八、本府公文分為「令」、「呈」、「函」、「公告」、「其他公文」五 種類別。（格式如附件一） （一）令：公（發）布本市法規、解釋性規定與裁量基準之行政規則 及人事命令時使用。 （二）呈：對總統有所呈請或報告時使用。 （三）函：各機關處理公務有下列情形之一時使用： 1.上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 2.下級機關對上級機關有所請求或報告時。 3.同級機關或不相隸屬機關間行文時。 4.民眾與機關間之申請與答復時。 （四）公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對 象宣布周知時使用。 （五）其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如： 1.書函： (1)於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 (2)答復內容無涉准駁、解釋之簡單案情，寄送普通文件、書 刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質 不如函之正式性。 2.開會通知單或會勘通知單：召集會議或辦理會勘時使用。（ 格式如附件二） 3.公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單 正確說明之事項，經通話後，發（受）話人如認有必要，可 將通話紀錄製作二份，以一份送達受（發）話人，雙方附卷 ，以供查考。（格式如附件三） 4.手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。 5.簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長 有所陳述、請示、請求、建議時使用。 6.便簽：簽辦簡單案情時使用。 7.報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；或 機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。 8.箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。 9.聘書：聘用人員時使用。 10.證明書：對人、事、物之證明時使用。 11.證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用 。 12.契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。 13.提案：對會議提出報告或討論事項時使用。 14.紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。 15.節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用「敬 陳者」，末署「職稱、姓名」。 16.說帖：詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或單位予以 支持時使用。 17.定型化表單。 前項各類公文屬發文通報周知性質者，以登載機關電子公布欄為原則 ；另公務上不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱、表報、 資料蒐集等，得以發送電子郵件方式處理。

九、公文製作一般原則如下： （一）公文文字應簡淺明確，並加具標點符號，其作業要求如下： 1.正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容 主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。 2.清晰：文義清楚、肯定。 3.簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。 4.迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間 內完成。 5.整潔：文稿均應保持整潔，字體力求端正。 6.一致：機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應力 求一致，同一案情之處理方法不可前後矛盾。 7.完整：對於每一案件，應作廣泛深入之研究，從各種角度、 立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應 力求周詳具體，適切可行，並備齊各種必需之文件，構成完 整之幕僚作業，以供上級採擇。 （二）製作公文，分項標號及內文應遵守以下全形、半形字形標準之 規定： 1.分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，（ 一）、（二）、（三）……，１、２、３、……，（１）、 （２）、（３）；但其中“（）”以半形為之。 2.內文： (1)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。 (2)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號 應以半形為之。

十、各類公文結構及作法說明如下： （一）令：（作法舉例見附錄九） 1.公（發）布本市法規、解釋性規定與裁量基準之行政規則： (1)令文可不分段，敘述時動詞一律在前。例如：訂定「○○ ○施行細則」。 (2)多項本市法規、解釋性規定與裁量基準之行政規則之制（ 訂）定、修正或廢止，同時公（發）布時，可併入同一令 文處理。 (3)公（發）布應刊載於本府公報，並得登載於機關電子公布 欄；另須以函檢送令文，轉知相關機關。 2.人事命令： (1)種類：任免、遷調、獎懲。 (2)由人事處訂定格式，並應遵守由左至右之橫行格式原則。 （二）函：（作法舉例見附錄九） 1.函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，段 名之前不冠數字。案情簡單者，得用「主旨」一段完成，不 必硬性分割為二段、三段；「說明」、「辦法」兩段段名， 均可因事、因案加以活用。 2.分段要領如下： (1)「主旨」： 甲、為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼 要。 乙、「主旨」不分項，文字緊接段名冒號之右書寫。 (2)「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之 敘述，無法於「主旨」內詳述時，用本段說明。 (3)「辦法」：向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡 述時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議 」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。 (4)「說明」、「辦法」如無項次，文字緊接段名冒號之右書 寫；如有二項以上者，每項應冠數字，並分項條列，另列 縮格書寫。 (5)「說明」、「辦法」其分項條列內容過於繁雜或含有表格 型態時，應編列為附件。 3.多項機關內部組織、事務之分配、業務處理方式及人事管理 等一般性規定之行政規則，需同時採以函檢發方式時，可併 入同一函內處理；其方式以公文分行或刊（登）載本府公報 或機關電子公布欄。 （三）公告：（作法舉例見附錄九） 1.公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」（或說 明）三段，段名之前不冠數字。分段數應加以活用，可用「 主旨」一段完成者，不需再以二段、三段分述。 2.一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免 用三段式。 3.公告得張貼於機關之公布欄、刊（登）載本府公報、機關電 子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機 關處理者，應另行文檢送。 4.分段要領如下： (1)「主旨」：應扼要敘述公告之目的及要求。不分項，文字 緊接段名冒號之右書寫。 (2)「依據」：應將公告事項之原由敘明，引據有關法規及條 文名稱或機關來函，非必要不敘來文日期、字號。 (3)「公告事項」（或說明）：公告內容僅就「主旨」補充說 明事實經過或理由者，改用「說明」為段名。公告如另有 附件、附表等文件時，僅註明參閱某某文件，公告事項內 不必重複敘述。 (4)「依據」、「公告事項」如無項次，文字緊接段名冒號之 右書寫；如有二項以上者，每項應冠數字，並分項條列， 另列縮格書寫。 （四）其他公文： 1.書函：書函之結構及文字用語比照「函」之規定辦理。（作 法舉例見附錄九） 2.定型化表單之格式，由各機關自行訂定，並應遵守由左至右 之橫行格式原則。

