二十一、本府公文分為「令」、「呈」、「函」、「公告」、「其他公文 」五種。 (格式如附件一) (一) 令：發布市單行法規，發表人事任免、遷調、獎懲時使用。 (二) 呈：對總統有所呈請或報告時用。 (三) 函：各機關處理公務，有下列情形之一時使用。 1.上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 2.下級機關對上級機關有所請求或報告時。 3.同級機關或不相隸屬機關間行文時。 4.人民與機關間之申請與答復時。 (四) 公告：各機關就主管業務或依法規規定，向公眾或特定之對象 宣布週知時使用。其方式得張貼於機關之公告欄，或利用報刊 等大眾傳播工具廣為宣布。需知會其他機關者，應另行文檢送 。 (五) 其他公文： 1.書函： (1) 於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 (2) 代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，舉凡答復簡單案 情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行 文時均可使用，其適用範圍較函為廣泛，其性質不如函之 正式性。 2.開會通知單：召集會議時使用。 (格式如附件二) 3.公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單 正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將通話 紀錄製作二份，以一份送達受話人，雙方附卷，以供查考。 (格式如附件三) 4.手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。 5.簽：承辦人員就職掌事項，或機關首長對上級機關有所陳述 、請示、請求、建議時使用。 6.報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；或 機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。 7.箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。 8.聘書：聘用人員時使用。經簽准後，逕予發聘或用「函」檢 附。 9.證明書：對人、事、物之證明時使用。 10.證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用 。 11.契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。 12.提案：對會議提出報告或討論事項時使用。 13.紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。 14.節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用「敬 陳者」，末署「職稱、姓名」。 15.說帖：詳述機關之掌理業務辦理情形，請相關部門予以支持 時使用。 16.定型化表單 17.其他依身分、公務性質及處理方式所需用之文書。

二十二、「令」之製作要領如下： (一) 發布令 (發布市單行法規之令) ：可不分段，敘述時動詞一律 在前。 例如：訂定「○○○施行細則」、修正「○○○辦法」第○條 條文、廢止「○○○辦法」 (作法舉例如附錄八) 。但多種法 規同時發布，可併入同一令內處理。法規命令之發布並應登載 於本府公報或新聞紙，需知會其他機關者，應另行文檢送。 (二) 人事命令：分任免、遷調、獎懲。由人事處訂定格式，並應遵 守由左至右之橫行格式原則。

二十三、「函」之製作要領如下： (作法舉例如附錄八) (一) 一般原則： 1.文字敘述應明白曉暢、詞意清晰，以達到「簡、淺、明、確 」之要求。 2.文句應正確使用標點符號。 3.文內避免層層套敘來文，祇摘述要點。 4.應採用語氣肯定、詞意妥切、互相尊重之語詞，避免使用艱 深費解、無意義或模稜兩可之詞句。 5.函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，案 情簡單者，得用「主旨」一段完成，不必硬性分割為二段、 三段；「說明」、「辦法」兩段段名，均可因事、因案加以 活用。 (二) 分段款式： 1.「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具 體扼要。 2.「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘 述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名，可 因公文內容改用「經過」、「原因」等其他名稱。 3.「辦法」：向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述 時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議」、 「請求」、「擬辦」、「核示事項」等其他名稱。 (三) 各段規格： 1.每段均標明段名，段名之左不冠數字，段名之右加冒號「： 」。 2.「主旨」一段不分項，文字緊接段名之冒號後書寫。 3.「說明」、「辦法」如無項次，文字緊接段名之冒號後書寫 ；如分項條列，應另列縮格書寫 (一字、一符號一碼) 為一 、二、三、……， (一) (二) (三) ……，1.2.3.……， (1) (2) (3) ……。 4.「說明」、「辦法」中，其分項條列內容過於繁雜或含有表 格者，應編列為附件。 (四) 行政規則以函檢發，多種規則同時檢發，可併入同一函內處理 ；其方式以公文分行或登載政府公報或機關電子公佈欄。但應 發布之行政規則，依法規命令之發布程序辦理。

二十四、「公告」製作要領如下： (作法舉例如附錄八) (一) 公告一律使用通俗、簡淺易懂之文字，避免使用艱深費解之詞 彙。 (二) 公告文字必須加註標點符號。 (三) 公告內容應簡明扼要，非必要者各機關來文日期、文號及會商 研議過程等，不必在公告內層層套用敘述。 (四) 公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」 (或說明 ) 三段，段名之前不冠數字，分段數得用「主旨」一段完成者 ，不必勉強湊成二段、三段。 (五) 公告登載時，得用較大字體簡明標示公告之目的，不署機關首 長職稱、姓名。 (六) 一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免用 三段式。 (七) 公告除登載於機關電子公佈欄者外，張貼於機關公告欄時，必 須蓋用機關印信，於公告二字右側闢出空白位置蓋印，以免字 跡模糊不清。 (八) 公告之分段款式： 1.「主旨」應扼要敘述公告之目的和要求，其文字緊接段名冒 號後書寫。 2.「依據」應將公告事項之原由敘明，引據有關法規及條文名 稱或機關來函，非必要不敘來文日期、字號。有二項以上「 依據」者，每項應冠數字，分項條列，另列縮格書寫。 3.「公告事項」 (或說明) 應將公告內容，分項條列，冠以數 字，另列縮格書寫。使層次分明，清晰醒目。公告內容僅就 「主旨」補充說明事實經過或理由者，改用「說明」為段名 。公告如另有附件、附表等文件時，僅註明參閱某某文件， 公告事項內不必重複敘述。

