二十五、承辦人員文書處理作業應注意事項如下： （一）承辦人員收到分辦文件，應當日於公文系統線上簽收。無法採 線上簽收者，始得以送文簿（清單）方式簽收，簽章時並應註 記月日時分。 （二）承辦人員認為所分文件，非其辦理之業務，須改分另一承辦人 員或單位時，應註明改分理由，經單位主管裁定，退回單位收 發或收文人員改分。 （三）承辦人員經辦文件，應由另一單位（人員）續辦時，應將核定 之原文影印本或電子檔，移送續辦單位（人員）另以創號方式 承辦。 （四）承辦人員離職或他調時，應將未辦結公文，送請權責長官改分 其他人員辦理。 （五）各級承辦人員如延誤公文處理時限者，除追究行政責任外，如 對政府或申請人發生損害時，應負法律責任，各級主管人員並 應負行政上連帶責任。 （六）下列來文，應併辦處理： 1.各件公文案情相同者。 2.同一案情之正副本。 （七）需彙集全部來文後，始能統一辦理之案件，應彙辦處理，並依 下列規定辦理： 1.彙辦案件處理過程有發文需要者，應另以創號方式處理。 2.承辦人員應於彙辦案件之首件來文簽明必須彙辦之理由，陳 送核批後，續收之同案文件，即逕由承辦人員註明彙辦主案 文號，並完成公文系統登錄作業，不必逐件擬辦陳核（判） 。 （八）彙辦及併辦案件，首件公文應於全案辦結時，予結案登記。 （九）較為繁複之圖表、會計、統計之格式、人事及其他業務上專用 之報表，經核定後，承辦人員應自行繕校或繪製。

二十六、承辦人員擬辦文書應注意事項如下： （一）對於單位收發或收文人員送交之公文，或機關長官以手諭或口 頭交辦之案件，承辦人員應即行擬辦。 （二）承辦人員對其職責範圍內之事件，認為須以文書宣達意見或查 詢事項時，得自行擬辦。 （三）承辦人員擬辦文書時，應查明全案經過，依據法令作切實簡明 之簽註。依法令規定必須先經會議決定者，應按規定提會處理 。法令已有明文規定者，依規定擬稿送核，無法令規定而有慣 例者依慣例。適用法令時，依法律優於命令、後法優於前法、 特別法優於普通法、後令優於前令及下級機關之命令不得牴觸 上級機關之命令等原則處理。 （四）承辦人員處理案件，須先經查詢、統計、核算、考驗、籌備、 設計等手續，而非短時間所能完成時，宜先將緣由向來文單位 說明。 （五）承辦人員對本案原有文卷或有關資料，應詳予查閱，以為擬辦 處理之依據或參考。必要時，應摘要附送主管，作為核決之參 考。 （六）承辦人員簽具意見時，應力求簡明具體，不得模稜兩可或晦澀 不清，尤應避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣。 （七）重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見時，應敘明案情 簽請核示或當面請示後，再行簽辦。 （八）下列文件，得敘明案情簽擬存查： 1.無轉行或答復必要之文件。 2.下級機關送請例行備案或備查之文件及表報。 3.本機關蒐集或受贈與之參考資料。 4.屬通知或參考性之副本。 （九）承辦人員對於來文之附件，有抽存續辦之必要者，應於來文擬 辦時書明「附件抽存續辦」字樣，除書籍等另由指定單位保管 外，應於辦畢後歸檔；離職時，亦應將該附件送歸檔。 （十）各機關歸檔案件以原件為原則；有附件者，每一種以一份為限 。

二十七、機關公文以線上簽核處理原則如下： （一）機關公文非屬機密文書適合線上簽核者，應以線上簽核行之。 （二）公文以線上簽核處理者，應採用電子認證之安全管控措施並符 合電子簽章法之規定；其電子憑證之核發與管理依「行政院及 所屬各機關公務人員電子識別證管理作業要點」辦理。 （三）簽核文書應確保完整性及真實性。 （四）各簽核點人員、校對、發文及監印人員，均應以電子憑證進行 簽章，以明責任。因故未能使用電子憑證進行簽章時，應以公 文系統提供之臨時憑證替代，並於歸檔前完成電子憑證之補簽 作業；若無法補簽時，應由職務代理人或權責主管補簽，並記 錄原因。

