五、辦理公文應即收即辦，其具體作法如下： （一）案情單純之案件或例行性業務，應落實授權即時處理。 （二）落實職務代理人制度，避免因請假、開會等事由，延宕公文處理。 （三）具重要、複雜、會辦及時效性案件收文後立即研議並請示主管處理方式或主動邀 集會商。 （四）會辦案件會商應指派充分授權具有決定權之人員出席，對有共識之會議結論應加 速據以執行。

七、辦理會辦公文，應採「非必要不會」、「先溝通再會」及「協商後免會」之方式，並留 意簽辦時效，其具體作法如下： （一）知會性質或已經確認分工方式或已有處理慣例（如例行性活動或指派單位出席會 議）者，以奉核後知會或影送之方式辦理。 （二）有下列情形之一者得先行送會或利用線上簽核「分會」功能，但能以會商或口頭 徵詢方式辦理，應以會商結論或口頭徵詢之意見簽註，奉核後再知會： 1.須先經他單位依職權審核。 2.須先經他單位提供意見（資料），以決定處理方式。 3.上級長官之決定取決於他單位決定。 （三）應視案件複雜度主動或報請上級長官召開協商會議，依共識結論直接簽陳，免再 會辦。 （四）受會時如有異議，由主管或主任秘書主動溝通協商；如仍無共識者，應報請上級 長官召開協商會議。 （五）召開協商會議應直接洽陳會議主席排定時間後，以電話、傳真或其他即時通訊方 式通知召開。

九、公文陳核後如有批示事項，應依陳核反順序，由局（所、隊）級核稿長官及科（課）室 主管複閱。但公文時效即將屆期或有其他無法複閱情形，得掃描批示內容以電子郵件提 供。 公文陳核後如未核章人員有了解案情之需，得依前項規定提供複閱，以增進各級同仁業 務了解及推動。

十、無涉及機密、個人資料之案件或會議，得運用Line等通訊軟體，即時溝通、討論或請示 ，相關訊息紀錄得事後補陳、歸檔。

十一、為提升整體公文處理效能與品質，對本局各科室及所屬機關辦理情形，應每月查考， 每年舉辦公文處理成效考評，其執行計畫由本局秘書室訂定實施。