二十五、承辦人員文書處理作業應注意事項如下： （一）承辦人員應定時檢視「承辦登記表」（格式如附件十七，保存年限十五年） ，以電子儲存之，於職務異動時，應將該登記表連同負責保管業務有關之參 考資料列入移交。 （二）承辦人員宜每日上、下午至少各作一次電子簽收，如收到紙本分辦文件，應 於分文簽收清單（送文簿）上簽收，簽收時間應註記月日時分；清單應於三 小時內退還單位收發，在下班前一小時內收到者，得於翌日上班三小時內退 還。 （三）承辦人員認為所分文件，非其辦理之業務，須改分另一承辦人員或單位時， 應註明改分理由，經單位主管裁定，退回單位收發或總收文改分。 （四）承辦人員所辦理文件，認為宜由另一單位或承辦人員續辦時，依下列規定辦 理： 1.由另一單位續辦者，原承辦公文即結案，原文影印後，於首頁上方空白處 簽註「與正本相符移請續辦」，經單位主管裁定送續辦單位，另以創文承 辦。 2.離職或他調，原承辦來文案件，應敘明理由，經權責長官核定送單位收發 改分。 （五）承辦人員不能如期辦竣之案件，應依規定在預定結案日期屆滿次日前申請展 期。 （六）各級承辦人員如延誤公文處理時限者，除追究行政責任外，如對政府或申請 人發生損害時，應負法律責任，各級主管人員並應負行政上連帶責任。 （七）承辦人員對來文如因手續欠缺、程序不合或附件缺漏，得以電話洽來文機關 請補正，或註明原因後逕行退還補正，不另行文。 （八）下列文件，應併案辦理： 1.各件公文案情相同者。 2.同一案情之正副本。 3.對其他機關來函查催案件，而仍待辦者。 （九）需彙整始能辦理之往復與轉行文件，應彙案辦理： 1.彙辦案件有發文需要者，應以該文號之附號方式處理，並於主案結案時一 併歸檔。 2.彙存或彙辦之案件，承辦人員應於首件來文之文末左下適當空白處，簽明 必須彙存或彙辦之理由，陳送核批以後，續收之同案文件，即逕由承辦人 員註明彙存或彙辦，不必逐件擬辦陳核（判）。 （十）彙辦及併辦案件，首件公文須於全案辦結時，予結案登記。 （十一）較為繁複之圖表、會計、統計之格式、人事及其他業務上專用之報表，經 核定後，承辦人員應自行繕校或繪製。

二十六、承辦人員擬辦文書應注意事項如下： （一）承辦人員對機關首長或單位主管交辦之案件，或依職責範圍內之事件，認為 須以文書宣達意見或查詢時得自行擬辦。 （二）承辦人員擬辦文書時，應查明全案經過，依據法令作切實簡明之簽註。依法 令規定必須先經會議決定者，應按規定提會處理。法令已有明文規定者，依 規定擬稿送核。無法令規定而有慣例者依慣例。適用法令時，依法律優於命 令、後法優於前法、特別法優於普通法、後令優於前令及下級機關之命令不 得牴觸上級機關之命令等原則處理。 （三）承辦人員處理案件，須先經查詢、統計、核算、考驗、籌備、設計等手續， 而非短時間所能完成時，宜先將緣由向來文單位說明。 （四）承辦人員對本案原有文卷或有關資料，應詳予查閱，以為擬辦處理之依據或 參考。必要時並應摘要附送主管，作為核決之參考。 （五）承辦人員簽具意見時，應力求簡明具體，不得模稜兩可，或晦澀不清，尤應 避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣，以圖規避責任。 （六）重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見時，應敘明案情簽請核示或當 面請示後，再行簽辦。 （七）承辦人員對毋須答復或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請存查。 （八）承辦人員對於來文之附件，有抽取應用之必要者，應於來文擬辦時書明「附 件抽存」字樣，除書籍等另由指定單位保管外，應於用畢後或離職時歸檔。 （九）各機關歸檔案件以原件為原則；有附件者，每一種以一份為限。

二十七、機關公文以線上簽核處理之原則如下： （一）機關內公文屬非密等且保存年限十年以下適合線上簽核者，應以線上簽核行 之。 （二）公文以線上簽核處理者，應採用電子認證之安全管控措施並符合電子簽章法 之規定；其電子憑證之核發與管理依「行政院及所屬各機關公務人員電子識 別證管理作業要點」辦理。 （三）簽核公文應確保簽章與簽核文件之不可否認性。