二十八、公文以線上簽核擬辦應注意事項如下： （一）承辦人員擬辦案件時，應注意前後關聯案件陳核方式之一致性 ，前後關聯案件引用原則如下： 1.前案為紙本簽核，後案為線上簽核者，前案應掃描電子檔為 後案引用。 2.前後二案皆為線上簽核者，應提供前案電子檔案為後案引用 。 3.前案為線上簽核，後案為紙本簽核者，得列印前案公文內容 、簽核流程及簽核意見。 （二）承辦人員擬辦案件時，應依分層負責規定設定陳會流程，各簽 核點人員得依實際需求進行陳會流程調整；如需進行會辦意見 彙整者，應設定會畢後回傳承辦人員，綜合修改後，再行陳核 。 （三）簽核過程中，線上簽核與紙本簽核得互相轉換，惟需退回原承 辦人員重新辦理。 （四）線上簽核公文列印時，應採雙面列印，並註記「與電子檔相符 」。

二十九、承辦人員辦稿時，應於稿面填列下列各項：（參見附錄五） （一）「文別」：按照公文程式條例之類別及有關規定填列。 （二）「速別」：係指希望受文者辦理之速別。應確實考量案件性質 ，填列「最速件」或「速件」或「普通件」。如為限期公文， 則不必填列。 （三）「密等及解密條件或保密期限」：填「絕對機密」、「極機密 」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註 記，如非機密文書，則不必填列。 （四）「附件」：請註明內容名稱、媒體型式、數量或其他有關字樣 。 （五）「正本」或「副本」：應分別逐一書明全銜，或以明確之總稱 概括表示。採郵寄發送者，應詳列其郵遞區號及地址。機關內 部得以加發「抄本」之方式處理。 （六）「承辦人員」：由承辦人員於稿面承辦單位處適當位置加蓋職 名章或以電子憑證簽章，並註明辦稿之月日時分。 （七）「發文字號」：填列發文層級之代字及發文號。 （八）「檔號」及「保存年限」：於稿面右上方處列明，檔號應視案 情分類編案情形，填列對應之年度號、分類號及案次號；保存 年限應依檔號對應之年限填列。 （九）「地址」：填列承辦單位所在地之郵遞區號及地址。 （十）「承辦人」及聯絡方式：原則應填列承辦人姓名及電話，並視 需要填列傳真號碼及電子信箱。 （十一）下列特殊處理事項，由承辦人員斟酌情形，於稿面適當位置 處註明： 1.決行層級。 2.刊載本府公報。 3.登載機關電子公布欄及登載期限。 4.出版品或公告，應註明出版品名稱、位置、字體大小、日 期或揭示地點。 5.有時間性之文件，應指明發出或送達時間。 6.會銜稿件，書明各會銜機關抽存之份數。 7.指定送達方式或郵遞種類。 8.指定公文收受人員或拆封之人員。 9.其他與文書處理、檔案管理有關之註記。

三十、承辦人員辦稿時，處理「附件」應注意事項如下： （一）附件應檢點清楚，隨稿附送。如為不隨文發出之陳核參考文件， 應列為「參考附件」。 （二）附件有二種以上時，應分別標以附件一、附件二等。 （三）附件如係隨文附送，辦稿時，用「檢送」、「檢附」等字樣。 （四）如需附送副本受文者，應在「副本」項內，受文者名稱之後註記 「含附件」。 （五）各受文者附送之附件不同時，應分別裝訂並以附件條標示受文者 名稱。 （六）如需以原本發出，而原本僅一份時，應註明「原本隨文發出，以 掃描電子檔或影本歸檔」。 （七）如需以電子文件、抄本或影印本發出，辦稿時應書「附電子檔」 、「抄送」或「檢送○○影印本」等字樣，並註明「原本存卷， 另以電子檔、抄本或影印本發出」。 （八）發文附件宜儘量採用電子文件。 （九）附件如不及或不能隨稿附送時，應註明「封發時，附件請向承辦 人員或某某洽取」。 （十）有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，應註明「文先發，附 件另送」，並於補送附件時註明發文日期及字號。 （十一）行文時，不得將內部簽辦文件之複製品隨文檢附。但依法令規 定或經權責長官核准者，不在此限。

三十一、文書有分行之必要者儘量利用「副本」，避免重複辦稿。其應注 意事項如下： （一）受理之案件，主體機關或通案分行之機關用正本，其餘有關機 關或預計其他機關亦將有同樣詢問者用副本。 （二）收到其他機關來文，一時未能函復，須向其他機關查詢者，得 將查詢公文，以副本發送來文機關。 （三）因緊急情況越級行文時，得以副本發送其直屬上級或下級機關 。 （四）已發送副本之機關單位，如其後續來文，內容已在前送副本中 列明者，不必答復。 （五）副本除知會外，尚須收受副本機關處理者，應於文內加敘請就 某一事項予以處理之字樣。

