六十八、各級承辦人員於職務異動時應將承辦案件紀錄（格式如附件十七）連同負責保管業 務有關之參考資料列入移交。

六十九、承辦人員收到分辦文件，應於分文簽收清單（簿）上或在公文管理系統上線上簽收 ，簽收時間應註記月日時分。清單應於三小時內退還登記員，在下班前一小時內收 到者，得於翌日上班三小時內退還。

七十、承辦人員認為所分文件，非其辦理之業務，須改分另一承辦人員或單位時，應在退文 送件簽收清單承辦人員欄註明「改分」二字，同時簽章，以示負責，並註明月日時分 ，經單位主管裁定後，退還登記員。

七十一、承辦人員認為所辦理文件，應移與另一單位或承辦人員續辦時，依下列規定辦理： 　 （一）需由另一單位辦理後續作業者，原承辦公文即結案，原文影印後，於首頁上 方空白處簽註「與正本相符移請續辦」，經單位主管裁定送續辦單位，另以 創稿承辦。 　 （二）離職或他調，原承辦案件，尚未結案，移交另一承辦人員辦理時，應印製退 文送件簽收清單承辦人員欄寫一「移」字，同時簽章後連同文件退回登記員 。

七十二、承辦人員對彙辦及併辦案件，首件公文須於全案辦結時，予結案登記。處理中有發 文需要者，另以該文號之附號方式處理，並於主案結案時一併歸檔。辦理過程中之 後續收文，均可彙整簽准存查，並依一般公文管制及統計。

七十三、承辦人員不能如期辦竣之案件，應依規定在預定結案日期屆滿次日前申請展期。

七十四、各級承辦人員如延誤公文處理時限者，除追究行政責任外，如對政府或申請人發生 損害時，應負法律責任，各級主管人員並應負行政上連帶責任。

七十五、承辦人員對機關首長或單位主管交辦之案件，或依職責範圍內之事件，認為須以文 書宣達或查詢時得自行擬辦。

七十六、承辦人員擬辦文書時，應查明全案經過，依據法令作切實簡明之簽註。依法令規定 必須先經會議決定者，應按規定提會處理。法令已有明文規定者，依規定擬稿送核 。無法令規定而有慣例者依慣例。適用法令時，依法律優於命令、後法優於前法、 特別法優於普通法、後令優於前令及上級命令優於下級命令之原則處理。

七十七、承辦人員處理案件，須先經查詢、統計、核算、考驗、籌備、設計等手續，而非短 時間所能完成時，宜先將緣由向來文單位說明。

七十八、承辦人員對本案原有文卷或有關資料，應詳予查閱，以為擬議處理之依據或參考。 必要時並應摘要附送主管，作為核決之參考。

七十九、承辦人員簽具意見時，應力求簡明具體，不得模稜兩可，或晦澀不清，尤應避免未 擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣，以圖規避責任。

八十、重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見時，應敘明案情簽請核示或當面請示後 ，再行簽辦。

八十一、承辦人員對毋須答復或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請存查。

八十二、承辦人員對於來文或簽擬意見，如情節較繁或文字較長者，宜摘提要點，以眉註方 式，書於該段文字旁之空白處，或針對重要文句，以色筆註記，須附送參考資料或 檔案且數量較多時，除標明附件號數外，並將重要處斜摺，露出上端或加籤條，以 利核閱。

八十三、承辦人員對於來文之附件，有抽取應用之必要者，應於來文上書明「附件抽取」字 樣，並簽名或蓋章，除書籍等另由指定單位保管外，應於用畢後或離職時歸檔。

八十四、承辦人員對於無轉行必要而為同一款式內容之重複附件，應於來文或相關之併案文 稿上註記「附件存檔一份，餘銷毀」字樣，經核定後，將文稿及全部附件歸交檔案 室處理。但有下列情形之一，並經註記者，仍應全部隨文歸檔： 　 （一）無法複製或無法替代者。 　 （二）為法律行為之證據者。 　 （三）為史料供證或文獻價值者。 　 （四）為機密文書者。 　 （五）其他法令另有規定者。

