一百一十、登記員或承辦人員對送發（繕校）文件，應依核判內容完成文件修改，並填寫送 校發文簽收清單一式二份（格式如附件二十）送交（繕校）發文單位。

一百一十一、稿轉公文時應注意事項如下： （一）對批「發」之文稿，如發現有錯誤或可疑之處時，應先請承辦人員確認 修正後再行轉製。 （二）各機關之行文，應一律使用統一之公文格式（如附件一），如屬例行公 文，則儘量利用定型之格式。 （三）文件內之銀錢、數字、人名、地名、日期或較重要之辭句不得因轉製錯 誤而任意添註、塗改及挖補。 （四）轉製之文件應將發文日期、字號填入。文件內容避免獨字成列，獨列成 頁。遇有畸零字數或單列時，宜儘可能緊湊。

一百一十二、校對應注意事項如下： （一）待發之公文應由校對人員或承辦人負責校對，校對時應注意公文之格式 、內容、標點符號與原稿是否相符。 （二）機密及重要文件，應指定專人負責校對。 （三）校對人員發現待發之公文有嚴重錯誤時，應退回重新處理。紙本公文本 之改正，應於改正處加蓋校對章。 （四）校對人員如發現原稿有疑義或有明顯誤漏之處，應洽承辦人員予以改正 ；文內之有關數字、人名、地名及時間等應特加注意校對。 （五）公文校對完畢，應先檢查受文者及附件是否相符齊全，若文件在二張以 上，須於騎縫處加蓋（印）騎縫章，再於原稿加蓋校對人員章，將文稿 登錄後連同送校發文簽收清單送監印人員蓋印。 （六）重要公文及重要法案承辦人員應先校對，嗣複校後再送發。

一百一十三、發文文號，採收發文同號方式，以簡化收發文處理手續。 各機關應定期匯存每日發文登記之電子紀錄檔（格式如附件二十五之一）。

一百一十四、發文代字應冠以承辦單位之代字，此項代字應於每年開始預為編定，以便統一 使用。

一百一十五、發文登錄人員清點發文文稿時，如發現有漏填發文日期及字號者，應予補填。 二件以上之彙辦文稿，以其中第一件收文之收文號碼為發文號碼。經清點完畢 之發文文稿，應逐件登錄於電腦管理，並於送校發文簽收清單簽章。

一百一十六、機密文書發文時，應由機關首長指定之人員檢查發文日期字號是否填入、附件 是否齊全後，再行封發，並逐件登錄於電腦管理系統或總發文登記表，其案由 欄內應註明「密不錄由」，或以代碼、代名登錄。

一百一十七、回復免備文案件除免擬繕文稿外，其處理程序與一般公文相同。於發文時，應 分別於存卷之原本及發出之正本上加蓋受文者及發文日期字號章戳，並列入發 文件數統計。

一百一十八、經登錄之待發公文，應由總發文人員依送校發文簽收清單，詳加查檢核對，如 有漏蓋印信、附件不全或受文單位不符者應分別退還補辦。核對完畢後人工交 換時，交換清單（如附件二十一）應隨文如數封發，並俟受文機關簽收蓋章退 回後，留存備查。

一百一十九、待發之公文，如係機密文書、最速件、開會通知單或有時間性者，總發文人員 應特別於封套（格式如附件二十二之二）上標註，以引起受文機關注意。機密 文書應另加外封套，以重保密。

一百二十、同一受文機關之公文，除最速件應提前封發外，其餘普通件得併封發出，並在公 文封套（格式如附件二十二）上註明文號、件數。

一百二十一、發文附件應由總發文人員隨文封發；為現金、票據、有價證券或貴重物品，應 由承辦單位檢齊封固書明名稱、數量，並在封口加蓋經辦人印章隨同公文送交 總發文人員辦理封發。

一百二十二、凡體積較大、數量過多之附件需另寄者，應在公文附件項下註記附件另寄，並 應在附件封面書明某字號之附件同時付郵。

一百二十三、公文之送達或付郵由總發文人員統一辦理。

一百二十四、送達公文及附件，除特殊情形經陳奉核准者外，應直接送達受文之機關。

一百二十五、人工交換之公文，應填具交換清單按每日規定時間、地點集中交換。電子交換 之公文，應於發送後，由發送人員於原稿首頁及發文送件清單上蓋「已電子交 換」章戳（如附件七），並至遲於發文次日，檢視發送結果，並為必要之處理 。

一百二十六、郵遞公文應分上下午二次送郵，最速件應隨時送郵；並印製郵資統計表（格式 如附件二十三、二十四），以為郵資報銷之依據。

一百二十七、郵寄人事命令、證件、有價證券、訴願文件、機密文書及對受文者權利義務有 重大影響之文件時，應以掛號郵件寄發。

一百二十八、機關內部各單位送發之文件，應以有關公務者為限，由單位收發人員登記送文 簿遞送。但受文單位不在同一處所者，得交由總收發人員遞送。

一百二十九、總收發人員應隨時注意登記有關機關及人員之通訊地址，以便文件之投送。

一百三十、發文人員應定時查驗發文清單登記之文件送達情形。

一百三十一、各機關文件發出後，發文人員應將原簽、稿及附件整理，印製發文歸檔清單二 份（格式如附件二十五），逕送本機關檔案室檔管人員點收，集中歸檔。府發 文部分，一律退稿原承辦機關（檔案室）。各機關對退還之原簽稿，嚴禁交由 承辦人員自行保管。 　　　　前項之退簽稿，如係以首件來文之收文號之附號發文者，應退回承辦人員續辦 。