- 拾壹、處理時限
- 八十六、本府公文依其內容性質區分為: (一)一般公文: 1.專案案件:包含計畫、研究、法規、法令解釋、控案、糾紛 案、調查、鑑定等涉及政策、法令,並需三十日以上辦結者 。 2.限期案件: (1)來文或依規定訂有時限之公文。 (2)特殊性案件:如涉及法令、調查或實地訪查始能辦理之通 案性案件,可依實際需要擬定處理時限,並報府核定,該 處理時限不得超過二十五日(含假日),並應每年定期檢 討。 (3)原行政處分經撤銷後,原行政處分機關須重為行政處分者 之案件。 (4)收受開會、會勘通知等訂有開會日期之公文。 3.非屬前述之其他案件。 (二)申請案件:指經本府核定之「臺北市政府申請案件處理時限表 」中所列項目或人民依法規申請之案件。 (三)人民陳情案件:人民對於行政興革之建議、行政法令之查詢、 行政違失之舉發或行政上權益之維護等具體陳情之案件。 (四)行政救濟案件: 1.本府各主管機關(原處分機關)受理人民向本府提起訴願之 案件。 2.本府各主管機關(原處分機關)接獲行政法院函送之人民提 起行政訴訟之案件。 3.本府法務局負責審理人民不服本府各主管機關(原處分機關 )所為行政處分而提起訴願之案件。 (五)監察案件:監察院所提糾正或調查案件。
- 八十七、各類公文處理時限,除法令另有規定者外,依下列規定: (一)一般公文: 1.最速件:一個工作日。但緊急公文應依個案需要之時限內完 成。 2.速件:三個工作日。 3.普通件:六個工作日。 (1)開會、會勘等各項紀錄,除法規另有規定或會議主席另有 指示外,承辦單位應於開會、會勘之次日創號,六個工作 日內發送有關單位。 (2)感謝致意函、經費贊助、立序賀詞、墨寶索取及贈書等。 (3)副本收受機關,如文中未另行訂定處理時限或要求有所作 為者,其處理時限一律以普通件辦理。 4.本項第一款第一目至第三目處理時限得延長之情形如下: (1)先簽後稿(含本機關、上級機關及府層級)之一般公文最 速件、速件、普通件,其處理時限得由原規定時限延長三 分之二(不足一日則以一日計算)。 (2)非屬先簽後稿案件,本府所屬二級機關陳送至所屬一級機 關核判之一般公文最速件、速件、普通件,其處理時限得 由原規定時限延長三分之一(不足一日則以一日計算)。 5.訴願決定與行政法院判決駁回之決定書、裁判書,訴願書與 行政訴訟書狀之副本及機關間訴願與行政訴訟案件相互查詢 資料等,各機關研考單位(或人員)不予列管,依一般公文 處理時限辦理。 6.專案案件: (1)包含計畫、研究、法規、法令解釋、控案、糾紛案、調查 、鑑定等涉及政策、法令,並需三十日以上辦結者,由承 辦人員於原預定結案日期屆滿前,於公文系統線上提出申 請(如附件二十:專案案件申請表及作業流程圖如附件二 十一),擬定處理時限,詳細敘明理由,上傳作業流程圖 ,由其單位主管詳實審核,並會研考單位審核,經機關首 長核准後,列入管制,如承辦人員擅自變更處理時限,其 主管應負連帶責任。 (2)每一專案案件依業務性質得有不同處理時限。但一次申請 之處理時限不得超過六個月。 (3)因案件數量眾多,且符合前述專案案件之規定者,得以通 案方式一次簽請機關首長核准,並應知會本府研考會,每 年定期檢討辦理。 (4)專案案件應由承辦單位定期提報執行情形至結案為止。 (5)未依前述規定申請及管制者,均需計算其處理日數並列為 一般公文統計。但單位主管以上人員另有文字批示者不在 此限。 (6)限期案件(特殊性案件除外)、申請案件、人民陳情案件 、行政救濟案件及監察案件均不得申請專案案件。 7.限期案件:各機關來文或依規定訂有處理時限者,依來文或 規定所訂時限處理,其處理時限包含假日。 (1)受文機關所收限期案件時,已逾文中所訂時限者,該文以 普通件處理時限管制。 (2)來文訂有不同處理時限:以最後時限為預定結案日期,其 間發文另以創號並於「案件管理作業」勾稽案管案件之主 案方式處理。但來文所訂時限為定期例行填報者(如月報 、年報等),於第一次填報時即以原文號發文結案。 (3)變更來文所訂時限者,應於原處理時限內聯繫來文機關並 獲同意,聯繫紀錄應與原案一併歸檔。 (4)原行政處分經撤銷後,原行政處分機關須重為行政處分者 ,應於訴願決定書或判決書指定時限內為之,並以書面告 知受理訴願機關。若未指定處理時限者,原處分機關應於 收到訴願決定書或判決書後三十日內辦結。 (5)開會、會勘通知等,應正式收文編號,並以收文日期之次 日起算至開會當日為處理之時限,此類具時效性之通知, 收文單位應即分辦。 (6)處理時限一個月以上之限期案件,收文後應先簽陳案件內 容,俟有最後處理結果,續之陳判結案。 (7)經核定之特殊性案件如於規定時限內無法辦結,得於預定 結案日期屆滿前,依個案實際需要,另提出專案案件之申 請。 8.各機關受理議員索取資料案件,以三個工作日管制,如來文 所訂處理時限超過三個工作日者,依其所訂時限管制;如機 關認需較長處理時限者,則依協調結論延長之。但議員有緊 急需求擬縮短處理時限者,由機關首長負責協調並決定之。 (二)申請案件:除法規另有規定外,應按各事項類別,訂定處理時 限並報府核定公告修訂「臺北市政府申請案件處理時限表」。 未訂定處理時限並完成公告者,其處理時限先以六日管制,不 足時得依實際作業需要簽請首長核准延長之。但處理時限最多 為二個月,並應儘速報府核定公告。 (三)人民陳情案件: 1.各機關受理人民陳情案件處理時限為六個工作日,除法規另 訂有處理時限外,如因內容複雜無法於處理時限內查處回復 ,應將預定辦理期程及初步查處結果先行回復陳情人。但最 長處理時限不得超過三十日(以日曆天計算)。 2.人民陳情案件有下列情形之一者,得不予處理: (1)同一事由,經予適當處理,並已明確答復後,而仍一再陳 情者。 (2)同一陳情人持續或大量陳情,經簽報機關首長同意不予處 理者。 (3)無具體之內容或未具真實姓名或聯絡方式者。 (4)非主管陳情內容之機關,接獲陳情人以同一事由分向各機 關陳情者。 (四)行政救濟案件: 1.除法令另有規定外,依「臺北市政府及所屬各機關辦理行政 救濟案件應行注意事項」規定時限處理。 2.由本府管轄之訴願案件,各機關於收受訴願書後,應於五日 內檢具訴願書原本陳報本府法務局列管。如訴願書同時對二 個以上機關所為處分表示不服者,收受機關應即以影本分送 其他機關辦理。 3.原處分機關受理人民向本府提起訴願之案件,應依訴願法第 五十八條第二項規定辦理重新審查程序,審查結果,認訴願 為有理由者,得自行撤銷或變更原行政處分,並陳報本府法 務局;認訴願為無理由者,應於二十日內附具答辯書,並將 必要關係文件送本府法務局。 4.各機關收受行政訴訟起訴狀,應確實於行政法院規定之時限 內,向行政法院提出答辯狀,若未指定者,應於十五日內辦 結。 5.審理人民不服本府各主管機關(原處分機關)所為行政處分 而提起訴願之案件,其處理時限依訴願法規定辦理。 (五)監察案件: 1.各機關處理監察案件,依「臺北市政府所屬各機關對監察院 所提糾正及調查案件追蹤管制作業要點」規定時限處理。 2.變更來文所訂時限者,應於原處理時限內聯繫來文機關並獲 同意,聯繫紀錄應與原案一併歸檔。 前項第一款速別之擬定,發文機關承辦人員應確實區分,各級核 稿人員應嚴加審核;來文之處理速別與公文性質不符者,承辦人 員應於線上提出修正申請,經由承辦單位主管或指定之授權人員 核定,調整來文處理速別;其他公文性質及時效修正,承辦人員 得逕洽文書(或研考)人員執行線上修正。 第一項各款規定公文處理時限之管制,除一般公文之限期案件、 專案案件、申請案件、行政救濟案件及監察案件或其他法令另有 規定外,均不含假日。 經本府或所屬一級機關收文分辦之機關間改分、移文及機關內改 分作業均應於收文次日起一個工作日(八小時)內完成。機關間 改分或移文需現場勘查始能認定者,改分或移文時間得延長至二 個工作日內完成。 公文處理時限之末日如為假日者,以該日之次一工作日為時限之 末日。
