四十一、稿轉公文時應注意事項如下： （一）對判發之文稿，如發現有錯誤或可疑之處時，應先請承辦人員確認修正後再 行轉製。 （二）各機關之行文，應一律使用統一之公文格式（如附件一），如屬例行公文， 則儘量利用定型之格式。 （三）文件內之金額、數字、人名、地名、日期或較重要之辭句不得因轉製錯誤而 任意添註、塗改及挖補。 （四）轉製之文件應將發文日期、字號填入。文件內容儘可能避免獨字成列，獨列 成頁。

四十二、校對應注意事項如下： （一）待發之公文應由校對人員或承辦人員負責校對，校對時應注意公文之格式、 內容、標點符號與原稿是否相符。 （二）機密及重要文件，應指定專人負責校對。 （三）校對人員發現待發之公文有嚴重錯誤時，應退回重新處理。紙本公文之改正 ，應於改正處加蓋校對章。 （四）校對人員如發現原稿有疑義或有明顯誤漏之處，如有漏填文號，或機密文書 未註記解密條件或保密期限者應洽承辦人員予以改正；文內之有關數字、人 名、地名及時間等應特加注意校對。 （五）公文校對完畢，應先檢查受文者及附件是否相符齊全，若紙本文件在二張以 上，須於騎縫處加蓋（印）騎縫章，再於原稿加蓋校對人員章後，將文稿送 監印人員蓋印。 （六）重要公文及重要法案承辦人員應先校對，嗣複校後再送發。

四十三、編號、登錄應注意事項如下： （一）發文文號，採收發文同號方式，以簡化收發文處理手續。 各機關應定期匯存每日發文登記之電子紀錄檔（格式如附件二十五之一）。 （二）發文代字應冠以承辦單位之代字，此項代字於機關新設或組織修編時，應將 機關代碼、發文代字清單、組織規程、分層負責明細表等送交文書或相關單 位辦理異動。 （三）發文登錄人員清點發文文稿時，如發現有漏填發文日期者，應予補填。二件 以上之彙辦文稿，以其中第一件收文之收文號碼為發文號碼。 （四）機密文書發文時，應由機關首長指定之人員檢查發文日期字號是否填入、附 件是否齊全後，再行封發，並逐件登錄於電腦管理系統或總發文登記表，其 案由欄內應註明「密不錄由」，或以代碼、代名登錄。 （五）回復免備文案件除免擬繕文稿外，其處理程序與一般公文相同。於發文時， 應分別於存卷之原本及發出之（紙本）正本上加蓋受文者及發文日期字號章 戳，並列入發文件數統計。 （六）承辦人員逕以電子郵件或上網填報方式回復之免備文，由承辦人員或指定之 專責人員自行校對後，原稿仍送發文單位，以發文結案。 （七）公文以電子交換者，應依「臺北市政府公文電子交換作業要點」、「臺北市 政府授權所屬各機關代擬代判府稿電子發文作業要點」及其注意事項規定辦 理。 （八）公文以電子交換者，其發送或登載日期應配合公文上之發文日期立即處理， 避免發文日期與發送或登載日期產生落差。

四十四、各機關代擬代判府、局（處）稿之行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時， 於完成公文電子交換作業後，應將函稿及非電子交換公文送請發文單位校發、用印 並於原稿簽章；以線上簽核處理者，校發人員應採電子憑證進行簽章。

四十五、封發應注意事項如下： （一）完成發文登錄之紙本公文，應由總發文人員依原稿，詳加查檢核對，如有漏 蓋印信、附件不全或受文單位不符者應分別退還補辦。核對完畢後人工交換 時，交換清單（如附件二十一）應隨文如數封發，並俟受文機關簽收蓋章退 回後，留存備查。 （二）待發之公文，如係機密文書、最速件、開會通知單或有時間性者，總發文人 員應特別於封套（格式如附件二十二之一）上標註，以提醒受文機關注意。 機密文書應另加外封套，以重保密。 （三）同一受文機關之公文，除最速件得提前封發外，其餘普通件得併封發出，並 在公文封套（格式如附件二十二）上註明文號、件數。 （四）發文附件應由總發文人員隨文封發；如為現金、票據、有價證券或貴重物品 ，應由承辦單位檢齊封固書明名稱、數量，並在封口加蓋承辦人員職名章隨 同公文送交總發文人員辦理封發。 （五）凡體積較大、數量過多之附件需另寄者，應在公文附件項下註記附件另寄， 並應在附件封面書明某字號之附件同時付郵。

四十六、送達或付郵應注意事項如下： （一）機關致人民之公文，除法規另有規定外，依行政程序法有關送達之規定辦理 。 （二）公文之送達或付郵由總發文人員統一辦理。 （三）送達公文及附件，除特殊情形經陳奉核准者外，應直接送達受文之機關。 （四）人工交換之公文，應填具交換清單按每日規定時間、地點集中交換。 （五）郵遞公文應分上下午二次送郵，最速件應隨時送郵；並印製郵資統計表（格 式如附件二十三、二十四），以為郵資報銷之依據。 （六）郵寄人事命令、證件、有價證券、訴願文件、機密文書及對受文者權利義務 有重大影響之文件時，應以掛號郵件寄發。 （七）機關內部各單位送發之文件，應以有關公務者為限，由單位收發人員登錄送 文簿遞送。但受文單位不在同一處所者，得交由外收發人員遞送。 （八）總收發人員應隨時注意登錄有關機關及人員之通訊地址，以便文件之投送。 （九）發文人員應定時查驗發文清單登錄之文件送達情形。 （十）公文封發後，如業務需要由承辦人員自送時，應由該承辦人員簽章，並自行 送達受文者。

四十七、歸檔應注意事項如下： （一）各機關公文發出後，發文人員應將原簽、稿及附件整理，逕送本機關檔案室 檔管人員點收，集中歸檔（發文歸檔清單格式如附件二十五）。府發文部分 ，一律退稿原承辦機關（檔案管理單位）。各機關對退還之原簽稿，嚴禁交 由承辦人員自行保管。 前項之退簽稿，如係以首件來文之收文號之附號發文者，應退回承辦人員續 辦。 （二）公文以線上簽核產生之電子檔，點收時，檔案管理人員應確認檔案內容並加 附機關憑證製成之電子簽章；如經檔案管理人員發現文件毀損無法開啟時， 宜通知公文處理整合系統管理者，並由承辦人員列印線上簽核文稿，依原線 上陳核時間簽章後，以紙本歸檔。 （三）承辦人員辦理公文歸檔時，有下列情形者，應註記併前案文號歸檔： 1.開會通知單及其會議紀錄。 2.後續辦理案件。 3.其他案情相同之案件。