二十五、其他公文製作要領如下： (一) 書函：書函之結構及文字用語比照「函」之規定。 (作法舉例 如附錄八) (二) 定型化表單之格式，由各機關自行訂定，並應遵守由左至右之 橫行格式原則。

二十六、簽之撰擬要領如下： (一) 簽之一般原則： 1.機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘 明陳某某長官字樣。 2.對機關首長之「簽」，文末得用「敬陳○○長」字樣。 (二) 擬辦方式： 1.先簽後稿： (1) 訂定、修正、廢止法規案件。 (2) 有關政策性或重大興革案件。 (3) 牽涉較廣，會商未獲結論案件。 (4) 擬提決策會議討論案件。 (5) 重要人事案件。 (6) 其他性質重要必須先行簽請核定案件。 2.簽稿併陳： (1) 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件 。 (2) 依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。 (3) 須限時辦發不及先行請示之案件。 3.以稿代簽：為一般案情簡單 ，或例行承轉之案件。 (三) 簽之款式： 1.簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理 (作法舉 例如附錄八) 。各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意 見，「擬辦」一段不重複「說明」。 (1) 「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不 分項，一段完成。 (2) 「說明」：對案情之緣由、經過與有關法規或前案，以及 處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。 (3) 「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體 處理意見，或解決問題之方案。 2.一般存參或案情簡單之文件，得於原件文末下方空白處簽擬 。或使用便箋 (格式如附件四) ，以條列式簽擬。

二十七、稿之撰擬要領如下： (一) 草擬公文應按文別應採之結構撰擬。 (二) 撰擬款式： 1.按行文事項之性質選用公文名稱，如「令」、「呈」、「函 」、「書函」、「公告」等。 2.一案須辦數文時，依下列原則辦稿： (1) 須同時發本機關文及上級機關文者，應分稿擬辦，。 (2) 一文之受文者有數機關，內容大同小異者，同稿併敘，將 不同文字列出，並註明某處文字針對某機關；內容小同大 異者，應分稿撰擬，如以電子方式處理者，可用數稿。 3.「函」之本文，除按規定結構撰擬外，並應注意下列事項： (1) 定有辦理或復文期限者，應在「主旨」內敘明。 (2) 承轉公文，應摘述來文要點，無法摘敘時，可照規定列為 附件。 (3) 概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等， 列入「主旨」，不必在「辦法」段內重複；至具體詳細要 求有所作為時，應列入「辦法」段內。 (4) 「說明」、「辦法」須分項條列清楚，每項表達一意，其 意義完整者，雖一句，可為一項；否則雖字數略多亦不應 割裂。 (5) 文末之首長簽署，敘稿時，無須列註，以求簡化。 (6) 須以副本分行者，應在「副本」項下列舉；如要求有所作 為時，則應在「說明」段內列明。 (7) 為協助下級機關或屬官統一解釋法令、認定事實、及行使 裁量權，而訂頒之解釋性規定及裁量基準，應另登載於本 府公報。

二十八、簽、稿撰擬之作業要求： (一) 正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主 題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。 (二) 清晰：文義清楚、肯定。 (三) 簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。 (四) 迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定期間內 完成。 (五) 整潔：簽稿均應保持整潔，字體力求端正。 (六) 一致：機關內部各單位撰擬簽稿，文字用語、結構格式應力求 一致，同一案情之處理方法不可前後矛盾。 (七) 完整：對於每一案件，應作廣泛深入之研究，從各種角度、立 場考慮問題，對相關單位應切取協調聯繫，構成完整之幕僚作 業。 (八) 週詳：所提意見或辦法，應力求週詳具體，適切可行。並備齊 各種必需之文件，以供上級採擇。

二十九、公文用語規定如下： (一) 期望及目的用語，得視需要酌用「請」、「希」、「查照」、 「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、 「轉行照辦」等。 (二) 准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定 。 (三) 直接稱謂用語： 1.有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「 鈞」；自稱「本」。 2.無隸屬關係之機關：對上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱 「本」。 3.對機關首長間：上級對下級稱「貴」，自稱「本」；下級對 上級稱「鈞長」；自稱「本」。 4.機關 (或首長) 對屬員稱「台端」。 5.機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」 ；對團體稱「貴」，自稱「本」。 6.行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴機 關」和「貴單位」。 (四) 間接稱謂用語： 1.對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時 得稱「該」；對職員稱「職稱」。 2.對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。

三十、各機關公文用紙之質料、尺度及格式規定： (一) 質料：七十磅以上米色 (白色) 模造紙或再生紙。 (二) 尺度：採國家標準總號五號用紙尺度Ａ４。 (三) 格式：依附件所列。其他各種表簿、格式、附件，得由各主管機 關統一規定，依Ａ４尺度印製使用。但應遵守由左至右之橫行格 式原則。