八十五、承辦人員辦稿時，應於稿面填列下列各項：（參見附錄八等） （一）「文別」：按照公文程式條例之類別及有關規定填列。 （二）「速別」：係指希望受文機關辦理之速別，應確實考量案件性質，填「最速 件」或「速件」或「普通件」。 （三）「密等及解密條件或保密期限」：填「絕對機密」、「極機密」、「機密」 、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註記。 （四）「附件」：請註明內容名稱、媒體型式、數量或其他有關字樣。 （五）「正本」或「副本」：應分別逐一書明全銜，或以明確之總稱概括表示；其 地址非眾所週知者，請註明。機關內部得以加發「抄件」之方式處理。 （六）「承辦人員」：由承辦人員於稿面簽署欄之適當位置蓋章（參見附錄七）， 並註明辦稿之月日時分。 （七）「收文字號」：將總收文號填列於發文字號項下，如數件併辦者，則只將首 件之收文號填入（各件收文附於文稿之後）。如無收文之創稿，則填一「創 」字於稿面左上方適當位置。 （八）「檔號」及「保存年限」：於稿面右上方適當位置列明。「保存年限」參照 檔案保存年限之規定填列，如有漏填，由收發或核（閱）稿人員退請補填。 （九）其他：如機關地址、聯絡方式或其他與文書處理、檔案管理有關之相關註記 。

八十六、下列特殊處理事項，由承辦人員斟酌情形，於稿面上方適當處予以註明： （一）刊登公報。 （二）登報或公告，註明刊登之報名、版面、字體大小、日期或揭示地點。 （三）有時間性之文件，指明發出或送達時間。 （四）會銜稿件，書明各會銜機關抽存之份數。 　（五）指定寄遞方法或投遞人。 　（六）指定公文收受人員或拆封之人員。 　（七）其他。

八十七、承辦人員辦稿時，處理附件應注意事項如下： （一）附件應檢點清楚，隨稿附送。 （二）附件有二種以上時，應分別標以附件一、附件二......。 （三）附件除附卷者外，如係隨文附送，辦稿時，用「檢送」、「檢附」等字樣。 （四）如需以原本發出，而原本僅一份時，應註明：「原本隨文發出，抄本或影本 存卷」。 （五）如需以電子文件、抄本或影印本發出，辦稿時應書「附電子檔」、「抄送」 或「檢送××影印本」等字樣，並註明「原本存卷，另以電子檔、抄本或影印 本發出」。 （六）附件宜儘量用電子文件。 （七）附件如不及或不能隨稿附送時，應註明「封發時，附件請向承辦人員或某某 洽取」字樣。 （八）有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，應註明「文先發，附件另送」， 並與發文單位聯繫，洽知發文號碼，備於補送附件時註明。 （九）行文時，不得將內部簽辦文件影印隨文檢附。但法規有特別規定者，不在此 限。

八十八、承辦人員擬稿應注意事項如下： （一）擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明、扼要為準。 （二）引敘來文或法令條文，以扼要摘敘，足供參證為原則。如必須引用全文，宜 以抄件或影印附送。 （三）各種名稱如非習用慣見，不宜省文縮寫。如遇譯文且關係重要者，應以括弧 加註原文，以資對照。 （四）文稿表示意見，應有負責態度，或提出具體意見，供受文者抉擇，不得僅作 層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。 （五）擬稿應以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文答復。 （六）文稿內有重要性之數字，依本府橫書公文數字書寫規定。 （七）引敘原文其直接語氣均改為間接語氣，如「貴」「鈞」等應改為「本」「該 」等。 （八）法規之制（訂）定、修正，於公（發）布或轉發時，應於法規名稱之下註明 公（發）布、核定或修正日期及文號。 （九）簽，應載明年月日時分、簽辦單位、聯絡電話。 （十）擬辦復文或轉行之稿件，應將來文機關之發文日期及字號敘入，俾便查考。 （十一）案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文。 （十二）辦稿應用規定格式，並須保持完整，不宜以剪貼方式代替。 （十三）文稿內有多個機關名稱須同時出現時，應按照既定機關順序，由左而右依 序排列，不得以併排方式處理。 （十四）文稿如有添註塗改，須於添改處蓋職名章。 （十五）文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字，除法規條文依照中央法規標準 法之書寫規定外，餘應另列縮格以全形書寫，（）以半形為一、二、三、 .....，（一）（二）（三）.......，1.2.3.... .....， （１）（２） （３）......上下左右空隙，應力求勻稱，以資醒目。 （十六）內文中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之；阿拉伯數字 、外文字母及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。 　（十七）文稿有二張以上者，須裝訂妥當，並於騎縫處加蓋（列印）騎縫章或職名 章，同時於每頁之下方加註頁碼。

