三十一、文書收發之一般規定如下： （一）各機關文書收發人員（以下簡稱登記員）應指定適當人員擔任之。 　（二）各機關文書收發之區分： 　　 1.總收發。 　　 2.單位收發。 　　 3.簽稿收發（各級長官室收發人員）。　 （三）各級登記員應接受研考單位 （人員） 之考核與查詢。必要時，得予以輔導 或訓練；異動時，應先會知。並應將其業務有關事項詳細交代接辦人員。 （四）各級登記員應每日將收發文件數統計，彙製月報表，按月陳主管核閱。 （五）各機關為辦理文書收發、查詢，設立登記桌規定如下： 1.機關組織較小者，設立一個登記桌。但平均每月辦理收文不滿五十件者， 得指定人員兼辦之。 2.每一單位，以設立一個登記桌為原則。 3.每一登記桌，每月辦理收文以五百件為原則。在八百件以上者，得視實際 情形增設之。

三十二、文書作業電腦化機關辦理收發，各類送件、簽收清單其保管年限為一年；收發文紀 錄保存年限為三十年。

三十三、簽收應依下列規定辦理： 　 （一）外（總）收發人員收到公文或函電，除普通郵遞信件外，應先將送件人所持 之送文簿或清單，逐一查對點收，並就原簿 （單） 註明收到時間，蓋戳退 還；如無送文簿（單），應掣給收據（格式如附件五）。未設總收發之機， 應指定專人辦理。 　 （二）外（總）收發人員收到公文，應予收文登錄（格式如附件五之一），除最速 件、速件須隨收隨送外，普通文件每二小時彙送一次。封套上標明機密或指 定收件人為長官之親啟函件，分別用送文簿登記，隨收隨送長官親收或指定 之人員點收處理。

三十四、總收發人員收到傳真公文或電子交換公文，應依附錄一、二、三之規定辦理收文登 錄，並於公文首頁右下方加蓋（印）收文章戳（其規格如附件七），傳真之公文非 普通紙印出者，應經影印後，依規定處理。

三十五、拆驗應依下列規定辦理： 　 （一）應防封套內所裝公文緊靠封口，注意剪拆。 　 （二）一封內如有來文二件以上者，應逐一登錄其件數及文號。 　 （三）查對附件，應對照來文逐件清點，登錄其手續如下： 1.附件應加整理，附於原文之後。 2.附件如屬現金、有價證券、貴重或大宗物品，應先送承辦單位點收保管， 並於文內附件右方簽章證明或就原分文簽收清單附件欄內簽章證明。 3.附件與公文以不分離為原則，由登記員裝訂於文後隨文附送；附件較多不 便裝訂者，應裝袋附於文後，並書明○○號附件字樣。 4.附件未到或附件先到，應俟附件到齊後再行分文；公文如為最速件、速件 ，得先送承辦單位簽辦。其附件不齊全或漏檢或逾正常時間未寄到時，應 速洽詢，並得退還原發文機關。 （四）經拆封檢查，如發現封面所列號碼與封內公文號碼不符，或有文無號，或原 發文日期與發郵日期有疑問時，應於文面上方分別註明收到日期，並向原發 文機關查詢。 （五）來文如屬訴願案、訴訟案、人民陳情案或其他具有時效性之文件，其封套應 訂附於文後，以備查考；郵寄公文之封套所貼郵票，不得剪除。 （六）來文如有誤投，應投還原發文機關。其有時間性者，得代為轉送，並通知原 發文機關，同時在收文表中註明。 （七）封面未標明機密字樣，經拆封後如發現其內容有保密之必要，應作機密文件 處理。

三十六、分文應依下列規定辦理： （一）分文人員應視公文之時間性、重要性、依本機關之組織與職掌，認定其承辦 單位，分別在原文左上角加蓋承辦單位戳，依序迅確分辦；對來文未區分等 級而認定內容確係急要者，應加蓋戳記，以提高承辦人員之注意。 （二）如係電報或外文文件，應指定人員譯出主旨後，再按程序分辦。 （三）來文內容涉及二個單位以上者，應以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單 位為主辦單位，於收辦後再行會辦或協調分辦。 （四）來文屬急要件或案情重大者，應先提陳核閱，然後再照批示依收文手續辦理 分送承辦單位，如認有及時分送必要者，應同時影印分送。 （五）機關首長或單位主管交下之公文，分文時應於公文上加註「○○○交下」。 （六）凡經本府分辦之文件，機關收文人員認為不屬於本機關主管業務範圍者，應 簽註意見送由主任秘書以上人員核章後，於工作時間八小時內退回本府總收 發改分。

