十四、各機關得視業務需要，設置各級收發人員： （一）機關收文、發文人員。 （二）單位收發人員。 （三）簽稿收發人員（各級長官室）。 各級收發人員應接受研考單位（人員）之考核與查詢；必要時，得 予以輔導或訓練。

十五、簽收應注意事項如下： （一）收文人員收到紙本公文，除普通郵遞信件外，應先就送件人 所持之送文簿或清單逐一查對點收，並於原簿（單）註明收 到時間，蓋收件章後，退還送件人；如無送文簿（清單）， 應掣給收據（格式如附件五）。 （二）收文人員應檢視電子交換來文及附件，如發現有誤送、疏漏 或亂碼時，應即退文或通知發文機關另為處理。

十六、拆驗應注意事項如下： （一）應防封套內所裝公文緊靠封口，注意剪拆。 （二）一封內有來文二件以上者，應逐一登錄其件數及文號。 （三）依來文逐件清點附件名稱及數量，並登錄於送文簿（清單） 或公文系統，其手續如下： 1.附件與公文以不分離為原則，由收文人員整理裝訂於文後 ，隨文附送。附件較多或不便裝訂者，應裝袋附於文後， 並書明○○號附件字樣。 2.附件如屬現金、有價證券、貴重或大宗物品，應先送承辦 單位點收保管，並於來文附件欄或送文簿（清單）附件欄 適當位置處簽收證明。 3.附件未到而公文先到，應俟附件到齊後再行分文；公文如 為急要件、最速件或速件，得先送承辦單位簽辦。其附件 不齊全或漏未檢附或逾正常時間未寄到時，應速洽詢，並 得將公文退還原發文機關。 （四）經拆封檢查，如發現封面所列號碼與封內公文號碼不符，或 有號無文、有文漏號，或發文日期與送達日期、郵戳日期有 疑問時，應即向發文機關查詢。如日期相隔時日較長時，應 於文面註明收到日期。 （五）來文如屬訴願案、訴訟案、申請案件、人民陳情案或其他具 有時效性之文件，其封套應訂附於文後，以備查考；郵寄公 文之封套所貼郵票，不得剪除。 （六）來文如有誤投，應退還發文機關。其有時間性者，得代為轉 送，並通知發文機關，同時在收文表單（送文簿）中註明。 （七）封面未標明機密字樣，經拆封後如發現其內容有保密之必要 ，應以機密文書處理。

十七、分文應注意事項如下： （一）分文人員應視公文之時間性、重要性，依本機關之組織與職 掌，認定承辦單位，直接在線上分文。如為紙本公文，應於 首頁左上角加蓋承辦單位戳，依序迅速確實分辦。 （二）來文未區分速別，而認定內容確係急要者，應加蓋（註）提 醒文字或逕通知承辦單位（人員）注意辦理。 （三）來文內容涉及二個單位以上者，應以來文所敘業務較多或首 項業務之權責單位為主辦單位，於收辦後再行會辦或協調分 辦。 （四）來文屬急要件或案情重大者，應先提陳核閱，再照批示依收 文手續辦理分送承辦單位；如認有及時分送必要者，應同時 影印分送。 （五）機關首長或單位主管交下之紙本公文，分文時應於公文上加 註「○○○交下」。

十八、對於本府分辦之文件，如認為非屬本機關主管業務範圍者，應先與 擬改分之機關協商，並依下列方式辦理： （一）協商成立者：原承辦機關簽註協商結果，送由主任秘書以上 人員核章後，退回本府收文人員改分。 （二）協商不成者：原承辦機關及擬改分機關各自簽註意見，送由 主任秘書以上人員核章後，退回本府收文人員陳請秘書長裁 定。

十九、編號、登錄應注意事項如下： （一）來文經分文後，應編取收文號，並於公文系統詳實登錄公文 基本資料。紙本來文首頁右下方，應標示收文日期及收文號 （格式如附件六）。機密文書主旨應註明「密不錄由」或以 代碼、代名登錄。 （二）收到傳真公文或電子交換公文時，應依機關公文傳真作業辦 法及「臺北市政府公文電子交換作業要點」之規定程序辦理 收文登錄。傳真之公文非普通紙印出者，應先經影印後，再 作收文處理（傳真收文章如附件七）。 （三）收文號按年編號，年度中間如遇機關首長異動時，其編號仍 應持續，不另更換。 （四）經編列文號之公文，應以送文簿（清單），送單位收發人員 簽收或逕於公文系統線上簽收；並應每日匯存收文紀錄電子 檔。 （五）承辦單位因故遺失業經收文編號之公文，經原發文機關補發 後要求補辦收文手續時，仍應沿用原收文日期及原收文號。 （六）未經編號之文件，應送收文人員補辦編號登錄作業，再行處 理。 （七）下列文件，得不予編號，於登錄送文簿（清單）後，送承辦 單位簽收： 1.各種定期及例行表報。 2.非正式行文之通報及知會文件。 3.機關首長私人往來之文電。 4.邀請參加紀念性集會之文件。 5.贈送書刊及資料之文件。 （八）受理檢舉文件，除必須將原件分案有關機關辦理者外，不得 將檢舉人之姓名，住址轉行。 （九）每日下班前送達機關之公文，應於當日登錄編號；下班二小 時前送達者，除因配合公文定時集中交換外，應於當日分文 並送達承辦單位。

