三十一、文書收發之一般規定如下： (一) 各機關文書收發人員 (以下簡稱登記員) ，應以編制內職員充 任之。 (二) 各機關文書收發之區分： 1.總收發。 2.單位收發。 3.基層收發 (登記桌) 。 4.簽稿收發。 前項文書收發，以本府為主體者，秘書處為總收發，各局處會 為單位收發，各科室為基層收發；以局處會或各區公所為主體 者，以各該機關為總收發，其所屬之科室 (組) 為基層收發； 各機關綜合文稿之單位，辦理簽稿承轉登記者，為簽稿收發。 (三) 各級登記員應接受研考單位 (人員) 之考核與查詢。必要時， 得予以輔導或訓練；異動時，應先會知。並應將其業務有關事 項詳細交代接辦人員。 (四) 各級登記員應每日將收發文件數統計，彙製月報表，按月陳主 管核閱。 (五) 各機關為辦理文書收發、查詢，設立登記桌規定如下： 1.機關組織較小者，設立一個登記桌。但平均每月辦理收文不 滿五十件者，得指定人員兼辦之。 2.每一基層單位，以設立一個登記桌為原則。 3.每一登記桌，每月辦理收文以五百件為原則。在八百件以上 者，得視實際情形增設之。 4.同一基層單位，設有二個以上之登記桌者，應冠以數序區分 之。

三十二、文書作業電腦化機關辦理收發，承辦人簽收清單及各類送件清單 其保管年限為一年。

三十三、簽收應依下列規定辦理： (一) 外 (總) 收發人員收到公文或函電，除普通郵遞信件外，應先 將送件人所持之送文簿或清單，逐一查對點收，並就原簿 (單 ) 註明收到時間，蓋戳退還；如無送文簿 (單) ，應掣給收據 (格式如附件五) 。未設總收發之機關，應指定專人辦理。 (二) 外 (總) 收發人員收到公文，應予收文登錄 (格式如附件五之 一) ，除速件須隨收隨送外，普通文件每二小時彙送一次。封 套上標明機密或指定收件人為長官之親啟函件，分別用送文簿 登記，隨收隨送長官親收或指定之人員點收處理。

三十四、總收發人員收到傳真公文或電子交換公文，應依附錄一、二之一 、三之規定辦理收文登錄，並於公文首頁右下方加蓋 (印) 收文 章戳 (其規格如附件七) ，傳真之公文非普通紙印出者，應經影 印後，依規定處理。

三十五、拆驗應依下列規定辦理： (一) 應防封套內所裝公文緊靠封口，注意剪拆。 (二) 一封內如有來文二件以上者，應逐一登錄其件數及文號。 (三) 查對附件，應對照來文逐件清點，登錄其手續如下： 1.附件應加整理，附於原文之後。 2.附件如屬現金、有價證券、貴重或大宗物品，應先送承辦單 位點收保管，並於文內附件右方簽章證明或就原分文簽收清 單附件欄內簽章證明。 3.附件與公文以不分離為原則，由登記員裝訂於文後隨文附送 ；附件較多不便裝訂者，應裝袋附於文後，並書明○○號附 件字樣。 4.附件未到或附件先到，應俟附件到齊後再行分文；公文如為 速件，得先送承辦單位簽辦。其附件不齊全或漏檢或逾正常 時間未寄到時，應速洽詢，並得退還原發文機關。 (四) 經拆封檢查，如發現封面所列號碼與封內公文號碼不符，或有 文無號，或原發文日期與發郵日期有疑問時，應於文面上方分 別註明收到日期，並向原發文機關查詢。 (五) 來文如屬訴願案、訴訟案、人民陳情案或其他具有時效性之文 件，其封套應訂附於文後，以備查考；郵寄公文之封套所貼郵 票，不得剪除。 (六) 來文如有誤投，應投還原發文機關。其有時間性者，得代為轉 送，並通知原發文機關，同時在收文表中註明。 (七) 封面未標明機密字樣，經拆封後如發現其內容有保密之必要， 應作機密文件處理。

三十六、分文應依下列規定辦理： (一) 分文人員應視公文之時間性、重要性、依本機關之組織與職掌 ，認定其承辦單位，分別在原文左上角加蓋承辦單位戳，依序 迅確分辦；對來文未區分等級而認定內容確係急要者，應加蓋 戳記，以提高承辦人員之注意。 (二) 如係電報或外文文件，應指定人員譯出主旨後，再按程序分辦 。 (三) 來文內容涉及二個單位以上者，應以來文所敘業務較多或首項 業務之主辦單位為主辦單位，於收辦後再行會辦或協調分辦。 (四) 來文屬急要件或案情重大者，應先提陳核閱，然後再照批示依 收文手續辦理分送承辦單位，如認有及時分送必要者，應同時 影印分送。 (五) 機關首長或單位主管交下之公文，分文時應於公文上加註「○ ○○交下」。 (六) 凡經本府分辦之文件，機關收文人員認為不屬於本機關主管業 務範圍者，應簽註意見送由主任秘書以上人員核章後，於工作 時間四小時內退回本府總收發改分，逾限由各機關逕行移送該 業務職掌機關，並副知本府總收發，受移機關如有意見，應即 先行與移文機關溝通協調，如無法解決，再陳明理由簽請上一 級長官裁定，非經核可不得再行移還。 (七) 分文發生困難時，應簽陳主任秘書以上人員核示辦理。