八十九、承辦人員對於公文之送達，應依下列規定辦理： （一）對無行政程序之行為能力人之送達，應向其法定代理人為之。對於機關、法 人或非法人之團體為送達者，應向其代表人或管理人為之。法定代理人、代 表人或管理人有二人以上者，送達得僅向其中之一人為之。無行政程序之行 為能力人未向本機關陳明其法定代理人者，於補正前，得向該無行為能力人 為送達。 　（二）對於在中華民國有事務所或營業所之外國法人或團體之送達，應向其在中華 民國之代表人或管理人為之。 　（三）行政程序之代理人受送達權限未受限制者，應向該代理人為送達。但認為必 要時，得送達於當事人本人。 　（四）行政程序之當事人或代理人經指定公文送達代收人，並向本機關陳明者，應 向該代收人為送達。 　（五）下列情形，應辦理囑託送達： 1.於外國或境外為送達者，應囑託該國管轄機關或駐在該國之中華民國使領 館或其他機構、團體為之。不能依上述為送達者，得將應送達之公文交郵 政機關以雙掛號發送，以為送達，並將掛號回執附卷。 2.對於駐在外國之中華民國大使、公使、領事或其他駐外人員為送達者，應 囑託外交部為之。 3.對於在軍隊或軍艦服役之軍人為送達者，應囑託該管軍事機關或長官為之 。 4.對於在監所人為公文送達者，應囑託該監所長官為之。 5.於有治外法權人之住居所或事務所為送達者，得囑託外交部為之。 （六）辦理囑託送達後，經受囑託之機關或公務人員通知已為送達或不能送達者， 應將該通知書附卷。 （七）因證明之必要，得製作送達證書（格式如附錄八），記載下列事項： 1.交送之機關。 2.應受送達人。 3.應送達文書之名稱。 4.送達處所、日期及時間。 5.送達方法。 　　　　除電子傳達方式之送達外，送達證書應由收領人簽名或蓋章；如拒絕或不能 簽名或蓋章者，送達人應記明其事由。送達證書，應附卷歸檔。 （八）對於不特定人之送達，得以公告或刊登本府公報或新聞紙代替之。 （九）送達係由當事人向本機關申請對第三人為之者，應將已為送達或不能送達之 事由，通知該當事人。

九十、對於當事人之送達，有下列各款情形之一者，得依申請，准為公示送達： 　（一）應為送達之處所不明者。 　（二）於有治外法權人之住居所或事務所為送達而無效者。 　（三）於外國或境外為送達，不能囑託該國管轄機關或駐在該國之中華民國使領館或 其他機構、團體為之，或預知雖辦理囑託而無效者。 有前項所列各款之情形而無人為公示送達之申請者，為避免行政程序遲延，認為有必 要時，得依職權為公示送達。當事人變更其送達之處所而未陳明，致有第一項之情形 者，得依職權為公示送達。 　依前三項規定為公示送達後，對於同一當事人仍應為公示送達者，依職權為之。

九十一、公示送達，依下列方式辦理： （一）由承辦人員保管應送達之文書，而於機關公告欄黏貼公告（作法舉例如附錄 八），告知應受送達人得隨時領取；並得將該文書或其節本刊登本府公報或 新聞紙（作法舉例如附錄八）。 （二）公示送達自公告黏貼之日起，其刊登本府公報或新聞紙者，自最後刊登之日 起，經二十日發生效力；依第九十點第一項第（三）款為公示送達者，經六 十日發生效力。但第九十點第四項之公示送達，自黏貼公告欄翌日起發生效 力。 （三）承辦人員製作公示送達公告時，應參照前款規定，於公告內列明公告張貼之 期間。 （四）為公示送達者，應另製作記載該事由及年、月、日、時之證書附卷。

