六、文書處理一般規定如下： （一）各機關文書作業，應按照同一程序集中於文書單位處理。但機關之 組織單位不在同一處所及公文以電子交換行之者，不在此限。 （二）文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得拖延、積壓、損毀、遺失 。 （三）各機關收發公文，應採用收發文同號方式。 （四）文書製作應使用正體字，採用由左至右之橫行格式；如需列印者， 該文書（含附件）禁止使用回收紙。 （五）文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、副本 、抄本、影印本或譯本。 （六）文書應記載年、月、日，配合流程管理，應註明時、分；文書中記 載年份，以國曆為準。但外文或譯文，得以西元紀年。 （七）文書處理過程中之有關人員，應於紙本文面適當位置蓋職名章，並 記明月日時分（例如十月十八日十六時，得縮寫為 1018 ／1600） 。但機關首長得以簽名代之。以線上簽核處理者，應以電子憑證進 行簽章。 （八）各機關辦公時間外之公文收受，應由值日人員或駐衛警察依值班相 關規定辦理。 （九）各機關文書之傳遞，應以送文簿（清單）或電子方式簽收為憑。 （十）機關間及內部單位間，得視業務繁簡及辦公室分布情形，設置公文 交換中心集中交換，以加速紙本公文之傳遞。 （十一）送文簿（清單）及各類簽收清單之保存年限為一年；收發文紀錄 （簿）之保存年限，依「行政類檔案保存年限基準表」辦理。

七、文書電腦化作業應注意事項如下： （一）機關公文以電子交換行之者，其交換機制、電子認證、中文碼傳送 原則及收發電子公文作業事項等，應依機關公文電子交換作業辦法 、「文書及檔案管理電腦化作業規範」、「臺北市政府公文電子交 換作業要點」及「臺北市政府授權所屬各機關代擬代判府稿電子發 文作業要點」等規定辦理。 （二）機關公文以電子文件處理者，其資訊安全管理措施，應依資通安全 管理法與其子法、「公文電子交換系統資訊安全管理規範」及「臺 北市政府資通安全管理規定」等相關規定辦理。 （三）機關公文以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳。但應附加電子 簽章。 （四）機關對人民、法人或其他非法人團體之文書，以電子文件行之者， 應依機關公文電子交換作業辦法及「臺北市政府公文電子交換作業 要點」辦理。 （五）人民、法人或其他非法人團體於參加本府公文電子交換作業時，應 依機關公文電子交換作業辦法、「文書及檔案管理電腦化作業規範 」、「公文電子交換系統資訊安全管理規範」及「臺北市政府公文 電子交換作業要點」等規定辦理。 （六）機關公文採線上簽核者，應將公文處理以電子方式在安全之網路作 業環境下，採用電子認證、權限控管或其他安全管制措施，並在確 保電子文件之可認證性下，進行線上傳遞、簽核工作，並依「文書 及檔案管理電腦化作業規範」辦理。 （七）文書處理過程中之有關人員，應於上班時間內，隨時檢視公文系統 有無應簽核之公文；請假時，應事先完成公文系統代理人之設定。 （八）各機關之文書處理電腦化作業，如無法正常運作時，應依本府公文 系統無法正常運作期間標準作業流程辦理（如附圖三）。