六、文書處理一般規定如下： （一）各機關文書作業，應按照同一程序集中於文書單位處理。但機 關之組織單位不在同一處所及公文以電子交換行之者，不在此 限。 （二）文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得拖延、積壓、損毀、 遺失。 （三）各機關收發公文，應採用收發文同號方式。 （四）文書製作應使用正體字，採用由左至右之橫行格式；如需列印 者，該文書（含附件）禁止使用回收紙。 （五）文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、 副本、抄本、影印本或譯本。 （六）文書應記載年、月、日，配合流程管理，應註明時、分；文書 中記載年份，一律以國曆為準。但外文或譯文，得以西元紀年 。 （七）文書處理過程中之有關人員，應於紙本文面適當位置蓋職名章 ，並記明月日時分（例如十月十八日十六時，得縮寫為1018/1 600 ）。但機關首長得以簽名代之。以線上簽核處理者，應以 電子憑證進行簽章。 （八）各機關辦公時間外之公文收受，應由值日人員或駐衛警察依值 班相關規定辦理。 （九）各機關文書之傳遞，應以送文簿（清單）或電子方式簽收為憑 。 （十）機關間及內部單位間，得視業務繁簡及辦公室分布情形，設置 公文交換中心，定時集中交換，以加速紙本公文之傳遞。 （十一）送文簿（清單）及各類簽收清單之保存年限為一年；收發文 紀錄（簿）之保存年限為十五年。

七、文書電腦化作業應注意事項如下： （一）機關公文以電子交換行之者，其交換機制、電子認證、中文碼 傳送原則及收發電子公文作業事項等，應依機關公文電子交換 作業辦法、「文書及檔案管理電腦化作業規範」、「臺北市政 府公文電子交換作業要點」及「臺北市政府授權所屬各機關代 擬代判府稿電子發文作業要點」等規定辦理。 （二）機關公文以電子文件處理者，其資訊安全管理措施，應依資通 安全管理法及相關子法、「行政院及所屬各機關資訊安全管理 規範」、「公文電子交換系統資訊安全管理規範」及「臺北市 政府資通安全管理規定」等規定辦理。 （三）機關公文以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳。但應附加 電子簽章。 （四）機關對人民、法人或其他非法人團體之文書，以電子文件行之 者，應依機關公文電子交換作業辦法及「臺北市政府公文電子 交換作業要點」辦理。 （五）人民、法人或其他非法人團體於參加本府公文電子交換作業時 ，應依機關公文電子交換作業辦法、「文書及檔案管理電腦化 作業規範」、「公文電子交換系統資訊安全管理規範」及「臺 北市政府公文電子交換作業要點」等規定辦理。 （六）機關公文採線上簽核者，應將公文處理以電子方式在安全之網 路作業環境下，採用電子認證、權限控管或其他安全管制措施 ，並在確保電子文件之可認證性下，進行線上傳遞、簽核工作 ，並依「文書及檔案管理電腦化作業規範」辦理。 （七）文書處理過程中之有關人員，應於上班時間內，隨時檢視公文 系統有無應簽核之公文；請假時，應事先完成公文系統代理人 之設定。 （八）各機關之文書處理電腦化作業，如無法正常運作時，應依本府 公文系統無法正常運作期間標準作業流程辦理（如附圖三）。