九十二、承辦人員對卸任首長任內判行文稿，如移交封印前未及時發出者，應再提陳新任首 長核判。

九十三、承辦人員經辦之稿件，如尚未結案而急需續辦者，應以經權責長官核准之延後歸檔 案件清單向發文單位調用，發文單位並以該延後歸檔案件清單隨同其他案件原稿辦 理歸檔手續。

九十四、簽稿如有修改，應於修改處蓋職名章，修改過多時，應退回承辦人員清稿後，連同 原稿陳核（判）。已在簽稿上簽章，而未簽註意見者，視為同意。

九十五、受理告密文件，除必須將原件批交有關機關辦理者外，不得將告密人之姓名，住址 轉行。匿名或不具名之告密文件不予受理。但內容具有事證者，仍應審酌處理。

九十六、承辦人員對來文如因手續欠缺、程序不合或附件缺漏，應就原件詳加批註，逕行發 還補正，不另行文。

九十七、機關內部各單位承辦公務，必須通報其他單位或員工者，應以承辦單位名義通報， 或以原件傳閱會章，不必以機關名義行文轉知。

九十八、下列文件，得逕行簽擬存查： 　　（一）無轉行或答覆必要之文件。 　　（二）下級機關送請例行備案或備查之文件及表報。 　　（三）本機關蒐集或受贈與之參考資料。 　　（四）屬通知參考性之副本。

九十九、下列文件，應併案辦理： 　　（一）各件公文案情相同者。 　　（二）同一案情之正副本。 　　（三）對其他機關來函查催案件，而仍待辦者。

一百、需彙整始能辦理之往復與轉行文件，應彙案辦理。

一百零一、較為繁複之圖表、會計、統計之格式、人事及其他業務上專用之報表，經核定後 ，承辦單位得按所需份數自行繕校或繪製。

一百零二、承辦人員其他應注意事項如下： 　　（一）緊急事項得先以電話洽辦，隨即補具公文。 （二）凡請示、核備、通知、催辦及得以簡明文字答復之例行案件，應利用定型 化公文。 （三）公文書或附件需要收文機關轉發者，應儘量附送電子檔案。但附件可由收 文者自行於網站下載者，得請受文者自行下載，以節耗費而爭時效。 （四）來文內有極顯明之錯誤字句，應電洽改正，或於抄發時在文旁改正。如摘 敘入稿，則逕行改正或避免錯誤之字句。 （五）登載電子公布欄之文書，如對某些特定對象有所影響，或需其有所作為時 ，應另以書函或電子郵件，告之登載位置及內容概要，以利其配合辦理。

一百零三、承辦人員對公文內容背景應確實明瞭，經擬辦後，應即分別按其性質放入公文夾 遞送主管審核或核定。如與其他機關或單位有關者應先行協調會商，並依下列規 定辦理。 （一）如果有涉及其他機關或單位權責時，雙方承辦人員應先行溝通協調，如無 法解決，再由主管與主管協調，並應本相互尊重對方立場共同研商解決處 理，未經溝通協調前，不得簽請召開會議商討。如有涉及數個機關或單位 權責雖經協調仍無法解決時，應先簽提本府主任秘書會報討論，如仍無法 解決時，再提請市政會議討論解決，經決定作成紀錄後，不再送會。但主 辦單位應將會議紀錄隨同原案逕行敘稿陳核（判），並以副本分行有關機 關或單位。 （二）協調會商方式，應依問題之繁簡難易及案件之輕重緩急，就下列各目選用 之： 1.以電話洽詢或面洽並記錄備查。 2.以簽稿送會有關機關或單位，其送會機關或單位較多者，宜採用簽稿會 核單（格式如附件十八），會銜公文採用會銜公文會辦單（格式如附件 十九）。 3.提例會討論。 4.約集有關機關或單位人員定期舉行會議商討。 5.臨行約集有關機關或人員會商。 6.自行持稿送會。 7.以書函洽商。 （三）送會案件，主辦機關或單位應先敘明本機關或單位就該案具體意見，再行 送會。未敘明者，受會機關或單位得予退回。 （四）各機關會請法規會表示意見案件，如簽會數機關時，應將法規會列於最後 會辦機關。但情況急迫，須同時簽會數機關者，不在此限。