三十七、來文經分文後，應將公文基本資料詳實登錄，並依序編列收文字號，於來文首頁右 下方加蓋收文日期編號（格式如附件八）或黏貼文號條碼。 機密文件得註明「密不錄由」或以代碼、代名登錄。

三十八、總收文號按年順序編號，年度中間如遇機關首長異動時，其編號仍應持續，不另更 換。

三十九、經編列字號之收文，應製分文簽收清單（簿）（格式如附件九），送單位收發或基 層收發（登記桌）簽章，並定期匯存每日收文登記之電子紀錄檔（格式如附件六） 。 前項之分文簽收清單（簿），得以公文管理系統上之線上簽收紀錄替代。

四十、承辦單位因故遺失業經收文編號之公文，經原發文機關補發後要求補辦收文手續時， 仍應沿用原收文日期及原收文號。

四十一、未經編號之收文，應送總收發補辦編號登記，再行處理。

四十二、下列文件，不予編號，應另登錄送文簿，送承辦單位辦理： 　 （一）各種定期及例行表報。 　 （二）通報及知會之文件。 　 （三）機關首長私人往來之文電。 　 （四）邀請參加紀念性集會之文件。 　 （五）贈送書刊及資料之文件。

四十三、分文後之公文遞送，除急要件應隨到隨送外，普通件以每日上、下午分批遞送為原 則。但因業務需要或所屬單位較多之機關，得設公文交換中心，定時集中交換。

四十四、機關內部文件如屬機密件、急要件或附有大量現金、有價證券及貴重物品之公文， 應由指定人員或承辦人員親自遞送。

四十五、各機關內部單位，應視業務需要，指定專人擔任單位收發，並應與文書主管單位及 公文稽催單位保持密切聯繫，並依下列規定辦理： 　 （一）單位收發人員，收到文書主管單位送來之文件，經點收並登錄後，如認為重 要或分文發生困難時，應先請示主管再送承辦人員。 　 （二）承辦單位收受之文件，認為非屬本單位承辦之業務，經主管核閱後，得退回 總收發改分，或逕行移送其他單位辦理，並通知分文人員；受改分單位如有 意見，應簽明理由陳請主任秘書以上人員裁定，不得再行移還。 　 （三）未經文書單位收文之文件，處理時，應登簿送由文書主管單位補辦收文登記 手續。 　 （四）經掛號陳核之文書，應送登記員銷號後歸檔。

四十六、會辦之文件，受會機關應視同速件，並依收發文程序處理，機關內單位間之受會案 件，不予編號，其件數不列入收文統計。

四十七、登記員收到由單位收發送交之公文，經點驗清楚後，應在簽收清單（簿）上蓋收文 章戳，填寫收到月日時分退還，另於電腦簽收後以單位公文分文簽收清單（簿）， 隨文請承辦人員蓋章簽收。

四十八、登記員點收文件時，遇有必須改分之文件應於電腦登錄退文，由承辦人員或登記員 在退文送件簽收清單（格式如附件十）相關欄內，填註「理由」退請改分，並在右 邊註明退文月日時分，陳由權責長官蓋章同意後，將退文送件簽收清單隨文退回改 分。

四十九、登記員收到改分承辦人員之公文，應於電腦作承辦人員異動登錄，再將原承辦人員 簽收清單隨文送改分之承辦人員簽收。

五十、各機關移文時，登記員應依下列規定處理公文收文號： （一）移出機關：以該文之收文號發文（收發文同號），將原收文號結案。 （二）視該文為新收案件，重新掛號收文。

