- 捌、印章製發管理與使用
- 五十、各機關印信之製(換、補)發、啟用、管理及繳銷等作業,應依印 信條例及印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法等規定辦理。
- 五十一、各機關因處理文書所需章戳,得依照下列規定自行刻製,分交各 有關單位或人員妥善管理及使用: (一)條戳:木質或用橡皮刻製,以長方形為原則,用正楷或宋體字 ,由左至右刻機關(單位)全銜。於書函、開會通知單、會勘 通知單、移文單、建議單、通知單、催辦單等對外行文時用之 。(格式如附件十三) (二)簽字章:木質或用橡皮刻製,依機關首長、副首長及幕僚長等 之簽名由左至右刻製,對外行文時用之。 (三)鋼印:鋼製、圓形,由左至右刻鑄機關全銜(並得刻鑄機關全 銜之英文名稱),其圓周直徑以不超過五公分為限,於職員證 、證書、證券等證明文件上用之。 (四)校對章:用篆字、隸書或正楷,由左至右刻機關全銜或簡稱, 並加「校對章」字樣,於文書改正時用之。 (五)騎縫章:款式與校對章同,並加「騎縫章」字樣,於公文、附 件或契約等黏連處用之。 (六)附件章:款式與校對章同,並加「附件章」字樣,於公文之附 件上蓋用之。 (七)收件章:由左至右刻機關全銜,並加「收件章」字樣,得附日 期及時間,於收受文件時用之。 (八)傳真文件章:由左至右刻製,於收受傳真文件時用之(格式如 附件七)。 (九)電子發文章:由左至右刻製,於發送電子文件時蓋用之(格式 如附件七)。 (十)職名章:以正楷或隸書,由左至右,依下列規定刻製(格式如 附件十四): 1.各級人員職名章刻製內容如下: (1)機關首長、副首長、總工程司及主任秘書用,應刻機關全 銜、職稱及姓名。 (2)機關內部一級單位主管,刻單位名稱、職稱及姓名。 (3)其他核閱人員及承辦人員,刻職稱及姓名。 2.各機關首長職名章,得視業務需要,增刻一至三顆為原則, 必要時可增減之。增刻之職名章以「甲」、「乙」、「丙」 等順序區別之,授權專人劃分權責,使用保管,並同負行政 與法律責任。 (十一)其他需用之章戳,其字型、材質、尺寸及形狀,由各機關依 需要自行刊刻。
- 五十二、各機關印信、章戳,除印信應由首長指定監印人員負責保管外, 章戳亦應指定專人負責保管,如有遺失或冒用情事,應由保管人 員負完全責任。 機關印信章戳,應拓模列冊管理,記明啟用、停用及銷毀日期。
- 五十三、機關公文電子交換作業使用之政府憑證 IC 卡應指定專人負責保 管使用;如遺失或損毀時,應向政府憑證管理中心申請補發。
- 五十四、各機關公文蓋用印信及簽署應注意事項如下:(蓋印位置參見附 錄五) (一)各機關任何文件,非經機關首長或依分層負責規定授權各層人 員判發者,不得蓋用印信。 (二)監印人員如發現原稿未經判行,或未蓋校對人員章,或有其他 錯誤者,應即退送補判或更正後再蓋印。 (三)監印人員於待發文件檢點無誤後,依下列規定蓋用: 1.發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、考績通知書、聘書 、訴願決定書、授權狀、獎狀、證明書、執照、契約書、證 券、匾額及其他依法令規定應蓋用印信之文件,均蓋用機關 印信及首長職銜簽字章。 2.呈:署機關首長全銜、姓名,蓋職章。 3.函:上行文署機關首長職銜、姓名,蓋職章。平(下)行文 蓋職銜簽字章。 4.公告張貼於機關公布欄時,得用較大字體簡明標示公告之目 的,必須蓋用機關印信及首長職銜簽字章;登報用或登載於 機關電子公布欄之公告,免蓋機關印信及首長職銜簽字章。 5.書函、開會通知單、會勘通知單、移文單、建議單、催辦單 及一般事務性之公文,蓋用機關條戳。 6.機關內部單位主管依分層負責之授權,逕行處理事項,對外 行文時,蓋單位條戳。 7.