十四、文書收發之一般規定如下： （一）各機關文書收發作業應指定適當人員擔任之。 （二）各機關文書收發之區分： 1.外收發。 2.總收文、總發文。 3.單位收發。 4.簽稿收發（各級長官室收發人員）。 （三）各級收發人員應接受研考單位（人員）之考核與查詢。必要時，得予以輔導或 訓練；異動時，應先會知。並應將其業務有關事項詳細交代接辦人員。 （四）各級收發人員應按月列表統計收發文件數，陳請權責長官核閱。 （五）各機關為辦理文書收發、查詢，設立收發人員規定如下： 1.機關組織較小者，設立一個收發人員。但平均每月辦理收文不滿一百件者， 得指定人員兼辦之。 2.每一單位，得設立一個單位收發，每月辦理收文以五百件為原則，如二個單 位收發之收文量皆未滿二百件者，宜併用一單位收發，在八百件以上者，另 視實際情形增設之。

十五、簽收應依下列規定辦理： （一）外收發、總收文人員收到公文或函電，除普通郵遞信件外，應先將送件人所持 之送文簿或清單，逐一查對點收，並於原簿（單）註明收到時間，蓋戳退還； 如無送文簿（單），應掣給收據（格式如附件五）。 （二）外收發、總收文人員收到公文，應予收文登錄，除最速件、速件須隨收隨送外 ，普通文件應每日上、下午至少各一次或以分批遞送承辦單位（格式如附件五 之一）。封套上標明機密或指定收件人為長官之親啟函件，分別用送文簿登記 ，隨收隨送長官親收或指定之人員點收處理。

十六、拆驗應依下列規定辦理： （一）應防封套內所裝公文緊靠封口，注意剪拆。 （二）一封內如有來文二件以上者，應逐一登錄其件數及文號。 （三）查對附件，應對照來文逐件清點，登錄其手續如下： 1.附件應加整理，附於原文之後。 2.附件如屬現金、有價證券、貴重或大宗物品，應先送承辦單位點收保管，並 於文內附件右方簽章證明或就原分文簽收清單附件欄內簽章證明。 3.附件與公文以不分離為原則，由收文人員裝訂於文後隨文附送；附件較多不 便裝訂者，應裝袋附於文後，並書明○○號附件字樣。 4.附件未到而公文先到，應俟附件到齊後再行分文；公文如為最速件、速件， 得先送承辦單位簽辦。其附件不齊全或漏檢或逾正常時間未寄到時，應速洽 詢，並得退還原發文機關。 （四）經拆封檢查，如發現封面所列號碼與封內公文號碼不符，或有文無號，或原發 文日期與發郵日期有疑問時，應於文面上方分別註明收到日期，並向原發文機 關查詢。 （五）來文如屬訴願案、訴訟案、申請案件、人民陳情案或其他具有時效性之文件， 其封套應訂附於文後，以備查考；郵寄公文之封套所貼郵票，不得剪除。 （六）來文如有誤投，應投還原發文機關。其有時間性者，得代為轉送，並通知原發 文機關，同時在收文表單（送文簿）中註明。 （七）封面未標明機密字樣，經拆封後如發現其內容有保密之必要，應作機密文件處 理。

十七、分文應依下列規定辦理： （一）分文人員應視公文之時間性、重要性、依本機關之組織與職掌，認定其承辦單 位，直接在線上分文，如為紙本公文應在原文左上角加蓋承辦單位戳，依序迅 速確實分辦；對來文未區速別而認定內容確係急要者，應加蓋戳記，以提高承 辦人員之注意。 （二）如係電報或外文文件，應指定人員譯出主旨後，再按程序分辦。 （三）來文內容涉及二個單位以上者，應以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單位 為主辦單位，於收辦後再行會辦或協調分辦。 （四）來文屬急要件或案情重大者，應先提陳核閱，並照批示依收文手續辦理分送承 辦單位，如認有及時分送必要者，應同時影印分送。 （五）機關首長或單位主管交下之公文，分文時應於公文上加註「○○○交下」。

十八、凡經本府分辦之文件，機關收文人員認為不屬於本機關主管業務範圍者，應簽註意見 送由主任秘書以上人員核章後，於工作時間八小時內退回本府總收文改分。

十九、編號、登錄應注意事項如下： （一）紙本來文經分文後，應依序編列收文字號，於來文首頁右下方標示收文日期編 號（格式如附件八），並將公文基本資料詳實登錄。機密文件得註明「密不錄 由」或以代碼、代名登錄。 （二）總收文人員收到傳真公文或電子交換公文，應依「機關公文傳真作業辦法」、 「臺北市政府公文電子交換作業要點」規定程序辦理收文登錄；傳真之公文非 普通紙印出者，應先經影印後，再作收文處理（收文章戳如附件七）。 （三）總收文號按年順序編號，年度中間如遇機關首長異動時，其編號仍應持續，不 另更換。 （四）經編列字號之收文，應以送文簿或分文簽收清單（格式如附件九），送單位收 發簽章，並每日匯存收文登記之電子紀錄檔（格式如附件六）。 （五）承辦單位因故遺失業經收文編號之公文，經原發文機關補發後要求補辦收文手 續時，仍應沿用原收文日期及原收文號。 （六）未經編號之收文，應送總收文人員補辦編號登記，再行處理。 （七）下列文件，不予編號，應另登錄送文簿，送承辦單位辦理： 1.各種定期及例行表報。 2.通報及知會之文件。 3.機關首長私人往來之文電。 4.邀請參加紀念性集會之文件。 5.贈送書刊及資料之文件。 （八）受理檢舉文件，除必須將原件分案有關機關辦理者外，不得將檢舉人之姓名， 住址轉行。有關檢舉案件之受理原則，依臺北市政府及所屬各機關處理人民陳 情案件注意事項規定辦理。 （九）每日下班二小時前送達收文人員之公文，應於當日登錄編號並分文。 （十）各機關移文時，應依下列規定處理公文收文號： 1.移出機關：以該文之收文號發文（收發文同號），將原收文號結案。 2.移入機關：視該文為新收案件，重新編號收文。

