之計算，除專案案件、人民申請案件、行政救濟案件外， 均不含假日；處理時效含假日之案件，處理期間如遇國定假日或其他休息日（星期 六、日之例假日除外）時，其期間依實際假日日數延長之。 公文處理各階段中，因時間註記不明確或未註記者，一律以該階段最長時間認定。 存查案件以文書最後核決時間為結案時間。

一七七、各級人員應依權責落實公文處理時效管制，相關規定如下： （一）機關首長 1.對重要或複雜案件應隨時查詢並提示承辦單位，加速辦理。 2.陳核文件中應注意各處理階段所用之時間，如有積壓情事，應即指示查明 議處。 （二）基層單位主管 1.確實督促屬員之公文於其可使用時間內辦出，以有效預留其他過程的處理 時間。 2.部屬差假，應指定業務代理人並督促其確實負起代理責任，於期限內辦妥 公文。 3.提示處理原則或適當調配人力，儘量避免展期；對申請展期之案件，應注 意其期限；對登記員反映承辦人員逾期案件未辦理展期者，應即妥適處理 。 （三）研考人員或指定人員 1.協調解決有關查催作業共同性問題；對登記員反映承辦人員逾期案件經催 辦後仍未辦展期者，應即專案簽報議處。 2.檢討查催作業缺失，提請改進，必要時得逕行或會同有關人員實施抽查。 3.每月統計上月各類表報（格式如附件三十四至三十八，無需掛號登錄之人 民申請案件（處理時限一日以內），應於公文系統為統計案件之數據登錄 ）提業務會議確認無誤後，於每月五日前由公文系統上傳至本府研考會。 已上傳之公文報表，如發現有誤者，應於系統註明原因後重傳；各附屬機 關應另增送（傳）其上級機關。 4.每月依統計資料，對逾期公文調卷分析各階段處理時間（格式如附件三十 九），並填寫逾期公文延誤情形檢查表（格式如附件四十）。如有積壓情 事者，應將一份送積壓責任人，限五日內申復理由判明責任後，簽報機關 首長核辦。 5.運用公文系統各項公文管理功能進行各項時效管制作業查詢；針對各類應 列管案件及實際逾期未申請展期之案件，應執行線上催辦作業。 （四）登記員（登記桌） 1.管制登記本單位案件之處理流程及結果。 2.運用公文系統各項公文管理功能進行各項時效管制作業查詢，針對承辦人 員逾期案件未於次日前辦理線上展期者，應協助催辦，並報請主管及研考 單位處理。 （五）承辦人員 1.應把握簽辦期限，力求在可使用時間內辦出。 2.對經辦案件自簽辦之日起至發文之日止應負各流程查催之責，如查催發生 困難情事，應以書面向單位主管或研考單位反映處理。 3.請其他機關限期提供資料或意見者，承辦人員應負催辦責任（電話聯繫紀 錄或行文催辦等）。 4.公文處理經數次往復簽擬者，各項紀錄均應保持完整附卷歸檔，以備查考 。

一八一、各機關對所屬人員處理公文之檢核成效，除定期嚴加查考外，應定期或不定期辦理 個案調卷分析，檢核與分析結果對文書流程管理有重大績效，應專案簽報行政獎勵 ，若有重大缺失，應依懲處標準表（如附件四十一）予以懲處。