三十二、承辦人員撰稿應注意事項如下： （一）引敘來文或法令條文，以扼要摘敘，足供參證為原則。如必須 引用全文，應以電子文件、抄本或影印附送。 （二）敘述事實或引敘人名、地名、物名、日期、數字、法規條文及 有關解釋等，應詳加核對，避免錯漏。 （三）承辦人員對於來文或簽擬意見，如情節較繁複或文字較長者， 宜摘提要點，於適當處作必要之註記，以利核閱。 （四）須附送參考資料或檔案之數量較多時，除標明附件號數外，並 得將紙本文件重要處斜摺，露出上端或加籤條，以利查閱。 （五）各種名稱如非習用慣見，不宜省文縮寫。如遇譯文且關係重要 者，應以括弧加註原文，以資對照。 （六）文稿表示意見，應有負責態度，或提出具體意見，供受文者抉 擇，不得僅作層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理 」等空言敷衍。 （七）文稿數字書寫方式依「公文書橫式書寫數字使用原則」辦理。 （參見附錄四） （八）引敘原文時，其直接語氣應改為間接語氣，如「貴」、「鈞」 等應改為「本」、「該」等。 （九）法規之制（訂）定、修正，於公（發）布或轉發時，應於法規 名稱之下註明公（發）布、核定或修正日期及文號。 （十）擬辦復文或轉行之稿件，應將來文機關之發文日期及字號敘入 ，俾便查考。 （十一）紙本文稿須保持完整，不得以剪貼方式行之。 （十二）紙本文稿應力求字跡清晰，不得潦草，並應裝訂妥當。如有 添註塗改，應於添改處蓋職名章；以線上簽核者，免蓋職名 章。 （十三）紙本文稿有二頁以上者，應於騎縫處加蓋（列印）騎縫章或 職名章，同時於每頁之下緣加註頁碼。

三十三、承辦人員對核定、判行之文書處理應注意事項如下： （一）承辦人員對卸任首長任內判行文稿，如移交封印前未及時發出 者，應再提陳新任首長核判。 （二）案件辦結有延後歸檔之必要時，應由承辦人員提出申請，並經 權責長官核准後，登錄於公文系統。 （三）承辦人員應依判行內容完成文件修改，並於判行後一日內做發 文登錄，將公文送發文人員簽收。 （四）經核定存查文件，除有陳會流程需處理外，承辦人員應於二日 內做辦畢登錄，五日內將公文併同歸檔清單送檔案管理人員點 收歸檔。

三十四、文書處理其他應注意事項如下： （一）緊急事項得先以電話洽辦，隨即補具公文。 （二）機關非密等公文及附件，原則應以電子交換方式行之。如受文 者非電子交換連線用戶者，得請受文者於指定網站自行下載。 （三）來文內有極顯明之錯誤字句，應電洽改正，並註記於來文上或 於簽辦時敘明。如摘敘入稿，則逕行改正或避免錯誤之字句。 （四）登載機關電子公布欄之文書，如對某些特定對象有所影響，或 需其有所作為時，應另以書函或電子郵件，告知登載位置及內 容概要，以利其配合辦理。 （五）已行文之事項，逾期未復者，應即催辦（作法舉例見附錄五） 。 （六）不屬於本機關主管業務或職權範圍之來文，得以移文單逕移主 管機關（作法舉例見附錄五），並副知來文者。 （七）借支、請假、出差、請購等例行事項，一律使用規定之格式填 報，或利用電子化方式處理，不另用簽。 （八）各機關交辦文件，宜指示原則，附式舉例說明；審核下級機關 陳送報表或附件時，除重大錯誤發還更正外，應即就原案改正 並告知，避免公文往返。