- 八十八、有關機關間會辦案件及機關內各單位間會辦案件之處理方式如下 : (一)機關間會辦案件 1.送會機關 (1)對案情複雜或特殊性案件,如需調查、多方協調、研處, 且預估需長時間處理者,應以書函或便箋預述回復時限方 式送達對方。 (2)對未以書函或便箋預述回復時限方式辦理之案情複雜或特 殊性會辦案件,如受會機關無法於速件時限內回復者,經 其聯繫得依實際作業需要同意延長處理時限。 (3)對受會機關無法於速件時限內回復亦未獲聯繫變更處理時 限,應持續查催聯繫,如已逾十個工作日尚未退會,應以 電話、電子郵件或發函等方式催辦;受會機關如為二級機 關,應知會其一級主管機關加以督促,如為一級機關,則 知會本府研考會,以協助追蹤。 2.受會機關 (1)對未擬預訂時限之一般會簽、會稿案件,均應以速件管制 (處理時限為三個工作日),並儘速於時限內辦結退會。 (2)對案情複雜或特殊性案件,如需調查、多方協調、研處, 且預估需長時間處理而無法於速件時限內回復者,得聯繫 送會機關並獲同意據以變更原處理時限。但應填具公務電 話紀錄表一式二份,一份傳送會機關,一份留受會機關。 (3)順會時,受會機關應依主簽機關所定之會辦次序依序完成 送(退)會作業,或洽請主簽機關修正會辦次序;未經主 簽機關同意,既定順序之受會機關不得自行移送其他受會 機關先行會辦。 (二)機關內各單位間會辦案件 1.送會單位 (1)對案情複雜或具時效性案件,送會前應先協調受會單位。 (2)對已逾期三個工作日尚未退還之案件,除應持續查催聯繫 外,並應告知機關高階核稿人員加以督促,同時知會研考 單位列入管考。 2.受會單位 (1)對一般會簽、會稿案件之處理時限,係以公文夾顏色做為 機關內部傳送速度之區分: 甲、綠色:議員質詢案用(單位隨到隨閱)。 乙、紅色:最速件用(單位會簽會核時限一小時)。 丙、黃色:機密文書用(單位會簽會核時限一小時)。 丁、藍色:速件用(單位會簽會核時限二小時)。 戊、白色:普通件用(單位會簽會核時限四小時)。 (2)線上簽核之會簽、會稿案件處理時限,以不超過四小時為 原則。 (3)對案情複雜或具時效性案件,如未能於規定時限內完成退 會,應主動聯繫送會單位。
- 八十九、各機關承辦人員及單位主管(或指定授權人員)應每日登入公文 系統「訊息通知」執行公文查催;如有展期申請催辦通知,承辦 人員應即時於公文系統辦理線上展期申請: (一)第一次展期日數由基層主管核准,但不得超過原預定結案日期 一倍。 (二)第二次以後之展期日數,依案件實際需要提出申請,由各機關 主任秘書以上人員核准,但歷次展期累計超過三十日以上時, 應由機關首長核准,並會知研考單位列入管制。 (三)一般公文之最速件、速件、普通件複閱(含府層級、機關層級 ,惟同步複閱方式處理者除外)、府層級陳核、彙辦案件及機 關間會辦案件,於等待期間,得不辦理展期,經扣除日數作業 後,應依新的處理時限進行管制。 (四)限期案件如未與來文機關聯繫,或未獲同意變更原處理時限者 ,應辦理展期手續,並以逾期案件統計。 (五)專案案件之展期,應由機關首長核准,並會知研考單位列入管 制,其辦理程序準用專案申請之規定,於公文系統線上提出。 (六)申請案件如未能於應處理時限辦結者,得於原處理時限之限度 內延長之,但以一次為限。並應於原處理時限屆滿前,將延長 之事由通知申請人;如須受理民眾補正時,於等待期間得不辦 理展期,經扣除日數作業後,應依新的處理時限進行管制。 (七)各類公文於原規定之處理時限內仍未辦結者,即屬逾期案件, 除應於公文系統辦理線上展期申請外,逾期案件經辦理展期後 ,如公文實際有積壓事實者,仍應負積壓之責任。
- 九十、「文」、「案」管制應注意事項如下: (一)以「文」管制案件: 1.性質:一般性公務之文書,採以「文」為管制統計單元之管理 作業方式。 2.適用類別:一般公文普通件、速件、最速件。 3.管制原則:處理時限係以收文(創號)編號之個件進行管制。 可採分階段方式辦理,但文結案未結之案件,應於公文系統列 入管制並定期追蹤檢討。 4.管制標的:案件是否於時限內處理完畢。 (二)以「案」管制之案件: 1.性質:具有整體性作業性質之文書,採以「案」為管制統計單 元之管理作業方式。 2.適用類別:限期案件、專案案件、申請案件、人民陳情案件、 行政救濟案件及監察案件。 3.管制原則: (1)實施全程管制,除由臺北市陳情系統管制之人民陳情案件外 ,首件來文收文號於承辦人線上簽收後,列入「案件管理作 業」管制;全案辦結時始能銷號及解除列管;辦理過程中之 後續收文,得簽准後存查銷號,並以一般公文管制及統計。 (2)處理過程中有發文需要者,另以創號方式處理,並應於創號 後於「案件管理作業」勾稽案管案件之主案。 4.管制標的:案件內容實質是否已適當處理並明確回復。