十一、簽、稿之撰擬方式說明如下： （一）性質： 1.「簽」為處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉 擇之依據。 2.「稿」為公文之草本，依各機關陳核程序核判後發出。 （二）擬辦方式： 1.先簽後稿： (1)有關政策性或重大興革案件。 (2)牽涉較廣，會商未獲結論案件。 (3)擬提決策會議討論案件。 (4)重要人事案件。 (5)其他性質重要必須先行簽請核定案件。 2.簽稿併陳： (1)文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案 件。 (2)依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。 (3)須限時辦發不及先行請示之案件。 3.以稿代簽：一般案情簡單或例行承轉之案件。 （三）簽之撰擬：（作法舉例見附錄九） 1.款式： (1)先簽後稿：簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段 式辦理。 (2)簽稿併陳：如案情簡單，可使用便簽（格式如附件四） ，以條列方式簽擬。 (3)一般存參或案情簡單之紙本簽辦文件，得於來文文末下 方空白處或背面空白頁簽擬，如不敷使用始加附便簽簽 擬。 (4)簽及便簽應載明年月日、簽辦機關（單位）簡稱及聯絡 電話；文末應敘明敬陳○長字樣（如府文為「敬陳市長 」、機關文為「敬陳局長」等）。 2.撰擬要領： (1)「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦， 不分項，一段完成。 (2)「說明」：對案情之來源、經過與有關法規或前案，以 及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條 列。 (3)「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具 體處理意見，或解決問題之方案；意見較多時分項條列 。 (4)「簽」之各段應截然劃分，「說明」段不提擬辦意見， 「擬辦」段不重複「說明」。 （四）稿之撰擬： 1.草擬公文按文別應採之結構撰擬。 2.按行文事項之性質選用公文名稱，如「令」、「呈」、「 函」、「書函」、「公告」等。 3.一案須辦數文時，得以多稿方式辦理。但同時發本機關文 及上級機關文者，應分別編列文號，分稿擬辦。 4.「函」之正文，除按規定結構撰擬外，並應注意下列事項 ： (1)訂有辦理或復文期限者，應在「主旨」內敘明指定之到 期日；如法令規定以文到日起算到期日者，應於「說明 」內敘明受文者得聯繫承辦人協助計算到期日。 (2)承轉公文，應摘述來文要點，來文過長無法摘敘時，可 列為附件。 (3)概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等 ，列入「主旨」，不必在「說明」或「辦法」段內重複 ；至具體詳細要求有所作為時，應列入「說明」或「辦 法」段內。 (4)「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達一意。 (5)文末之首長簽署，敘稿時，無須列註，以求簡化。 (6)須以副本分行者，應在「副本」項下列明；如要求副本 收受者作為時，則應在「說明」段內列明。 (7)如有附件，得在文內敘述附件名稱及數量；正、副本檢 附附件不同時，應於文內分別敘述附件名稱及數量，或 另於副本受文者名稱後括弧註記。

十二、公文用語規定如下： （一）期望、目的及准駁用語，得視需要酌用「請」、「希」、「 查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦 理見復」、「轉行照辦」、「應予照准」、「未便照准」等 。 （二）准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯 定。 （三）直接稱謂用語： 1.有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱 「鈞」；自稱「本」。 2.無隸屬關係之機關：對上級稱「大」；平行稱「貴」；自 稱「本」。 3.對機關首長間：上級對下級稱「貴」，自稱「本」；下級 對上級稱「鈞長」，自稱「本」。 4.機關（或首長）對屬員稱「臺端」。 5.機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「臺端 」；對團體稱「貴」，自稱「本」。 6.行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴 機關」或「貴單位」。 （四）間接稱謂用語： 1.對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要 時得稱「該」；對職員稱「職稱」。 2.對個人一律稱「先生」、「女士」或「君」。

十三、各機關公文用紙之質料、尺度及格式，應依下列原則辦理： （一）質料：七十 GSM（g/m2）以上米色（白色）模造紙或再生紙 。 （二）尺度：採國家標準總號五號用紙尺度A4。 （三）格式：依附件一所列。 其他各種表簿格式，得由各主管機關參照國家標準及國產紙張標準 自行規定印製，並應遵守由左至右之橫行格式原則。