三十五、公文內容涉及其他機關（單位）權責時，應先行協調會商，並依 下列原則辦理： （一）各機關（單位）間溝通協調時，應視業務需要，由承辦人員、 單位主管或主任秘書以上人員，逐級展開協商。未經溝通協調 前，不得簽請召開會議商討。 （二）協調會商方式，應依問題之繁簡難易及處理時限之緩急，就下 列各目選用之： 1.以電話洽詢或面洽並記錄備查。 2.以傳真、電子郵件、便箋或書函，先行洽商取得會辦意見。 3.辦理會勘或召開協調會，以取得共識。 4.以簽稿送會，並以分會方式為原則，順會方式為例外處理。 以紙本送會時，如送會機關（單位）較多時，宜加附簽稿會 核單（格式如附件九）送會。會銜公文採用會銜公文會辦單 （格式如附件十）。 5.自行持文稿送會。 （三）送會案件，主辦機關（單位）應先敘明就該案具體意見，再行 送會。未敘明者，受會機關（單位）得予退回。 （四）各機關會請法務局表示意見案件，如簽會數機關時，應將法務 局列於最後會辦機關。但情況急迫，須同時簽會數機關者，不 在此限。 （五）文稿如經會商、協調後，應依下列事項辦理： 1.先簽後稿案件，已於簽辦時會核者，如稿內所敘與會核時並 無出入，應不再送會，以節省時間及手續。 2.依協商會議共識結論直接簽陳者，得免再送會。 3.各機關（單位）於其他機關（單位）送會之簽稿，如有意見 應即提出。如未提出意見，一經會辦，即認為同意，應共同 負責。 4.會辦機關（單位）對於簽稿有不同意見時，應由主辦機關（ 單位）綜合修改或綜簽後，再行陳核。 （六）非政策性之緊急文稿為爭取時效，得先發後會。 （七）屬於知會性質，或已經確認分工方式，或已有處理慣例者，以 後會方式處理，各機關（單位）應依指示配合辦理。 （八）各機關間應加強業務聯繫及協調配合，並依「臺北市政府各機 關加強橫向聯繫及管轄權爭議處理要點」辦理。

三十六、陳核（判）應注意事項如下： （一）文書陳核（判）之權責區分如下： 1.初核者係承辦人員之直接主管。 2.複核者係承辦人員直接主管之上級核稿者。 3.會核者係與本案有關之主管人員（如無必要則免送會）。 4.決行者係依分層負責規定之最後決定人。 （二）陳核（判）之文件如未簽擬意見，應交還重擬，再行陳核（判 ）。 （三）重要文稿之陳核（判），應由承辦人員或單位主管親自遞送及 說明。

三十七、核稿應注意事項如下： （一）核稿人員對案情不甚明瞭時，可隨時洽詢承辦人員，或以電話 詢問，避免用簽條往返。 （二）修改紙本文稿時，切勿將原字句塗抹致無法辨識，應以勾勒、 劃刪除線、從旁添註等方式處理，並於修改處蓋職名章。 （三）已在簽稿上蓋章或以電子憑證進行簽章，而未簽註意見者，視 為同意。 （四）簽稿內容如有不當時，應就原稿批示或改正，不宜輕易發回重 擬。 （五）兼任數項核稿職務者，同一文稿，以核閱一次為原則。

三十八、閱稿應注意事項如下： （一）簽稿是否相符、前後案情是否連貫、有關單位已否會洽。 （二）程式、數字、名稱、標點符號及引用法規條文等是否正確。 （三）文字是否通順、措詞是否恰當、有無錯別字。 （四）對於文稿內容如有不同意見，應洽商主管單位或承辦人員改定 ，或另附意見陳請長官核示，不宜逕行批改。

三十九、決行應注意事項如下： （一）文稿之決行按分層負責之規定處理。 （二）注意每一文稿之內容，各單位間文稿有無矛盾、重複或不符等 情形。 （三）對陳核（判）之文稿，應明確批示。同意發文，批示「發」； 認為無繕發必要尚須考慮者，應作「不發」或「緩發」之批示 。 （四）承辦人員擬有二種以上意見備供採擇時，應明確擇定一種或另 批處理方式，不可作模稜兩可之批示。 （五）決行時，如有疑義，應即召集承辦單位、受會單位及核稿人員 研議，即時決定明確批示。 （六）紙本公文決行時，應於決行處或適當位置，依下列方式蓋章或 簽名： 1.首長親自核決者，由其親自簽名或蓋職名章。 2.襄助首長決行者，於決行處蓋首長授權職名章（即甲、乙、 丙、……章），於核稿處加蓋本人職名章。 3.代為決行者，由決行人蓋職名章，並加註「代為決行」字樣 。 4.承辦與決行同為一人時，應在決行處蓋職名章並加註「兼代 為決行」字樣，承辦單位處無須蓋章。 5.代理他人決行者，比照第一目至第四目規定處理，並於本人 蓋章處右側加註「代」字，原本人核稿處無須再行蓋章。

四十、回稿、清稿、複閱應注意事項如下： （一）判行之文稿應送回承辦人員檢視文稿修改情形，如對修改內容有 疑義時，應洽修改人員釐清或更正後，再行送發文。 （二）文稿增刪修改過多者，應送還承辦人員清稿，再陳核（判）。紙 本文稿清稿後，應將原稿附於清稿之後。已會核會簽者，不必再 會核簽。 （三）決行者如有不同意見或指示事項，可依陳核（判）反順序依次複 閱，或列印批示之內容，提供複閱。以線上簽核處理者，得以同 步複閱方式處理。