九十二、公文時效管制以業務執行單位自我管理為主，文書單位及專責管 制單位查催處理為輔，並依下列規定辦理： （一）機關與機關間得相互查催。 （二）經辦人員得相互查催。 （三）人民對本身有關之公務文件，得申請查催。但法令另有規定者 ，不在此限。 研考、政風、視察單位檢查、蒐集或調卷所需資料，均應予以協 助，不得以任何理由拒絕。

九十三、公文查催事項如下： （一）有關公文處理時限事項。 （二）有關公文處理分層負責事項。 （三）有關市政會議及各局、處、會等重要會議之首長指示案、決議 案執行與會辦協調事項。 （四）重要交辦案件與列管案件。 （五）有關文書作業事項。

九十四、各級人員應依權責落實公文處理時效管制，相關規定如下： （一）機關首長 1.對重要或複雜案件應隨時查詢並提示承辦單位，加速辦理。 2.陳核文件中應注意各處理階段所用之時間，如有積壓情事， 應即指示查明議處。 （二）基層單位主管 1.確實督促屬員之公文於其可使用時間內辦出，以有效預留其 他過程的處理時間。 2.部屬差假，應指定業務代理人並督促其確實負起代理責任， 於時限內辦妥公文。 3.提示處理原則或適當調配人力，儘量避免逾期；對申請展期 之案件，應注意其時限；對承辦人員逾期案件未辦理展期者 ，應即妥適處理。 4.針對文結案未結案件，確實督促屬員落實於公文系統勾選列 入管制，並掌握後續辦理期程。 （三）研考人員或指定人員 1.協調解決有關查催作業共同性問題；對承辦人員逾期案件經 催辦後仍未辦展期者，應即專案簽報議處。 2.檢討查催作業缺失，提請改進，必要時得逕行或會同有關人 員實施抽查。 3.每月統計上月各類表報（格式如附件二十二至二十八，無需 掛號登錄之申請案件（處理時限一日以內），應於公文系統 為統計案件之數據登錄），於每月五日前檢視確認各類公文 報表，如有錯誤應向本府研考會提出修正，並於每月十日前 將各類公文報表、文結案未結情形提業務會議或簽報機關首 長（或其授權人員）核閱。 4.每月依統計資料，對逾期公文調卷分析各階段處理時間（格 式如附件二十九），並填寫逾期公文延誤情形檢查表（格式 如附件三十）。如有積壓情事者，應將一份送積壓責任人， 限五日內申復理由判明責任後，簽報機關首長核辦。 5.運用公文系統各項公文管理功能進行各項時效管制作業查詢 ，並應定期管考匯報；針對各類應列管案件及實際逾期未申 請展期之案件，應適時執行稽催作業。 （四）收發人員（文書收發） 1.管制登記本單位案件之處理流程及結果。 2.運用公文系統各項公文管理功能進行各項時效管制作業查詢 ，針對承辦人員逾期案件未於次日前辦理線上展期者，應協 助催辦，並報請主管及研考單位處理。 （五）承辦人員 1.應把握簽辦時限，力求在可使用時間內辦出。 2.對經辦案件自簽辦之日起至發文之日止應負各流程查催之責 ，如查催發生困難情事，應以書面向單位主管或研考單位反 映處理。 3.請其他機關限期提供資料或意見者，承辦人員應負催辦責任 （電話聯繫紀錄或行文催辦等）。 4.公文處理經數次往復簽擬者，各項紀錄均應保持完整附卷歸 檔，以備查考。 5.針對文結案未結案件，應確實於公文系統勾選列入管制，依 個案把握辦理期程，持續處理至結案為止。

九十五、各機關對內部單位及所屬機關辦理公文之成效，應至少每年檢核 一次。

九十六、本府對各級機關公文之處理情形，應隨時查考，必要時得舉行公 文處理成效檢核，其執行計畫，由本府相關權責機關訂定實施。

九十七、各機關有下列情形之一者，本府得隨時派員輔導或講習： （一）新設立之機關，對公文查催制度未盡明瞭。 （二）實施公文查考成績落後。 （三）公文處理有異常情事或發生特殊事故。