二十八、公文以線上簽核擬辦應注意事項如下： （一）承辦人員擬辦案件時，應注意前後關聯案件陳核方式之一致性，前後關聯案 件引用原則如下： 1.前案為紙本簽核，後案為線上簽核者，前案應掃描電子檔為後案引用。 2.前後二案皆為線上簽核者，應提供前案檔案聯結資訊。 3.前案為線上簽核，後案為紙本簽核者，得列印前案公文內容、簽核流程及 簽核意見。 （二）承辦人員擬辦案件時，得設定簽會流程，各簽核點人員得依實際需求進行簽 會流程調整；設定會辦流程時，得視需要設定回傳承辦人員進行意見彙整。 （三）簽核過程中，線上簽核與紙本簽核得互相轉換，惟需退回原承辦人員重新辦 理。 （四）各簽核點人員、校發人員，對其文稿內容異動與否，均應採電子憑證進行簽 章，以明責任，總收文單位收發人員得不使用電子憑證進行簽章。 （五）線上簽核公文列印時，應採雙面列印，並註記「與電子檔相符」。

二十九、承辦人員辦稿時，應於稿面填列下列各項：（參見附錄八等） （一）「文別」：按照公文程式條例之類別及有關規定填列。 （二）「速別」：係指希望受文機關辦理之速別，應確實考量案件性質，填「最速 件」或「速件」或「普通件」。 （三）「密等及解密條件或保密期限」：填「絕對機密」、「極機密」、「機密」 、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註記，如非機密件，則不必填 列。 （四）「附件」：請註明內容名稱、媒體型式、數量或其他有關字樣。 （五）「正本」或「副本」：應分別逐一書明全銜，或以明確之總稱概括表示；其 地址非眾所周知者，請註明。機關內部得以加發「抄件」之方式處理。 （六）「承辦人員」：由承辦人員於稿面承辦單位處適當位置蓋章（參見附錄七） ，並註明辦稿之月日時分。 （七）「收文文號」：將收文號填列於發文字號項下，如數件併辦者，則只將首件 之收文號填入（各件收文附於文稿之後）。 （八）「分類號」及「保存年限」：於稿面右上方檔號及保存年限處列明。「保存 年限」參照機關檔案保存年限區分表之年限填列。 （九）機關地址、聯絡方式之註記：為民服務之機關應予填列。 （十）下列特殊處理事項，由承辦人員斟酌情形，於稿面上方適當處予以註明： 1.決行層級。 2.刊登政府公報。 3.刊登員工電子公布欄、本府電子公告欄，應註記刊登之起迄時間。 4.刊登新聞紙或公告，註明刊登之報名、版面、字體大小、日期或標示地點 。 5.有時間性之文件，指明發出或送達時間。 6.會銜稿件，書明各會銜機關抽存之份數。 7.指定寄遞方法或投遞人。 8.指定公文收受人員或拆封之人員。 9.其他與文書處理，檔案管理有關之註記。

三十、承辦人員辦稿時，處理「附件」應注意事項如下： （一）附件應檢點清楚，隨稿附送。 （二）附件有二種以上時，應分別標以附件一、附件二......。 （三）除屬參酌性質之附卷外，如係隨文附送，辦稿時，用「檢送」、「檢附」等 字樣。 （四）如需以原本發出，而原本僅一份時，應註明：「原本隨文發出，抄本或影本 存卷」。 （五）如需以電子文件、抄本或影印本發出，辦稿時應書「附電子檔」、「抄送」 或「檢送××影印本」等字樣，並註明「原本存卷，另以電子檔、抄本或影 印本發出」。 （六）附件宜儘量用電子文件。 （七）附件如不及或不能隨稿附送時，應註明「封發時，附件請向承辦人員或某某 洽取」字樣。 （八）有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，應註明「文先發，附件另送」， 並於補送附件時註明發文字號。 （九）行文時，不得將內部簽辦文件影印隨文檢附。但依法令規定或經權責長官核 准者，不在此限。

三十一、文書有分行之必要者儘量利用「副本」，避免重複辦稿。其應注意事項如下： （一）受理之案件，主體機關或通案分行之機關用正本，其餘有關機關或預計其他 機關亦將有同樣詢問者用副本。 （二）收到其他機關來文，一時未能函復，須向其他機關查詢者，可將查詢行文之 副本，抄送來文機關。 （三）因緊急情況越級行文時，得以副本函送其直屬上級或下級機關。 （四）已抄送副本之機關單位，如續有有關來文，其內容已在前送副本中列明者， 不必答復。

