五、一般規定： （一）各機關文書作業，應按照同一程序集中於文書單位處理之。但依文書性質、行文 對象及時效，有適當控管程序者，不在此限。 （二）文書之機密性、時間性，由各機關就其業務性質及實際需要，依相關法規規定， 自行區分。 （三）文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得拖延、積壓、損毀、遺失。 （四）各機關收發公文，應採用收發文同號方式。創簽稿之公文應於陳核前掛號，或於 承辦人員創文時，先行掛號列入管制。 （五）文書應一律採用由左至右之橫行格式。 （六）文書應使用正體字。 （七）文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、副本、抄本（件） 、影印本或譯本。正本及副本依規定格式蓋用印信或章戳，以電子文件行之者， 得不蓋用印信或章戳，但應附加電子簽章。抄本（件）、影印本及譯本，無須加 蓋印信或章戳，其文面應分別標示「抄本（件）」、「影印本」或「譯本」。 （八）文書應記明年、月、日、時、分，文書中記載年份，一律以國曆為準。但外文或 譯文，得以西元紀年。 （九）文書處理過程中之有關人員，應於文面適當位置蓋職名章；並記明時間（例如十 月十八日十六時，得縮寫為 1018/1600）。但機關首長得以簽名代之。以線上電 子簽核處理者，則以電子線上簽收為憑。 （十）各機關辦公時間外之公文收受，應由值日人員或駐衛警察隊依規定辦理。 （十一）各機關文書之傳遞，應以送文清單（簿）或電子方式簽收為憑。並得視業務繁 簡實際情形，設公文交換中心，定時交換；另公文之陳核流程並得以線上簽核 方式處理。 （十二）令、呈、函、公告及其他公文，必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真 或其他電子文件行之，機關公文傳真及電子交換作業依「機關公文傳真作業辦 法」、「機關公文電子交換作業辦法」及本府相關之作業規定辦理。 （十三）各機關之文書處理電子化作業，如無法正常作業時，應依文書處理作業系統無 法正常運作時之標準作業流程辦理（如附圖三）。

六、機關公文電子交換一般處理原則如下： （一）機關公文電子交換，係指將文件資料透過電腦及電信網路，予以傳遞收受者。各 機關對於適合電子交換之機關公文，應以電子交換行之。 （二）各機關應由文書單位或單位收發負責辦理機關公文電子交換作業。但依公文性質 、行文單位及時效，有適當控管程序及管理規範（如附錄二之一、二之二）者， 可指定專人或授權所屬機關辦理。 （三）機關因業務需求，得將公文登載於電子公布欄，必要時應輔以電子郵件告知相關 機關，不另行文；並應註明登載期限，超過期限者，應自電子公布欄專區移除。 （四）各機關公文電子交換或登載電子公布欄之相關紀錄，得視需要予以儲存。 （五）各機關對於其他機關電子公布欄所登載之資訊，應視其內容性質，自行下載使用 並為必要之處理。 （六）電子交換收文處理程序：識別通行、電子認證、收文確認、收文列印、檢視處理 、分文、編號、登錄、傳送等。 （七）公文電子交換發文處理程序：列印全文、繕校、列示清單、識別通行、電子認證 、發文傳送、發文確認、加蓋「已電子交換」章戳、檢視發送結果、處理失敗訊 息等。 （八）機關公文受文對象為人民、法人、或其他非法人團體，其公文電子交換收、發文 程序，由發文機關依業務需要與受文對象相互約定，但應採電子認證方式處理， 並得視需要增加其他安全管制措施。 （九）人民、法人或其他非法人團體於參加政府機關公文電子交換作業時，應符合「機 關公文電子交換作業辦法」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」及相關規定。

七、機關公文以電子文件行之者，應指定專人負責機關電腦中文碼之管理，其辦理事項如下 ： （一）機關中文自用字碼及國家標準交換碼對照表之建置、註冊、及維護。 （二）在國家標準交換碼範圍內，新增機關中文自用字碼之安裝處理。 （三）在國家標準交換碼範圍外，新增機關中文自用字碼之申請處理。

八、機關公文以電子線上簽核處理者，得免適用本要點相關之人工作業規定。 前項之電子線上簽核處理，係指公文以電子方式在安全之網路作業環境下，採用電子認 證、權限控管或其他可確保公文可認證性之安全管制措施，進行線上傳遞、簽核工作。 其應具備之功能如下： （一）可判別公文簽章人及簽收日期時間。 （二）可標示公文時效性。 （三）詳實記錄各會簽意見。 （四）詳實記錄各陳核流程人員之修改與批註文字。 （五）提供代理人設定之功能。

九、文書處理流程及電腦作業流程圖如下： （一）文書處理流程：如附圖一。 （二）電腦作業流程：如附圖二。