一百零四、文稿如經會商、協調後，應依下列規定辦理，但非政策性之緊急文稿為爭取時效 ，得先發後會： （一）已於擬辦時會核之案件，如稿內所敘與會核時並無出入，應不再送會。 （二）各單位於其他單位送會之簽稿，如有意見應即提出。如未提意見，一經會 簽，即認為同意，應共同負責。 （三）會稿單位對於文稿有不同意見時，應由主辦單位綜合修改後，再行陳核， 會銜者亦同。

一百零五、文書陳核（判）時應依下列規定辦理： （一）文書之陳核（判），應於文稿規定位置蓋章（簽稿併陳者，簽稿均應蓋章 ），其權責區分如下： 　 1.初核者係承辦人員之直接主管。 　 2.複核者係承辦人員直接主管之上級核稿者。 　 3.會核者係與本案有關之主管人員 （如無必要則免送會） 。 　 4.決行者係依分層負責規定之最後決定人。 （二）陳核（判）之文件如未簽擬意見，應交還重擬，再行陳核（判）。 （三）承辦人員擬有二種以上意見備供採擇者，首長或主管應明確擇定一種或另 批處理方式，不可作模稜兩可之批示。 （四）重要文稿之陳核（判），應由承辦人員或單位主管親自遞送。

一百零六、核稿應注意事項如下： （一）核稿人員對案情不甚明瞭時，可隨時洽詢承辦人員，或以電話詢問，避免 用簽條往返。 （二）核稿時如有修改，應注意勿將原字句塗抹，僅加勾勒，從旁添註，並於修 改處蓋職名章。　　 （三）上級主管對於下級簽擬或經辦之稿件，認為不當者，應就原稿批示或改正 ，不宜輕易發回重擬。　 （四）核稿人員對於承辦人員所填稿件之機密性、時間性或重要性，認為不當時 ，得予改定並蓋職名章。 （五）兼任數項核稿職務者，同一文稿，以核閱一次為限。

一百零七、閱稿應注意事項如下： （一）簽稿是否相符、前後案情是否連貫、有關單位已否會洽。 （二）程式、數字、名稱、標點符號及引用法規條文等是否正確。 （三）文字是否通順、措詞是否恰當、有無錯別字。 （四）對於文稿內容如有不同意見，應洽商主管單位或承辦人員改定，或加簽陳 請長官核示，不宜逕行批改。

一百零八、決行應注意事項如下： （一）文稿之決行按分層負責之規定處理。 （二）注意每一文稿之內容，各單位間文稿有無矛盾、重複及不符等情形。 （三）對陳核（判）之文稿，認為無繕發必要尚須考慮者，宜作「不發」或「緩 發」之批示。 （四）決行時，如有疑義，應即召集承辦人員及核稿人員研議，即時決定明確批 示。 （五）以首長授權之職名章（即甲、乙、丙、‧‧‧章）蓋章決行時，本人核稿 處亦應蓋本人職名章。其他介於首長與本人間之各級長官授權職名章則毋 須加蓋。 （六）核稿人員代理決行者決行文稿時，應於決行處蓋本人職名章，並於蓋章處 右側加一「代」字，本人核稿處毋需再行蓋章。 （七）承辦與決行同為一人時，應在決行處蓋章並加註「兼代為決行」，承辦人 員原處無需蓋章。

一百零九、回稿、清稿、複閱應注意事項如下： （一）稿件於送會或陳核（判）過程中，如改動較多或較為重大者，會核或核決 人員宜退回承辦人員閱後，再行送繕。 （二）文稿增刪修改過多者，應送還承辦人員清稿，清稿後應將原稿附於清稿之 後，再陳核（判）。其已會核會簽者，不必再會核簽。 （三）機關首長批示，如有不同意見或指示事項，可依陳核（判）反順序依次複 閱，或列印批示之內容，提供複閱。