二十、傳遞應注意事項如下： （一）分文後之公文遞送，除急要件應隨到隨送外，普通件以每日上、下午分批遞送 為原則。但因業務需要或所屬單位較多之機關，得設公文交換中心，定時集中 交換。 （二）機關內部文件如屬機密件、急要件或附有大量現金、有價證券及貴重物品之公 文，應由指定人員或承辦人員親自遞送。

二十一、單位收發對文書主管單位來文之處理原則： （一）單位收發人員，收到文書主管單位送來之文件，經點收並登錄後，迅依業務 職掌分予承辦人員，如認為重要或分文發生困難時，應先請示主管再送承辦 人員。 （二）承辦單位收受之文件，如認為非屬本單位承辦之業務，應敘明退文理由，經 單位主管核閱後，得退回總收文人員改分，或逕行移送其他單位辦理，並通 知分文人員；受改分單位如有意見，應簽明理由陳請主任秘書以上人員裁定 ，不得再行移還（退文送件簽收清單格式如附件十）。 （三）未經文書單位收文之文件，處理時，應登簿送由文書主管單位補辦收文登記 手續。

二十二、單位收發作業應注意事項如下： （一）收文人員收到改分承辦人員之公文，應作承辦人員異動登錄，並送改分之承 辦人員簽收。 （二）對創簽稿文件，應於陳核前，按一般程序登錄公文基本資料與文號，並以承 辦人員擬簽稿時間登錄於擬辦時間欄。 （三）一般公文中之彙辦、併辦案件，以首件公文文號管制及統計，其餘後續之收 文，依一般公文管制及統計，原首件公文須於全案辦結時，予結案登記。 （四）對會辦文件，應依下列規定辦理。 1.送會單位： (1)應登錄送會資料，並將文件送受會單位簽收（送會簽收清單格式如附件 十二）。 (2)收到會畢退文之文件，應予核對後送原承辦人員處理或繼續陳核。 2.受會單位： (1)機關間會辦應視同速件，並依收發文程序處理；機關內單位間之受會案 件，不予編號，其件數不列入收文統計。 (2)會畢時應將文件退送會單位簽收；有順會機關時，宜將受會文件送下一 受會機關（會畢退會簽收清單如附件十二之一）。 （五）陳核（判）文件時應依下列規定辦理： 1.有來文（收文號）者：先登錄陳核（判），再將公文送簽稿收發人員簽章 （陳核（判）送件簽收清單格式如附件十三）。 2.無來文（創稿或創簽）者：先予創號登錄，並將所創文號標示於文稿首頁 右下方，再比照前目陳核（判）程序辦理。 （六）核定判行之公文，應作存查、發文： 1.經核定存查文件，應於二日內做辦畢登錄，並將公文送檔管人員點收簽章 （存查歸檔送件清單格式如附件十一）。 2.文件判行後，單位收發人員或承辦人員應於一日內作發文登錄並將公文送 校發人員簽章。

二十三、使用公文夾應注意事項如下： （一）文書處理之過程中，應視其速別、性質、密等分別使用公文夾（格式如附件 十四），以一文一夾為限。 （二）公文夾用較厚且較堅韌之紙印製。 （三）公文夾之正面標明承辦之機關、單位。 （四）公文夾顏色做為機關內部處理速度之識別，區分如下： 1.最速件用紅色。 2.速件用藍色。 3.普通件用白色。 4.機密件用黃色。 5.答覆議員質詢案（隨到隨閱）用綠色。 （五）公文夾之應用，必須與夾內文書之性質相稱。 （六）各機關公文夾之尺寸及封面格式依下列規定辦理： 1.尺寸：公文夾由外向內折邊，摺疊後長＊寬為五十＊三十五公分為原則。 2.封面格式：公文夾上方標明「（機關全銜）公文夾」，下方標示「承辦單 位」，右上角空白處標示「速別」。

二十四、簽稿收發作業應注意事項如下： （一）簽稿收發人員對各單位所送之紙本簽稿及提陳文件，應清點後簽章。 （二）簽稿收發人員應作簽收登錄，並定期匯存每日之簽稿收文登記電子紀錄檔（ 格式如附件十五）；文件、手續不完備須退件時，應由取回公文者簽章（回 稿退文簽收清單格式如附件十六）。 （三）簽稿或提陳文件簽收後分送核（閱）稿人員審閱，再陳核（判）。 （四）各級簽稿收發人員間陳（核）判文件之收送，應清點無誤後簽章。 （五）簽稿收發人員於簽稿或提陳文件經核（判）後，應登錄批示結果並由取回公 文者於送文簿或清單簽章；如在三日以上未經核（判）者，應即查詢。 （六）交辦文件，應用送文簿登記，送總收文人員編號分文。