三十七、來文經分文後，應將公文基本資料詳實登錄，並依序編列收文字 號，於來文首頁右下方加蓋收文日期編號 (格式如附件八) 或黏 貼文號條碼。機密文件得註明「密不碼、代名登錄。

三十八、總收文號按年順序編號，年度中間如遇機關首長異動時，其編號 仍應持續，不另更換。

三十九、經編列字號之收文，應製分文簽收清單 (格式如附件九) ，送單 位收發或基層收發 (登記桌) 在清單上簽章，並視需要印製收文 登記表 (格式如附件六) 。

四十、承辦單位因故遺失業經收文編號之公文，經原發文機關補發後要求 補辦收文手續時，仍應沿用原收文日期及原收文號。

四十一、未經編號之收文，應送總收發補辦編號登記，再行處理。

四十二、下列文件，不予編號，應另登錄送文簿，送承辦單位辦理： (一) 各種定期及例行表報。 (二) 通報及知會之文件。 (三) 機關首長私人往來之文電。 (四) 邀請參加紀念性集會之文件。 (五) 贈送書刊及資料之文件。

四十三、分文後之公文遞送，除急要件應隨到隨送外，普通件以每日上、 下午分批遞送為原則。但因業務需要或所屬單位較多之機關，得 設公文交換中心，定時集中交換。

四十四、機關內部文件如屬機密件、急要件或附有大量現金、有價證券及 貴重物品之公文，應由指定人員或承辦人員親自遞送。

四十五、各機關內部單位，應視業務需要，指定專人擔任單位收發，並應 與文書主管單位及公文稽催單位保持密切聯繫，並依下列規定辦 理： (一) 單位收發人員，收到文書主管單位送來之文件，經點收並登錄 後，如認為重要或分文發生困難時，應先請示主管再送承辦人 。 (二) 承辦單位收受之文件，認為非屬本單位承辦之業務，經主管核 閱後，得退回總收發改分，或逕行移送其他單位辦理，並通知 分文人員；受改分單位如有意見，應簽明理由陳請主任秘書以 上人員裁定，不得再行移還。 (三) 未經文書單位收文之文件，處理時，應登簿送由文書主管單位 補辦收文登記手續。 (四) 經掛號陳核之文書，應送登記員銷號後歸檔。

四十六、會辦之文件，受會機關應視同速件，並依收發文程序處理，機關 內單位間之受會案件，不予編號，其件數不列入收文統計。

四十七、登記員收到由單位收發送交之公文，經點驗清楚後，應在簽收清 單上蓋收文章戳，填寫收到月日時分退還，另於電腦簽收後列印 單位公文分文簽收清單，隨文請承辦人蓋章簽收。

四十八、登記員點收文件時，遇有必須退回單位收發改分之文件應依下列 規定辦理： (一) 應於電腦登錄退文，由承辦人員或登記員在退文送件簽收清單 承辦機關欄內，填註「理由」退單位收發改分，並於右邊註明 退文月日時分，陳由單位主管蓋章同意。 (二) 並將退文送件簽收清單 (格式如附件十) 隨文退回單位收發改 分，如已編基層收文號者，應予註銷文號。

四十九、登記員收到改分承辦人之公文，應於電腦作承辦人員異動登錄， 再將原承辦人簽收清單隨文送改分之承辦人員簽收。

五十、各機關移文時，登記員應依下列規定處理公文收文號： (一) 府收文：移出機關另以本機關文號，將該府文當附件函送，同時 副知本府秘書處。移入機關則視該府文為新收案件，重新掛本機 關文號收文，原府號則不再使用，若須發府文，則重新提取府號 。 (二) 本機關收文：移出機關以該文之收文號發文 (收發文同號) ，將 原收文號結案。移入機關則視該文為新收案件，重新掛號收文。