機關首長出缺由代理人代理首長職務時,其機關公文應由首 長署名者,由代理人署名。機關首長請假或因故不能視事, 由代理人代行首長職務時,其機關公文,除署首長職銜、姓 名,並註明「請假」或不能視事之事由外,應由代行人附署 職銜、姓名於後,並加註代行二字。 8.會銜公文如係公(發)布命令應蓋機關印信,其餘蓋機關首 長職銜簽字章。 9.依公司法組織設立之市營事業機構,使用圖記,不發職章, 其上行文簽署,蓋用負責人私章。 (四)一般公文蓋用機關印信之位置,以在首頁右側偏上方空白處用 印為原則;簽署使用之章戳位置,則於全文最末處。 (五)公文及原稿用紙在二頁以上者,其騎縫處均應蓋(列印)騎縫 章。 (六)附件以不蓋用印信為原則,但有規定須蓋用印信者,依其規定 。承辦人員應於稿面適當位置處加註用印附件名稱及份數,並 於該附件黏貼明顯標籤提示之。 (七)副本之蓋印與正本同,抄本及譯本不必蓋印,但應標示「抄本 」或「譯本」。 (八)文件經蓋印後,應於原稿加蓋監印人員章或以電子憑證進行簽 章後,送由發文人員辦理發文手續。 (九)不辦文稿之文件,如需蓋用印信時,應先由申請人填具「蓋用 印信申請表」(格式如附件十五),陳奉核定後,始予蓋用印 信。申請表應送檔案管理單位(人員)點收歸檔。 (十)監印人員應備置印信蓋用登記表(簿),對已核定需蓋印之文 件,應予登錄並載明收(發)文字號。該表(簿)於機關首長 交接時,應隨同印信專案移交。 (十一)監印人員對行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿,應 核對其原稿無誤後,方得於紙本公文蓋印。
- 五十五、各級人員使用職名章應注意事項如下: (一)職名章由人事單位負責製發,並拓模一份存查。補發者,亦同 。 (二)職名章如有遺失或非正常使用之損毀,應由人事單位簽報機關 首長查明處分後補發。 (三)人員異動時,應將使用之職名章截角送人事單位註銷。 (四)職名章蓋用於各類公文及表報;蓋用時,應注意蓋章位置,並 註明月日時分。
- 五十六、文書需大量套印或預蓋印信應注意事項如下: (一)各機關基於業務需要,須將印信拓模或縮小製模套印於文件者 ,應經該機關首長核准,並依本府規定期間報府備查或函請層 轉製發機關備查。 (二)套印文書時,應由使用機關填妥領據領取印模,並檢具承印廠 商具結指定用途、不得移作他用之切結書;製版及套印過程中 ,並應指定專人監督;套印完畢後,印模、底片、印版、廢品 、剩餘品等應予裁切銷毀。 (三)定型化公文及證照書狀等,需預蓋印信時,應由使用機關依規 定格式製作樣稿,附具理由及需用數量,簽陳核准後,再依核 定數量印製並編定流水序號,送請用印。監印人員應登記其種 類、起訖號碼及數量,以備查考。 (四)套印或預蓋印信之文書,由使用機關指定人員負責保管,填發 時應分別設置專用簿冊(格式如附件十六)登記。如遇機關首 長交接或內容增修,致不合使用者,應將未使用部分列冊,敘 明種類、編號、份數及理由,簽報核定後逕予銷毀。
- 五十七、依分層負責代為決行之公文,仍蓋機關首長簽字章,並於簽字章 下方加註「本案依分層負責規定授權人員決行」字樣。 第二層依機關首長核定簽辦意見代判之公文,視同首長判發,無 須依前項規定加註。
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北市01-03-2001
行政規則:屬行政程序法第159條第2項第1款
民國 114 年 07 月 01 日
中華民國114年7月1日臺北市政府府授秘文字第1143007802號函修正第3、6~11、19~21、25、26、29、30、32~35、44、47~49、54、71、72、83、86、87、90、91、94點條文及附圖一、附件十一、附件十九、附錄一~附錄六;並自即日生效