- 九十一、公文處理時效計算標準如下: (一)一般公文: 1.答復案件:自收文之次日起至發文之日止(內含本機關內部 各單位會簽、會稿、會辦時間)所需日數扣除假日,為發文 使用日數。 2.彙辦案件:自彙辦案件最後一件收文之次日起至發文之日止 ,所需日數扣除假日,為其首件來文發文使用日數。處理中 有發文需要者,另以創號方式處理,辦理過程中之後續收文 ,均得彙整簽准存查。 3.併辦案件:自首件收文之次日起至發文之日止,為其發文使 用日數;其餘併辦公文均以存查公文計算。 4.創稿案件:交辦案件,自交辦之日起算;先簽後稿案件,自 首次簽辦之日起算;直接辦稿案件,自辦稿之日起算,所需 日數扣除假日,為其發文使用日數。 5.限期案件:依下列方式,自收文之次日起,計算發文使用日 數: (1)未逾來文或規定所定時限,而實際處理日數超過六日者, 以六日計算處理時效;未超過六日者,以實際處理日數計 算處理時效。 (2)逾越來文或規定所定時限者,依實際處理日數計算處理時 效。 6.一般公文之最速件、速件、普通件(不含議員書面質詢、議 員索取資料案件),於下列情形得執行扣除日數: (1)府層級或機關層級之複閱時間(同步複閱方式處理者除外 )。 (2)彙辦案件,其等待彙整時間。 (3)送會本機關以外機關或單位者,從送會之日起至會畢之日 止之時間。 (4)經本府或所屬一級機關收文分辦之改分案件,前於他機關 收文至退文改分作業時間。 (5)陳核府層級時間。 7.各機關文書或研考人員應適時檢視公文系統之扣除日數作業 情形;如有依規定得扣除之日數,系統未能自動扣除者,應 進行人工扣除作業。 (二)專案案件、申請案件、人民陳情案件、行政救濟案件及監察案 件: 1.均以「案」為統計單位,並以「依限辦結」與「逾限辦結」 為計算基準。在規定處理時限內辦結者列為「依限辦結」, 超過規定處理時限辦出者列為「逾限辦結」。 2.申請案件如因申請人所送表件不全、填寫錯誤或手續不合, 主辦單位應詳細說明,一次通知補正。機關因通知補正、天 災或其他不可歸責之事由者,致事務之處理遭受阻礙時,從 其通知、發生之日起至補件、終止之日止,期間得予扣除。 3.申請案件如須繳費者,其等待繳費期間之處理時限,依「臺 北市政府申請案件處理作業要點」等規定辦理。 4.人民陳情案件無法於處理時限(六個工作日)內查處回復或 需現場勘查之案件,應於處理時限內將預定辦理期程及初步 查處結果回復陳情人,並依「臺北市陳情系統作業程序」辦 理。案件處理完畢再創稿回復陳情人最終處理情形。惟先行 回復案件辦理時限不得逾三十日(以日曆天計算),因故未 能於三十日以內辦結者,應將辦理情形及延期理由告知陳情 人。 (三)處理時效之計算,除法規另有規定外,均以收文之次日起算; 但收文當日即辦結者,以零點一三日計算(一日為八小時)。 第一項各款規定處理時效之計算,除限期案件、專案案件、申請 案件、行政救濟案件及監察案件外,均不含假日。申請案件處理 期間如遇國定假日或其他休息日(星期六、日之例假日除外)時 ,其時限依實際假日日數延長之。 公文處理各階段中,因時間註記不明確或未註記者,一律以該階 段最長時間認定。存查案件以文書最後核決時間為結案時間。
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北市01-03-2001
行政規則:屬行政程序法第159條第2項第1款
民國 114 年 07 月 01 日
中華民國114年7月1日臺北市政府府授秘文字第1143007802號函修正第3、6~11、19~21、25、26、29、30、32~35、44、47~49、54、71、72、83、86、87、90、91、94點條文及附圖一、附件十一、附件十九、附錄一~附錄六;並自即日生效