五十一、登記員對創簽稿文件，應視同來文，按一般程序登錄公文基本資料與文號，以承辦 人員最後簽定時間登錄於擬辦時間欄。

五十二、以文管制之案件，得以分段作業方式辦理。

五十三、以「案」管制之案件，該案之起始收文號於結案時，始能銷號。處理中有發文需要 者，另以原文號之附號方式處理。

五十四、以「案」管制之案件，發文之附號稿退原承辦單位（人），而於主案結案時一併歸 檔。辦理過程中之後續收文，均可簽准後存查銷號，並以一般公文管制及統計。

五十五、一般公文中之彙辦、併辦案件，以首件公文文號管制及統計，其餘後續之收文，依 一般公文管制及統計。

五十六、登記員對存查案件，應依下列規定辦理：經核定存查文件，應於二日內做辦畢登錄 ，送歸檔時，並應印製存查歸檔送件清單（格式如附件十一）二份，隨文逕送檔案 室點收、蓋章，並收回一份備查。

五十七、登記員對會辦文件，應依下列規定辦理。 　 （一）送會單位： 1.應於電腦作送會資料登錄，並送會簽收清單（格式如附件十二）（簿）隨 文送會。 2.收到會畢退文之文件，應予核對後送原承辦人員處理或繼續陳核。 　 （二）受會單位： 比照分文程序分文（會畢退文簽收清單如附件十二之一）。

五十八、登記員接到承辦人員陳核（判）文件時應依下列規定辦理： （一）有來文（收文號）者：登錄公文陳核（判）送件處理，並列印陳核（判）送 件簽收清單（格式如附件十三）二份，隨文送簽稿收發人員簽章，並收回一 份備查。 （二）無來文（創稿或創簽）者：先予創號登錄，並將所創文號加蓋於稿面上或黏 貼文號條碼，再比照前款陳核（判）程序辦理。

五十九、陳核（判）文件應視其速別、性質、密等分別使用公文夾（格式如附件十四），以 一文一夾為限。

六十、使用公文夾應注意事項如下： （一）文書處理之過程中，均應使用公文夾，並以公文夾顏色做為機關內部處理速度 之識別。 （二）公文夾用較厚且較堅韌之紙印製，密件公文應用特製之密件袋。 （三）公文夾之正面標明承辦人員之單位。 （四）公文夾區分如下： 　　 1.最速件用紅色。 　　 2.速件用藍色。 　　 3.普通件用白色。 4.機密件用黃色或特製之密件袋。 5.答覆議員質詢案（隨到隨閱）用綠色。 （五）公文夾之應用，必須與夾內文書之性質相稱。 （六）各機關公文夾之尺寸及封面格式依下列規定辦理： 1.尺寸：公文夾未摺疊前之尺寸長＊寬為六十＊四十五公分，四邊留五公分由 外向內折邊，摺疊後長＊寬為五十＊三十五公分為原則。 2.封面格式：公文夾正中間下方標明「（機關全銜）公文夾」，中間下方標示 「承辦單位」，左上角空白處標示「重大工程案件」、「工作計畫案件」、 「政策方針案件」、「首長交辦案件」、「人事任免案件」、「爭議性案件 」、「法令規章案件」、「陳情訴願案件」等訊息。由承辦人員依公文性質 分別勾選，速別須與公文夾顏色規定相符。

六十一、文件判行後，登記員送繕時應於電腦作送繕登錄並將清單隨文送繕打人員簽收蓋章 後退回。

六十二、簽稿收發人員對各單位所送之簽稿及提陳文件，應依原送公文登記簿或陳核（判） 送件簽收清單所載逐件點清，簽章後交還。

六十三、簽稿收發人員應依各單位送來之陳核（判）送件簽收清單及簽稿文件，於電腦作簽 收登錄，並定期匯存每日之簽稿收文登記電子紀錄檔（格式如附件十五）；文件、 手續不完備須退件時，應作退件登錄，並以回稿退文簽收清單（簿）（格式如附件 十六）隨文退回。

六十四、簽稿或提陳文件簽收後分送核（閱）稿人員審閱，再陳核（判）。

六十五、各級簽稿收發人員陳（核）判文件之收送，均應以陳核（判）送件簽收清單二份隨 文附送，並於清點蓋章後收回一份備查。

六十六、簽稿收發人員於簽稿或提陳文件經核（判）後，應將批示結果登錄並列印回稿退文 簽收清單由取回公文者簽章；如在三日以上未經核（判）者，應即查詢。

六十七、交辦文件，應用送文簿登記，送總收發編號分文。