三十二、承辦人員撰稿應注意事項如下： （一）引敘來文或法令條文，以扼要摘敘，足供參證為原則。如必須引用全文，宜 以抄件或影印附送。 （二）承辦人員對於來文或簽擬意見，如情節較繁複或文字較長者，宜摘提要點， 以眉註方式，書於該段文字旁之空白處，或針對重要文句，以色筆註記，須 附送參考資料或檔案且數量較多時，除標明附件號字外，並將重要處斜摺， 露出上端或加籤條，以利核閱。 （三）各種名稱如非習用慣見，不宜省文縮寫。如遇譯文且關係重要者，應以括弧 加註原文，以資對照。 （四）文稿表示意見，應有負責態度，或提出具體意見，供受文者抉擇，不得僅作 層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。 （五）擬稿應以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文答復。 （六）文稿之數字書寫參考本府橫書公文數字書寫規定。 （七）引敘原文其直接語氣均改為間接語氣，如「貴」「鈞」等應改為「本」「該 」等。 （八）法規之制（訂）定、修正，於公（發）布或轉發時，應於法規名稱之下註明 公（發）布、核定或修正日期及文號。 （九）簽應載明年月日時分、簽辦單位、聯絡電話。 （十）擬辦復文或轉行之稿件，應將來文機關之發文日期及字號敘入，俾便查考。 （十一）案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文。 （十二）辦稿應用規定格式，並須保持稿面完整，不宜以剪貼方式代替。 （十三）文稿內有多個機關名稱須同時出現時，應按照機關順序，由左而右依序排 列。 （十四）文稿如有添註塗改，須於添改處蓋職名章；公文以線上簽核處理者，得免 蓋職名章。 （十五）文稿有二張以上者，須裝訂妥當，並於騎縫處加蓋（列印）騎縫章或職名 章，同時於每頁之下方加註頁碼。

三十三、承辦人員對核定、判行之文書處理應注意事項如下： （一）承辦人員對卸任首長任內判行文稿，如移交封印前未及時發出者，應再提陳 新任首長核判。 （二）承辦人員經辦之稿件，如已結案，未歸檔而急需續辦者，應以經權責長官核 准之延後歸檔案件清單向發文單位調用，發文單位則以該延後歸檔案件清單 辦理歸檔手續。 （三）下列文件，得逕行簽擬存查： 1.無轉行或答覆必要之文件。 2.下級機關送請例行備案或備查之文件及表報。 3.本機關蒐集或受贈與之參考資料。 4.屬通知參考性之副本。 （四）承辦人員應依判行內容完成文件修改後送單位收發或總發文簽收。（送校發 文簽收清單格式如附件二十） （五）線上簽核公文核定存查後，承辦人員應作結案後送歸檔登錄；判發時則依行 文單位是否兼有電子交換及非電子交換，將電子公文或紙本公文循發文程序 辦理。

三十四、承辦人員其他應注意事項如下： （一）緊急事項得先以電話洽辦，隨即補具公文。 （二）凡請示、核備、通知、催辦及得以簡明文字答復之例行案件，應利用定型化 公文。 （三）公文書或附件需要收文機關轉發者，應儘量附送電子檔案。但附件可由收文 者自行於網站下載者，得請受文者自行下載，以節耗費而爭時效。 （四）來文內有極顯明之錯誤字句，應電洽改正，或於抄發時在文旁改正。如摘敘 入稿，則逕行改正或避免錯誤之字句。 （五）登載電子公布欄之文書，如對某些特定對象有所影響，或需其有所作為時， 應另以書函或電子郵件，告知登載位置及內容概要，以利其配合辦理。 （六）已行文之事項，逾期未復者，應即催辦（作法舉例如附錄八）。 （七）不屬於本機關主管業務或職權範圍之來文，得以移文單逕移主管機關（作法 舉例如附錄八），並視必要副知來文者（機關）。 （八）借支、請假、出差、請購等例行事項，一律使用規定之格式填報，或利用電 子化方式處理，不另用簽。 （九）各機關交辦文件，宜指示原則；交填報表，應附式舉例說明；審核下級機關 陳送報表或附件時，除重大錯誤發還更正外，應即就原案改正並告知。

