六、文書處理一般規定如下： （一）各機關文書作業，應按照同一程序集中於文書單位處理之。但依文書性質、行文 對象及時效，有適當控管程序者，不在此限。 （二）文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得拖延、積壓、損毀、遺失。 （三）各機關收發公文，應採用收發文同號方式。 （四）文書製作應使用正體字，採用由左至右之橫行格式。 （五）文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、副本、抄本（件） 、影印本或譯本。 （六）文書應記明年、月、日、時、分，文書中記載年份，一律以國曆為準。但外文或 譯文，得以西元紀年。 （七）文書處理過程中之有關人員，應於文面適當位置蓋職名章；並記明時間（例如十 月十八日十六時，得縮寫為 1018/1600）。但機關首長得以簽名代之。以線上簽 核處理者，應附加電子簽章。 （八）各機關辦公時間外之公文收受，應由值日人員或駐衛警察隊依值班相關規定辦理 。 （九）各機關文書之傳遞，應以送文簿（清單）或電子方式簽收為憑。並得視業務繁簡 實際情形，設公文交換中心，定時集中交換。 （十）文書作業電腦化機關辦理收發，送文簿（格式如附件二十六）及各類清單其保存 年限為一年；收發文紀錄保存年限為十五年。

七、文書電腦化作業應注意事項如下： （一）機關公文以電子文件行之者，其交換機制、電子認證及中文碼傳送原則、及收發 電子公文作業事項等，應依「文書及檔案管理電腦化作業規範」及「臺北市政府 公文電子交換作業要點」辦理。 （二）機關公文以電子文件處理者，其資訊安全管理措施，應依「行政院及所屬各機關 資訊安全管理要點」及「行政院及所屬各機關資訊安全管理規範」及個人資料保 護法等規定辦理。 （三）機關公文以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳。但應附加電子簽章。 （四）機關對人民、法人或其他非法人團體之文書，以電子文件行之者，應依臺北市政 府公文電子交換作業要點辦理。（紙本文稿使用之專用章如附件七） （五）人民、法人或其他非法人團體於參加臺北市政府公文電子交換作業時，應依「臺 北市政府公文電子交換作業要點」辦理。 （六）機關公文採線上簽核者，應將公文處理以電子方式在安全之網路作業環境下，採 用電子認證、權限控管或其他安全管制措施在確保電子文件之可認證性下，進行 線上傳遞、簽核工作，並依「文書及檔案管理電腦化作業規範」辦理。 （七）機關公文得以本府員工電子公布欄或電子公告欄登載者，應分別依「臺北市政府 員工電子公布欄作業規定」及「臺北市政府電子公告欄作業注意事項」辦理。（ 紙本文稿使用之專用章如附件七） （八）各機關之文書處理電腦化作業，如無法正常作業時，應依文書處理作業系統無法 正常運作時之標準作業流程辦理（如附圖三）。