二十、傳遞應注意事項如下： （一）紙本公文之遞送，除急要件應隨到隨送外，普通件以每日上 、下午至少各一次分批遞送承辦單位為原則。但因業務需要 或所屬單位較多之機關，得設公文交換中心，定時集中交換 。 （二）電子公文分文後，應以線上方式即時傳送承辦單位（人員） 。 （三）機關內部傳遞機密文書、急要件或附有大量現金、有價證券 及貴重物品之公文，應由指定人員或承辦人員親自遞送。 （四）封套上標明機密或指定收件人為長官之親啟函件，以送文簿 （清單）登記後，隨收隨送長官親收或其指定人員點收處理 。

二十一、單位收發作業應注意事項如下： （一）收到文書單位送來之文件，經點收並登錄後，應迅依業務 職掌分送承辦人員簽收；如為重要文件或分文發生困難時 ，應先請示主管再送承辦人員。 （二）未經文書單位收文之文件，應登簿送由文書單位補辦收文 登錄手續。 （三）承辦單位收受之文件，如認為非屬本單位承辦者，應敘明 退文理由，經單位主管裁定後，退回收文人員改分，或逕 行移送其他單位辦理，並通知分文人員；受改分單位如有 意見，應簽明理由陳請主任秘書以上人員裁定，不得再行 移還。 （四）收到改分承辦人員之公文，應作承辦人員異動登錄，並送 改分之承辦人員簽收。 （五）創簽稿文件應於陳核前，按一般程序登錄公文基本資料與 文號，並以承辦人員擬簽稿時間登錄於公文系統擬辦日期 欄；文稿首頁右下方應標示收文號。 （六）陳核（判）文件應先登錄陳核流程，再將文件送陳長官或 送交簽稿收發人員簽收。 （七）經核定存查文件，除有陳會流程需處理外，應於二日內做 辦畢登錄，五日內將公文送檔管人員點收歸檔。 （八）經判行之文稿，應於一日內做發文登錄，並將公文送校發 人員簽收。

二十二、簽稿收發作業應注意事項如下： （一）收到各單位所送之紙本文稿或提陳文件，應清點無誤後簽 收登錄。 （二）文稿或提陳文件登錄後，應立即分送核（閱）稿人員審閱 ，再陳核（判）。 （三）紙本文稿或提陳文件經核（判）後，應登錄批示結果，並 由取回公文者於送文簿（清單）簽收。 （四）文件、手續不完備須退件時，應由取回公文者於送文簿（ 清單）簽收。 （五）各級簽稿收發人員間陳（核）判文件之收送，應清點無誤 後簽收登錄。 （六）長官交辦文件，應登記於送文簿（清單）後，送收文人員 編號分文。

二十三、收送會辦文件應注意事項如下： （一）送會機關（單位）： 1.應登錄送會流程，並將文件送受會機關（單位）簽收。 2.收到會畢或退會之文件，應予核對後送原承辦人員處理 或繼續陳核。 （二）受會機關（單位）： 1.收到受會文件，應即簽收，迅依業務職掌分送承辦單位 或人員簽收。 2.會畢時應將文件送回送會機關（單位）簽收；有順會機 關（單位）時，應將受會文件送交下一順位之受會機關 （單位）簽收。

二十四、使用公文夾應注意事項如下： （一）文書處理過程中，應視文件之速別、性質、密等使用相稱 之公文夾（格式如附件八），以一文一夾為限。 （二）公文夾應使用較厚且較堅韌之紙張印製。 （三）公文夾顏色做為機關內部處理速度之識別，區分如下： 1.最速件用紅色。 2.速件用藍色。 3.普通件用白色。 4.機密文書用黃色。 5.答復議員質詢案（隨到隨閱）用綠色。 （四）公文夾之尺寸及封面格式依下列規定辦理： 1.尺寸：公文夾由外向內折邊，摺疊後長＊寬為五十＊三 十五公分為原則。 2.封面格式：公文夾上方標明「（機關全銜）公文夾」， 下方標示「單位名稱」，右上角空白處標示「速別」； 另得視業務需要，於左上角預留透明可插式空間，供加 註提醒事項之用。