三十五、承辦人員對公文內容，如與其他機關或單位有關者，應先行協調會商，並依下列規 定辦理： （一）如果有涉及其他機關或單位權責時，雙方承辦人員應先行溝通協調，如無法 解決，再由主管與主管協調，未經溝通協調前，不得簽請召開會議商討。如 有涉及數個機關或單位權責雖經協調仍無法解決時，除法規另有規定外，應 依「臺北市政府各機關加強橫向聯繫要點」及「臺北市政府所屬各機關管轄 權歸屬及爭議處理要點」之規定辦理。 （二）協調會商方式，應依問題之繁簡難易及案件之輕重緩急，就下列各目選用之 ： 1.以電話洽詢或面洽並記錄備查。 2.以簽稿送會有關機關或單位，其送會機關或單位較多者，宜採用簽稿會核 單（格式如附件十八），並視案情需要決定採順會或分會方式，會銜公文 採用會銜公文會辦單（格式如附件十九）。 3.提例會討論。 4.約集有關機關或單位人員定期舉行會議商討。 5.臨行約集有關機關或人員會商。 6.自行持稿送會。 7.以書函洽商。 （三）送會案件，主辦機關或單位應先敘明本機關或單位就該案具體意見，再行送 會。未敘明者，受會機關或單位得予退回。 （四）各機關會請法務局表示意見案件，如簽會數機關時，應將法務局列於最後會 辦機關。但情況急迫，須同時簽會數機關者，不在此限。 （五）文稿如經會商、協調後，應依下列規定辦理，但非政策性之緊急文稿為爭取 時效，得先發後會： 1.已於擬辦時會核之案件，如稿內所敘與會核時並無出入，應不再送會。 2.各單位於其他單位送會之簽稿，如有意見應即提出。如未提意見，一經會 簽，即認為同意，應共同負責。 3.會稿單位對於文稿有不同意見時，應由主辦單位綜合修改後，再行陳核， 會銜者亦同。

三十六、文書陳核（判）時應依下列規定辦理： （一）文書之陳核（判），應於文稿規定位置蓋章（簽稿併陳者，簽稿均應蓋章） ，其權責區分如下： 1.初核者係承辦人員之直接主管。 2.複核者係承辦人員直接主管之上級核稿者。 3.會核者係與本案有關之主管人員（如無必要則免送會）。 4.決行者係依分層負責規定之最後決定人。 （二）陳核（判）之文件如未簽擬意見，應交還重擬，再行陳核（判）。 （三）承辦人員擬有二種以上意見備供採擇者，首長或主管應明確擇定一種或另批 處理方式，不可作模稜兩可之批示。 （四）重要文稿之陳核（判），應由承辦人員或單位主管親自遞送。

三十七、核稿應注意事項如下： （一）核稿人員對案情不甚明瞭時，可隨時洽詢承辦人員，或以電話詢問，避免用 簽條往返。 （二）核稿時如有修改，切勿將原字句塗抹（如使用修正液），應以勾勒、劃刪除 線、從旁添註等方式處理，並於修改處蓋職名章。 文書以線上簽核處理者，核稿如有修改，修改處不須蓋職名章。 （三）已在簽稿上簽章，而未簽註意見者，視為同意。 （四）上級主管對於下級簽擬或經辦之稿件，認為不當者，應就原稿批示或改正， 不宜輕易發回重擬。 （五）核稿人員對於承辦人員所擬稿件之機密性、時間性或重要性或有其他原因者 ，認為不當時，得予改定並蓋職名章。 （六）兼任數項核稿職務者，同一文稿，以核閱一次為限。

三十八、閱稿應注意事項如下： （一）簽稿是否相符、前後案情是否連貫、有關單位已否會洽。 （二）程式、數字、名稱、標點符號及引用法規條文等是否正確。 （三）文字是否通順、措詞是否恰當、有無錯別字。 （四）對於文稿內容如有不同意見，應洽商主管單位或承辦人員改定，或加簽陳請 長官核示，不宜逕行批改。

三十九、決行應注意事項如下： （一）文稿之決行按分層負責之規定處理。 （二）注意每一文稿之內容，各單位間文稿有無矛盾、重複及不符等情形。 （三）對陳核（判）之文稿，認為無繕發必要尚須考慮者，宜作「不發」或「緩發 」之批示。 （四）決行時，如有疑義，應即召集承辦人員及核稿人員研議，即時決定明確批示 。 （五）以首長授權之職名章（即甲、乙、丙、‧‧‧章）蓋章決行時，本人核稿處 亦應蓋本人職名章。其他介於首長與本人間之各級長官授權職名章則毋須加 蓋。 （六）核稿人員代理決行者決行文稿時，應於決行處蓋本人職名章，並於蓋章處右 側加一「代」字，本人核稿處毋需再行蓋章。 （七）承辦與決行同為一人時，應在決行處蓋章並加註「兼代為決行」，承辦單位 處無須蓋章。

四十、回稿、清稿、複閱應注意事項如下： （一）稿件於送會或陳核（判）過程中，如改動較多或較為重大者，或有其他原因者 ，會核或核決人員宜回稿，將稿件退回承辦人員檢視修正後，再行送發。 （二）文稿增刪修改過多者，應送還承辦人員清稿，清稿後應將原稿附於清稿之後， 再陳核（判）。其已會核會簽者，不必再會核簽。 （三）機關首長批示，如有不同意見或指示事項，可依陳核（判）反順序依次複閱， 或列印批示之內容，提供複閱。