五、一般規定： (一) 各機關文書作業，應按照同一程序集中於文書單位處理之。但依文 書性質、行文對象及時效，有適當控管程序者，不在此限。 (二) 文書之機密性、時間性，由各機關就其業務性質及實際需要，依相 關法規規定，自行區分。 (三) 文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得拖延、積壓、損毀、遺失 。 (四) 各機關收發公文，應採用收發文同號方式。創簽稿之公文應於陳核 前掛號，或於承辦人員創文時，先行掛號列入管制。 (五) 文書應一律採用由左至右之橫行格式。 (六) 文書應使用正體字。 (附錄十二) (七) 文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、副本 、抄本 (件) 或影印本或譯本。正本及副本依規定格式蓋用印信或 章戳，以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳。抄本 (件) 及譯 本，無須加蓋印信或章戳，其文面應分別標示「抄本 (件) 」或「 譯本」。 (八) 文書應記明年、月、日、時、分，一律以中華民國紀元為準。但外 文或譯文，得以西元紀年。 (九) 文書處理過程中之有關人員，應於文面適當位置蓋職名章。但機關 首長得以簽名代之，並記明時間 (例如十月十八日十六時，得縮寫 為 1018/1600) 。以線上電子簽核處理者，則以電子線上簽收為憑 。 (十) 各機關辦公時間外之公文收受，應由值日人員依規定辦理。 (十一) 各機關文書之傳遞，應以送文清單 (簿) 或電子方式簽收為憑。 並得視業務繁簡實際情形，設公文交換中心，定時交換；另公文 之陳核流程並得以線上簽核方式處理。 (十二) 令、呈、函、公告及其他公文，必要時得以電報、電報交換、電 傳文件、傳真或其他電子文件行之，機關公文傳真及電子交換作 業依「機關公文傳真作業辦法」、「機關公文電子交換作業辦法 」及本府相關之作業規定辦理。

六、機關公文電子交換一般處理原則如下： (一) 機關公文電子交換，係指機關文書透過電腦及網路，予以傳遞收受 者。其交換機制分為下列三類： 1.第一類：經由電子交換中心集中處理者。 2.第二類：機關間點對點直接傳遞交換者。 3.第三類：發文方直接登載於電子公布欄，不另行文者。 (二) 第三類機制之公文，必要時應輔以電子郵件告之相關機關，並應註 明登載期限，其逾期者，應自電子公布欄移除。 (三) 各機關公文電子交換或登載電子公布欄之相關紀錄，得視需要予以 儲存。 (四) 各機關對於其他機關電子公布欄所登載之文書，應視其內容，自行 下載為必要之處理。

七、機關公文以電子文件行之者，應指定專人負責機關電腦中文碼之管理 ，其辦理事項如下： (一) 機關中文自用字碼及國家標準交換碼對照表之建置、註冊、及維護 。 (二) 在國家標準交換碼範圍內，新增機關中文自用字碼之安裝處理。 (三) 在國家標準交換碼範圍外，新增機關中文自用字碼之申請處理。

八、機關公文以電子線上簽核處理者，得免適用本要點相關之人工作業規 定。 前項之電子線上簽核處理，係指公文以電子方式在安全之網路作業環 境下，採用電子認證、權限控管或其他可確保公文可認證性之安全管 制措施，進行線上傳遞、簽核工作。 其應具備之功能如下： (一) 可判別公文簽章人及簽收日期時間。 (二) 可標示公文時效性。 (三) 詳實記錄各會簽意見。 (四) 詳實記錄各陳核流程人員之修改與批註文字。

九、文書處理流程及電腦作業流程圖如下： (一) 文書處理流程：如附圖一。 (二) 電腦作業流程：如附圖二。