四十八、減少文書數量應注意事項如下： （一）各級機關本於其職掌範圍規定處理之事項，除法令規定及性質重要者外，不 必報備。 （二）通報周知性質之公文，得利用電子公布欄代替行文。 （三）機關之內部各單位，洽辦公務時，應以便箋、原文影印分送會簽，或以電子 方式處理。對外行文者，應以機關名義行之。 （四）機關內部通報性質之公文，得利用機關內部網路，或以公務訊息郵件之方式 告知。其採公務訊息郵件之方式者，須確認相關收受人員必能獲知該項訊息 。 （五）自其他機關電子公布欄所擷取之資訊，可利用機關內部網路轉知者，無須另 外行文。 （六）接到之副本，如僅為通知性質，不須辦理，亦無其他意見者，不必行文答復 。 （七）內容簡單毋須行文者，或召集會議，得用電話、電子郵件通知接洽。 （八）機關團體首長到任就職之通知、地址電話變動、年度發文代字號，或其他一 般通報事項，應以登載於機關電子公布欄之方式周知，無須另外行文。 （九）上級交下級研議之文件，可將原件發交下級機關，下級機關得於原件上簽註 意見後送還。 （十）登載於公報之公文，相關之機關應即照辦。如須行文，祇摘錄該案所登公報 之期數、頁數、發文日期、字號及主旨，以便檢查。 （十一）凡要求填送各種表報資料時，應以電子方式為之。 （十二）回覆民眾投寄之電子郵件，應於奉核後，逕以電子郵件回覆。 （十三）行文之對象，應以與案情有關者為限。承辦單位（人員）對於來文機關經 常發送不必要之公文或附件者，得予退回，並建議其改正。 （十四）各機關文書處理相關作業時，以不列印為原則，其需列印者，除依規定須 以單面列印外應採雙面列印。

四十九、簡化文書手續應注意事項如下： （一）外收發與內收發非屬必要，應合併辦理。 （二）編號登記之簡化： 1.除總收發應摘由登錄外，其他歷程中只登錄文號，不必錄由。 2.公文書應一文一號，總收發所編號碼，應在本機關內統一沿用，並採收發 文同號方式。 3.電報發文應以四位阿拉伯數字代表月日（如 6月18日為0618）。 （三）文稿核會之簡化 1.上一層級已於擬辦時核可者，其文稿內容如未違反原擬辦之意旨，應由次 一層級代判，不必再送上級判行。 2.急要文書，高級主管人員應儘量自行辦稿，以節省核轉之時間及手續。 3.各機關辦理本機關函稿時，陳核（判）流程中得將非主管人員核稿部分簡 略，由各機關自行彈性處理；若擬維持由非主管人員核稿，則應儘量縮減 核稿層級。 4.本府二級機關辦理府稿或局處稿時，為達充分尊重二級機關首長之職責與 權限，並加強分層負責之執行，應逕送一級機關主任秘書層級核稿（惟若 業務性質確實需要，可由主任秘書斟酌加會一級機關相關科室之承辦人員 及直屬主管）。 5.會簽、會稿、會文，如係分層負責明細表授權業務範圍，由被授權層級（ 職名章）核決，並註明「代決」，即可送、退會，不必對等層級或陳首長 核決。 6.非分層負責授權業務，如預計後續有相同之案件，得於首案或之後敘明， 經首長核准，後續案件，即由次一層決行，並註明「依例決行」字樣。但 有情事變更者，不適用之。其對外行文時，如以機關名義，由首長署名者 ，應另登打或加蓋「○○局局長○○○決行」或「本案由業務主管決行」 字樣。 7.緊急簽、稿、文，如非爭議性之案件，得適用「先核補會」，即承辦人員 得在會簽、會文處註明「先核補會」字樣，即可先上陳；或由決行者於文 稿註明「先核補會」之決行，於核定判行或發文後退回承辦人員補會再歸 檔。 （四）行文之簡化 1.緊急公文得不依層級之限制，越級行文。 2.機關內部單位處理其職掌範圍內之事項或依分層負責之事項，基於授權對 外行文時，得直接行文，不必由機關對機關行文。 （五）凡發往甲機關之公文已經發出，又須以同樣公文內容（同日期、同文號）發 往乙機關時，不必重行辦稿，僅將原稿調出，加簽說明，經陳奉核可後，送 發文單位。補發亦同，惟須於文面左上側空白處分別標註「加發」或「補發 」字樣，並於其旁註記加、補發之年月日後發送。