五十一、登記員對創簽稿文件，應視同來文，按一般程序登錄公文基本資 料與文號，以承辦人最後簽定時間登錄於擬辦時間欄。

五十二、以文管制之案件，得以分段作業方式辦理。

五十三、以「案」管制之案件，該案之起始收文號於結案時，始能銷號。 處理中有發文需要者，另以原文號之附號方式處理。

五十四、以「案」管制之案件，發文之附號稿退原承辦單位 (人) ，而於 主案結案時一併歸檔。辦理過程中之後續收文，均可簽准後存查 銷號，並以一般公文管制及統計。

五十五、一般公文中之彙辦、併辦案件，以首件公文文號管制及統計，其 餘後續之收文，依一般公文管制及統計。

五十六、登記員對存查案件，應依下列規定辦理：經核定存查文件，應於 登錄後，印製存查歸檔送件清單 (格式如附件十一) 二份，隨文 逕送檔案室點收，以一份蓋章退還登記員保存。

五十七、登記員對會辦文件，應依下列規定辦理。 (一) 送會單位： 1.應於電腦作送會資料登錄，並列印送會簽收清單 (格式如附 件十二) 隨文送會。 2.原登記桌收到會畢之文件，應核對清單，並於電腦作受退會 收件登錄。 (二) 受會單位： 1.應就清單核對後簽收退回，並於電腦作受會登錄後，比照收 文程序分文，由承辦人簽收。 2.退會時應於電腦作退會登錄，列印退會簽收清單， (格式如 附件十二) 隨文退回。

五十八、登記員接到承辦人員申請展期時，應於電腦作展期登錄。

五十九、登記員對已屆預定結案日期仍未辦畢亦未申請展期之文件，應即 查詢承辦人員後，依規定辦理展期，如承辦人員仍不申請展期時 ，應即報告單位主管處理。

六十、登記員每日應列印： (一) 預定結案日期前一日查詢單，送請單位主管參處。 (二) 已屆查詢日之逾期公文展期申請單送承辦人申請展期 (展期申請 單需註明延展日期、理由，承辦人員蓋章及單位主管核准蓋章， 並簽註月日時分) 。

六十一、登記員接到承辦人員陳核文件時應依下列規定辦理： (一) 有來文 (收文號) 者：登錄公文陳核送件處理，並列印陳核送 件簽收清單 (格式如附件十三) 二份，送簽稿收發人員簽章一 份退回備查。 (二) 無來文 (創稿或創簽) 者：就創稿 (簽) 之層級定位 (府或局 、處) ，先予創號登錄，並將所創文號加蓋於稿面上，再比照 前款陳核程序辦理。

六十二、陳核 (判) 文件應視其速別、性質、密等分別使用公文夾 (格式 如附件十四) ，以一文一夾為限。

六十三、使用公文夾應注意事項如下： (一) 文書處理之過程中，均應使用公文夾，並以公文夾顏色做為機 關內部處理速度之識別。 (二) 公文夾用較厚且較堅韌之紙印製，密件公文應用特製之密件袋 。 (三) 公文夾之正面標明承辦人員之單位。 (四) 公文夾區分如下： 1.最速件用紅色。 2.速件用藍色。 3.普通件用白色。 4.機密件用黃色或特製之密件袋。 5.答覆議員質詢案 (隨到隨閱) 用綠色。 (五) 公文夾之應用，必須與夾內文書之性質相稱。 (六) 各機關公文夾之尺寸及封面格式應依下列規定辦理： 1.尺寸：公文夾未摺疊前之尺寸長＊寬為 60 ＊ 45 公分，四 邊留 5 公分由外向內折邊，摺疊後長＊寬為 50 ＊ 35 公 分。 2.封面格式：公文夾正中間下方標明「 (機關全銜) 公文夾」 ，中間下方標示「承辦單位」，左上角空白處標示「重大工 程案件」「工作計畫案件」「政策方針案件」「首長交辦案 件」「人事任免案件」「爭議性案件」「法令規章案件」「 陳情訴願案件」等訊息。由承辦人依公文性質分別勾選，速 別須與公文夾顏色規定相符。

六十四、文件判行後，登記員送繕時應於電腦作送繕登錄並將清單隨文送 繕打人員簽收蓋章後退回。

六十五、簽稿收發人員對各單位所送之簽稿及提陳文件，應依原送公文登 記簿或陳核送件簽收清單所載逐件點清，簽章後交還。

六十六、簽稿收發人員應依各單位送來之陳核送件簽收清單及簽稿文件， 於電腦作簽收登錄，每日應列印簽稿收文登記表 (格式如附件十 五) 文件手續不完備須退件時，應作退件登錄，列印回稿退文簽 收清單 (格式如附件十六) 並隨文退回。

六十七、簽稿或提陳文件簽收後分送核 (閱) 稿人員審閱，再陳核 (判) 。

六十八、簽稿收發人員為陳判時，應列印陳核送件簽收清單二份隨文陳判 ，一份經簽稿收發人員簽章後退回。

六十九、簽稿收發人員於簽稿或提陳文件經核 (判) 後，應將批示結果登 錄並列印回稿退文簽收清單由取回公文者簽章；如在三日以上未 經核 (判) 者，應即查詢。

七十、交辦文件，應用送文簿登記，送總收發編號分文。